Mit der Pflicht zur Digitalisierung von Entgeltunterlagen ab 2027 stehen Unternehmen vor einer notwendigen Umstellung – und können sie zugleich als Chance nutzen: Wer jetzt nicht nur Mindestanforderungen erfüllt, sondern auch DMS und Workflow-Management-Systeme mitdenkt, schafft die Grundlage für durchgängige digitale HR-Prozesse. Im Beitrag zeige ich auf, wo die Unterschiede zwischen digitaler Personalakte, DMS und Workflow-Management-System liegen – und wie die Systeme im HR-Alltag optimal zusammenspielen.
Das Wichtigste zusammengefasst
- Ab Januar 2027 sind Unternehmen dazu verpflichtet, bestimmte lohn- und sozialversicherungsrelevante Personalunterlagen digital bereitzustellen.
- Die Einführung der digitalen Personalakte kann als Grundlage für weitere HR-Prozesse genutzt werden, in die Workflow-Management- und Dokumentenmanagementsysteme eingebunden werden können.
- Durch zentrale Workflows entsteht eine Single Source of Truth: Alle Informationen, Entscheidungen und Dokumente liegen an einem Ort.
- Klare Rollen, Berechtigungen und Zuständigkeiten sorgen für Transparenz und Rechtssicherheit.
- Die Vorteile sind unter anderem effizientere Abläufe, kürzere Bearbeitungszeiten, Kosteneinsparungen und weniger Fehler.
Professionelle Unterstützung bei der Digitalisierung dokumentenbasierter HR-Prozesse
Digitale Personalakte, Dokumentenmanagement und Workflow-Management im Vergleich
Wenn Sie sich mit HR-Prozessen und der gesetzlichen Pflicht zur digitalen Personalakte beschäftigen, sind Ihnen die Begriffe Digitale Personalakte, Dokumentenmanagementsystem und Workflow-Management-System wahrscheinlich schon begegnet. Häufig werden diese Lösungen jedoch miteinander verwechselt oder sogar als Synonyme verwendet. Daher möchte ich für Sie nochmal den Knoten lösen und die Lösungen klar in den Vergleich stellen.
- Die digitale Personalakte ist die zentrale Ablage für entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen wie Arbeitsverträge, Entgeltabrechnungen, Arbeitszeitnachweise und Sozialversicherungsnachweise. Sie bildet damit die Grundlage für eine strukturierte, digitale Verwaltung von HR-Dokumenten und schafft die Basis für ein einheitliches, digitales Personalsystem.
- Ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) geht darüber hinaus. Es ist eine Softwarelösung, mit der sich elektronische Dokumente strukturiert erfassen, verwalten und speichern lassen. Ein DMS unterstützt die digitale Personalakte, erleichtert die Pflege von Dokumenten und sorgt für transparente, nachvollziehbare und revisionssichere Abläufe. Gleichzeitig unterstützt das System Sie dabei, gesetzliche, steuerliche und datenschutzrechtliche Vorgaben besser einzuhalten.
- Ein Workflow-Management-System wiederum dient dazu, Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse zu digitalisieren, zu steuern, zu überwachen und zu automatisieren. Es kann mit einem DMS und der digitalen Personalakte verbunden werden, um HR-Prozesse effizienter zu gestalten. Das System unterstützt Sie dabei, festgelegte Abfolgen von Arbeitsschritten zu modellieren, auszuführen und zu überwachen. Aufgaben werden regelbasiert und in der richtigen Reihenfolge erledigt, sodass der manuelle Aufwand reduziert, die Qualität der Ergebnisse gesteigert und Informationen zuverlässig weitergeleitet werden.
Erst im Zusammenspiel entfalten die digitale Personalakte, das DMS und das Workflow-Management-System ihren vollen Nutzen. Die digitale Personalakte speichert Ihre HR-Dokumente, das DMS organisiert und sichert diese Dokumente und das Workflow-Management-System automatisiert die dazugehörigen Prozesse.
Durchgängige digitale HR-Prozesse am Beispiel eines Versetzungsantrags
Nachdem die Unterschiede zwischen digitaler Personalakte, DMS und Workflow-Management-System geklärt wurden, lohnt sich ein Blick in die Praxis. Denn erst an einem konkreten HR-Prozess wird deutlich, wie diese Systeme zusammenwirken und welchen Mehrwert ein digitales Workflow-Management für Sie bietet. Wie Ihre digitalen HR-Prozesse konkret aussehen könnten, zeigt Abbildung 1 und das folgende Beispiel:
- Eine Führungskraft stellt einen Versetzungsantrag für einen Mitarbeiter. Die Versetzung wurde mit dem Mitarbeiter und der nachfolgenden Führungskraft abgestimmt.
