Leitfaden zur Auswahl einer digitalen Personalakte
Auf der Suche nach einer geeigneten digitalen Personalakte kann man sich schnell im Dschungel der Anbieter und Möglichkeiten verlieren. In diesem Leitfaden zur Auswahl einer digitalen Personalakte zeige ich Ihnen anhand unseres 5-Phasen-Vorgehensmodells sowie einer praktischen Checkliste, wie Sie im Entscheidungsprozess vorgehen können und worauf Sie achten sollten.
5-Phasen-Vorgehensmodell zur digitalen Personalakte
Das 5-Phasen-Vorgehensmodell, ein von mindsquare entwickeltes und praxiserprobtes Verfahren, ermöglicht eine strukturierte Auswahl einer digitalen Personalakte. Wir haben bereits zahlreichen Unternehmen bei ihrer Entscheidungsfindung geholfen. Wie so oft kommt es bei der Softwareauswahl vor allem auf die Vorprojekte an: In der ersten Phase, dem Projektscoping, werden Ziele und Nutzen definiert. Anschließend folgen Interviews, Anforderungsdefinition, Ausschreibung und schließlich die Auswahl einer digitalen Personalakte.
1 – Projektscoping
In der Projektscoping-Phase definieren Sie die Ziele des Projekts und ermitteln den Nutzen der digitalen Personalakte. Ein Business Case wird erstellt, um den Return on Investment (ROI) darzulegen. Verfassen Sie anschließend aus dem Projektscoping heraus eine Management Summary und versorgen Sie Ihre Führungskräfte/Vorsitzende mit den wichtigsten Informationen.
2 – Interviews
Identifizieren Sie im zweiten Schritt die relevanten Stakeholder der digitalen Personalakte und führen Sie gezielte Interviews, um die Bedürfnisse und Anforderungen dieser besser zu verstehen. Die gesammelten Informationen werden analysiert und wichtige Insights abgeleitet.
3 – Anforderungsdefinition
In dieser Phase geht es darum, die Anforderungen als Geschäftsfähigkeiten zu definieren, also als die spezifischen Fähigkeiten und Funktionen, die die digitale Personalakte im Geschäftsbetrieb erfüllen soll. Meine Empfehlung ist an dieser Stelle, dass Sie die wichtigsten Aspekte durch Priorisierung identifizieren und dabei auch non-funktionale Anforderungen berücksichtigen. Eine Anforderungsgewichtung hilft uns bei der Bewertung von Relevanz und Dringlichkeit.
4 – Ausschreibung
Nun führen Sie eine Marktsondierung durch, um einen Überblick über verfügbare Lösungen zu erhalten. Gemeinsam mit relevanten Abteilungen ergänzen Sie die Ausschreibungsunterlagen. Nach der Veröffentlichung der Ausschreibung werden Angebote von potenziellen Anbietern (wie bspw. Aconso oder IQDoQ) eingeholt.
5 – Auswahl
Im letzten Schritt erfolgt die Auswahl des Anbieters. Erstellen Sie einen Fragenkatalog, der die für Sie wichtigsten Aspekte abdeckt, und bitten Sie die potenziellen Anbieter, ihn zu beantworten. Anbieterpräsentationen finden statt, bevor die finale Bewertung erfolgt und der bevorzugte Anbieter ausgewählt wird.
Checkliste zur Auswahl einer digitalen Personalakte
Bei der Auswahl einer digitalen Personalakte ist eine systematische und strukturierte Vorgehensweise entscheidend. Eine Checkliste kann Sie dabei unterstützen, relevante Kriterien im Blick zu behalten und die richtige Entscheidung zu treffen. Folgende Punkte sind dabei wichtig und haben sich in unserem letzten Auswahlprojekt als besonders sinnvoll herausgestellt:
1. Anforderungen: Definieren Sie spezifische Anforderungen und Geschäftsfähigkeiten der Personalakte.
2. Integration und Skalierbarkeit: Prüfen Sie die Integration in Ihre IT-Infrastruktur und die Skalierbarkeit.
3. Sicherheit und Datenschutz: Achten Sie auf hohe Sicherheitsstandards und Datenschutz der jeweiligen Lösungen.
4. Support und Schulung: Informieren Sie sich über den angebotenen Support des Softwareanbieters und die Schulungsmöglichkeiten.
5. Kosten und ROI: Evaluieren Sie Kosten und den möglichen Return on Investment.
6. Referenzen und Erfahrungen: Prüfen Sie Erfahrungen anderer Unternehmen und fordern Sie Referenzen an.
Ausblick
Als IT-Dienstleister unterstützen wir Sie bei der Auswahl einer digitalen Personalakte. Mit umfangreicher Erfahrung helfen wir Ihnen, den Anbieterdschungel zu durchdringen und eine maßgeschneiderte Lösung zu finden. Wir bieten nicht nur fachliche Beratung, sondern begleiten Sie im gesamten Auswahlprozess von der Anforderungsdefinition bis zur finalen Entscheidung.
Kontaktieren Sie uns gerne, um weitere Informationen zu erhalten und effiziente und sichere HR-Prozesse zu ermöglichen. Gemeinsam finden wir die richtige digitale Personalakte für Ihr Unternehmen!
Anbieterunabhängige Beratung zur digitalen Personalakte
Sie möchten die digitale Personalakte in Ihr Unternehmen integrieren? Wir finden für Sie die richtige Software.
