Die Deadline rückt immer näher und der Zeitdruck steigt: Ab dem 01. Januar 2027 wird die digitale Personalakte Pflicht. Wer bis dahin nicht vorbereitet ist, riskiert Probleme bei Betriebsprüfungen, aufwendige Nacharbeiten und mögliche Sanktionen. Was Sie bis zum Stichtag erledigen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Das Wichtigste zusammengefasst
- Ab dem 01. Januar 2027 müssen Arbeitgeber prüfungsrelevante Personaldokumente digital bereitstellen können.
- Betroffen sind vor allem entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen, etwa Arbeitsverträge, Entgeltabrechnungen, Arbeitszeitnachweise und Sozialversicherungsnachweise.
- Moderne HR-Systeme allein decken die Anforderungen häufig nicht vollständig ab, da sie nicht immer eine revisions- und prüfungssichere Ablage gewährleisten.
- Die Einführung braucht mehrere Monate, daher sollten Unternehmen jetzt mit der Konzeption, Dokumentenanalyse und Systemauswahl beginnen.
Professionelle Unterstützung bei der Digitalisierung dokumentenbasierter HR-Prozesse
Digitale Personalakte: Rechtspflicht ist auch Effizienzchance
Viele Unternehmen arbeiten heute noch mit aufwendigen manuellen Prozessen. Die Mitarbeiter müssen Dokumente zusammensuchen, einscannen und versenden, wenn eine Behörde eine ganze elektronische Akte anfordert. Nun besteht für alle Arbeitgeber branchenübergreifend ab Januar 2027 die Pflicht, eine sogenannte digitale Personalakte zu führen.
Die Einführung der digitalen Personalakte bedeutet für Sie spürbaren Aufwand – Sie verursacht hohe Kosten und benötigt erhebliche Personalressourcen. Zudem erfordert sie eine sorgfältige Auseinandersetzung mit den bestehenden Prozessen und Dokumentenstrukturen. Die Pflicht zur digitalen Personalakte bietet Ihnen allerdings zugleich die Chance, interne Prozesse deutlich effizienter zu gestalten: Unterlagen sind schneller verfügbar und Suchzeiten werden reduziert. Langfristig können Sie Kosten durch Platzersparnis und weniger Verwaltungsaufwand einsparen.
Derzeit setzen viele Unternehmen einen starken Fokus auf moderne HR-Systeme aus der sogenannten People- und Talentwelt, bspw. SAP SuccessFactors oder Workday. Diese Systeme unterstützen vor allem die strategische Personalarbeit, etwa bei Stammdaten, Talentprozessen oder Workflows. Ihre Stärke liegt vor allem darin, HR-Prozesse benutzerfreundlich, datenbasiert und effizient zu steuern. Für die rechts- und revisionssichere Ablage von entgelt- und versicherungsrelevanten Dokumenten reichen sie jedoch häufig nicht aus. Die digitale Personalakte schließt diese Lücke und sorgt für die notwendige prüfungssichere Dokumentationsbasis.
Bis 2027 prüfungssicher: Frühzeitige Planung schafft Sicherheit
Ab dem 01. Januar 2027 müssen Sie alle prüfungsrelevanten Personaldokumente digital bereitstellen können. Die Dokumente müssen jederzeit auffindbar, nachvollziehbar gespeichert und technisch auswertbar sein. Unstrukturierte PDF-Dateien in unübersichtlichen Ordnern gelten nicht mehr als prüfungsfähige Ablage, daher ist auch die Kombination aus Papierakten und digitalen Dokumenten nicht mehr zulässig.
Bis Januar 2027 bleiben Ihnen nur noch wenige Monate. Deswegen müssen Sie jetzt schnellstmöglich aktiv werden. Wie dringend das ist, zeigt der Projektplan eines unserer Kunden (siehe Abbildung): Von der ersten Konzeption über die Entscheidung bis zur fertigen Lösung sind dort rund acht Monate vergangen. Wenn Sie also die digitale Personalakte noch rechtzeitig einführen und teure Strafen vermeiden wollen, zählt ab jetzt jeder Tag.
Übersicht des Projektplans eines Kunden bei der Einführung der digitalen Personalakte.
Pflicht, teilweise Pflicht oder optional: Die Dokumentkategorien im Überblick
Von der Pflicht zur digitalen Personalakte sind unterschiedliche Unterlagen betroffen, von Entgeltunterlagen bis hin zur Sozialversicherung. Kurz gesagt: Alles, was im Rahmen einer elektronisch gestützten Betriebsprüfung von der Deutschen Rentenversicherung oder der Steuerprüfung angefordert werden kann. Bei diesen Prüfungen werden Form und Nachvollziehbarkeit konsequent eingefordert.