- Die Führungskraft leitet den Antrag zur Genehmigung weiter. Das DMS übernimmt und stellt mithilfe von Vorlagen und automatisierter Dokumentengenerierung sicher, dass die benötigten Unterlagen aus dem Antrag heraus erstellt, geprüft, unterschrieben und abgelegt werden können.
- Die Dokumente werden nun angereichert und in der digitalen Personalakte abgelegt. Bei Bedarf können nun Informationen an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden.
- Je nach Anbieter kann dieses System um einen Employee Self-Service ergänzt werden, sodass Mitarbeiter selbst auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
- Das übergreifende, digitale Workflow-Management-System digitalisiert, steuert und automatisiert die Abläufe im Gesamtprozess. Die Führungskraft wird bei dem Versetzungsantrag unterstützt und arbeitet somit effizienter und schneller.
Abb. 1: Schematische Darstellung eines Workflow-Management-Systems mit integriertem Dokumentenmanagementsystem und der digitalen Personalakte
So wird deutlich: Die digitale Personalakte bildet die zentrale Ablage, das DMS sorgt für die strukturierte Dokumentenverwaltung und das Workflow-Management-System verbindet alle Schritte zu einem effizienten, transparenten HR-Prozess.
Vorteile digitaler HR-Prozesse mit DMS und Workflow-Management
Der Versetzungsantrag veranschaulicht, wie die Systeme im Alltag ineinandergreifen. Wenn Sie das Workflow-Management-System und das DMS mit der digitalen Personalakte in einem System zusammenführen, schaffen Sie durchgängig digitale HR-Prozesse. Dadurch ergeben sich für Sie einige Vorteile:
- Effizientere Prozesse: Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, HR-Anfragen schneller bearbeitet und Abläufe beschleunigt.
- Weniger Aufwand und Kosten: Sie reduzieren Medienbrüche, doppelte Dateneingaben, manuelle Abstimmungen und papierbasierte Prozesse.
- Single Source of Truth: Informationen, Entscheidungen und Dokumente sind an einem Ort gebündelt.
- Mehr Transparenz: Status, Zuständigkeiten und nächste Schritte sind jederzeit nachvollziehbar.
- Flexible Anpassung: Sie können neue Workflows einfach integrieren und bestehende Prozesse schnell anpassen.
- Höhere Sicherheit: Zugriffe, Berechtigungen und sensible HR-Daten werden klar geregelt und besser geschützt.
Wichtige Vorbereitungen vor der Workflow-Management-Einführung
Nachdem die Vorteile eines integrierten Systems aus Workflow-Management, DMS und digitaler Personalakte deutlich geworden sind, sollten Sie sich die nächste Frage stellen: Welche Voraussetzungen müssen Sie schaffen, damit eine solche Lösung erfolgreich eingeführt werden kann?
Die folgenden Punkte stellen keine technische Detailplanung dar, sondern die realistischen Vorarbeiten, die Sie leisten müssen, bevor eine Integration in ein Workflow-Management-System überhaupt sinnvoll möglich ist:
- Zielbild und Systemrollen festlegen: Welche Rolle hat welcher Mitarbeiter? Welche Prozesse sollen abgebildet werden?
- Dokumentenstrategie definieren: Welche Dokumente müssen Sie in das System aufnehmen? Welche Dokumente sind verpflichtend und welche sind optional?
- Prozess- und Übergabepunkte identifizieren: Wann gilt ein Dokument als „final“? Ab welchem Zeitpunkt muss es revisionssicher archiviert werden? Welche Regelungen müssen Sie beachten?
- QES-Strategie festlegen: Welche Dokumente sind QES-pflichtige Dokumente? Welche Dokumente können noch manuell unterschrieben werden? Welches Tool verwenden Sie dafür?
- Bestandsakten und Migration vorbereiten: Wie sieht Ihre aktuelle Aktenstruktur aus? Wie sieht die Zielstruktur für Ihre Neudokumente aus? Wie digitalisieren Sie die Akten?
- Berechtigungs- und Datenschutzkonzept erarbeiten: Welche Rollen und Zugriffsrechte gibt es? Welche DSGVO-konformen Lösch- und Aufbewahrungsfristen müssen Sie beachten?
- Integrationsgrundlagen schaffen: Welche Schnittstellen soll es bei Ihrem System geben? Welches ist das führende Stammdatensystem? Welches Fehler- und Monitoringkonzept haben Sie?
- Organisation und Governance vorbereiten: Wer hat die fachliche Verantwortung und Lösung? Wer ist der Ansprechpartner bei Prüfungen?
Eine gute Vorbereitung ist entscheidend dafür, ob die Einführung der digitalen Personalakte, eines Workflow-Management- und eines Dokumentenmanagementsystems reibungslos gelingt. Je klarer Prozesse, Rollen, Dokumente und Schnittstellen definiert sind, desto effizienter kann das System später im HR-Alltag genutzt werden.
Die Digitale Personalakte als strategische Grundlage für moderne HR-Prozesse
Die digitale Personalakte, das Dokumentenmanagementsystem und das Workflow-Management-System erfüllen zwar unterschiedliche Aufgaben, greifen im HR-Alltag jedoch eng ineinander. Der größte Mehrwert entsteht für Sie, wenn Sie diese Systeme nicht isoliert betrachten, sondern sinnvoll miteinander verbinden. So können Sie Medienbrüche reduzieren, Bearbeitungszeiten verkürzen, Zuständigkeiten klar regeln und Personendaten besser schützen. Gleichzeitig schaffen Sie durch durchgängige digitale Prozesse eine verlässliche Grundlage für effiziente HR-Arbeit und eine bessere Zusammenarbeit zwischen Führungskräften, der HR-Abteilung und den Mitarbeitern.
Damit die Einführung erfolgreich gelingt, sollten Sie vorab Prozesse, Dokumentenarten, Rollen, Berechtigungen und Schnittstellen klar definieren. Eine gute Vorbereitung ist die Basis dafür, dass die digitale Personalakte, das DMS und das Workflow-Management nicht nur technisch funktionieren, sondern im Arbeitsalltag echten Nutzen stiften.
Sie möchten ein Workflow-Management- und ein Dokumentenmanagementsystem mit integrierter Personalakte einführen oder haben dazu noch Fragen? Dann schreiben Sie mir gerne, meine Kollegen und ich unterstützen Sie bei der Planung und Umsetzung.
FAQ
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist die zentrale elektronische Ablage für alle relevanten HR-Dokumente eines Mitarbeiters. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitsverträge, Entgeltabrechnungen, Arbeitszeitnachweise und Sozialversicherungsnachweise. Da sie ab Januar 2027 zur Pflicht wird, ersetzt sie dann die klassische Papierakte und bildet die Grundlage für eine strukturierte digitale Personalverwaltung.
Was ist der Unterschied zwischen digitaler Personalakte und DMS?
Die digitale Personalakte ist auf HR-Dokumente ausgerichtet und dient als zentrale Ablage für personenbezogene Unterlagen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) geht darüber hinaus: Es unterstützt die strukturierte Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten. Damit sorgt ein DMS für nachvollziehbare, transparente und revisionssichere Dokumentenprozesse.
Was macht ein Workflow-Management-System?
Ein Workflow-Management-System digitalisiert und automatisiert Arbeitsabläufe. Es sorgt dafür, dass Aufgaben, Freigaben und Informationen in der richtigen Reihenfolge an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Im HR-Bereich kann es zum Beispiel bei Versetzungsanträgen, Vertragsänderungen oder Genehmigungsprozessen eingesetzt werden.
Warum sollten digitale Personalakte, DMS und Workflow-Management zusammen genutzt werden?
Erst im Zusammenspiel entfalten die Systeme ihren vollen Nutzen. Die digitale Personalakte speichert die HR-Dokumente, das DMS organisiert und sichert sie, und das Workflow-Management-System steuert die dazugehörigen Prozesse. So entstehen durchgängige, transparente und effiziente HR-Abläufe.
Welche Vorteile bietet ein zentrales HR-System?
Ein integriertes System reduziert manuelle Arbeitsschritte, vermeidet Medienbrüche und verkürzt Bearbeitungszeiten. Außerdem schafft es eine zentrale Informationsbasis, verbessert die Nachvollziehbarkeit von Prozessen und unterstützt klare Rollen- und Berechtigungskonzepte. Dadurch können HR-Abteilungen effizienter und sicherer arbeiten.
Worauf sollten Unternehmen vor der Einführung achten?
Vor der Einführung sollten Unternehmen ein klares Konzept entwickeln. Dazu gehört unter anderem die Definition von Rollen, Berechtigungen, Ablagestrukturen und Verantwortlichkeiten. Außerdem sollten bestehende Prozesse analysiert und die Frage geklärt werden, welche Systeme angebunden werden müssen.