Die Unterlagen, die in die digitale Personalakte aufgenommen werden müssen, werden nochmals in drei unterschiedlichen Kategorien unterteilt. Diese Kategorien umfassen die verpflichtenden, teilweise verpflichtenden und optionalen Dokumente.
Verpflichtende Dokumente
- Stamm- und Beschäftigungsdaten
- Arbeitsvertrag und dessen Änderungen
- Entgeltabrechnungen
- Arbeitszeitnachweise
- Sozialversicherungsnachweise
- Kündigungen
Teilweise verpflichtende Dokumente
- Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis
- Zusatzvereinbarungen
- Vermögenswirksame Leistungen
- Pfändungen
- Abmahnungen
Die teilweise verpflichtenden Unterlagen werden erst dann ein verpflichtender Bestandteil der digitalen Personalakte, wenn sie beim Arbeitnehmer entstehen. Optionale Unterlagen umfassen alle Dokumente, die nicht bereits verpflichtend sind, wie beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Abschlüsse, Weiterbildungen und Zertifikate.
Von der Pflicht zum Mehrwert: Die digitale Personalakte richtig nutzen
Um die digitale Personalakte einzuführen, müssen Sie einen hohen Einsatz zeigen. Es entstehen Ihnen Kosten und die Einrichtung benötigt Zeit und Personalressourcen. Doch die ab Januar 2027 geltende Pflicht, eine digitale Personalakte zu führen, eröffnet Ihnen dennoch einen hohen Mehrwert in Form von langfristiger Kosten- und Platzersparnis sowie höherer Effizienz Ihrer Mitarbeiter. Um alle rechtlich erforderlichen Unterlagen in die Akte aufzunehmen, ist es wichtig, dass Sie sich intern bewusst machen, welche Dokumente für Ihr Unternehmen zu den verpflichtenden und teilweise verpflichtenden Dokumenten zählen und diese bei der Digitalisierung flächendeckend berücksichtigen.
Da die Umsetzung einige Monate in Anspruch nehmen wird, sollten Sie jetzt aktiv werden. Wenn Sie noch offene Fragen zur digitalen Personalakte haben oder sich eine Hilfestellung wünschen, dann schreiben Sie mir. Meine Kollegen und ich unterstützen Sie gerne bei der Konzeption oder auch bei der Umsetzung.
FAQ
Ab wann wird die digitale Personalakte Pflicht?
Die digitale Personalakte wird ab dem 01. Januar 2027 verpflichtend. Ab diesem Zeitpunkt müssen Arbeitgeber prüfungsrelevante Personaldokumente digital bereitstellen können.
Welche Dokumente müssen in die digitale Personalakte?
Weitere Dokumente werden verpflichtend, sobald sie im Einzelfall entstehen, zum Beispiel Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse, Pfändungen oder Zusatzvereinbarungen.
Sind HR-Systeme wie SAP SuccessFactors oder Workday ausreichend?
Nicht immer. Solche Systeme unterstützen viele HR-Prozesse sehr gut, bieten aber häufig keine vollständige rechts- und revisionssichere Ablage für entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente. Unternehmen sollten prüfen, ob ihr System die Anforderungen an eine prüfungssichere digitale Personalakte erfüllt.
Was passiert, wenn Unternehmen bis 2027 nicht die digitale Personalakte eingeführt haben?
Wenn prüfungsrelevante Unterlagen nicht ordnungsgemäß digital bereitgestellt werden können, drohen Probleme bei Betriebsprüfungen, aufwendige Nacharbeiten und mögliche Sanktionen.
Wie lange dauert die Einführung einer digitalen Personalakte?
Die Einführung kann, je nach Unternehmensgröße, Dokumentenbestand und Systemlandschaft, mehrere Monate dauern. Deshalb sollten Unternehmen frühzeitig mit der Analyse, Konzeption und Umsetzung beginnen.
Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte über die Pflicht hinaus?
Die digitale Personalakte sorgt für schnellere Verfügbarkeit von Unterlagen, weniger Suchaufwand, geringere Papier- und Archivkosten sowie effizientere HR-Prozesse. Dadurch wird die gesetzliche Pflicht zugleich zu einer Chance für mehr Effizienz in der Personalarbeit.
