Das 5-Phasen-Modell für die Auswahl der richtigen HR-Software
Die Auswahl der richtigen HR-Software ist für viele Unternehmen keine alltägliche Aufgabe. Oft handelt es sich um ein einmaliges Projekt, das die gesamte Organisation beeinflusst. Schließlich kommt fast jeder Mitarbeitende irgendwann mit der Software in Kontakt. Doch wie geht man dabei vor, um eine Lösung zu finden, die wirklich passt und nicht nur den aktuellen, vielleicht veralteten Prozessen folgt? Hier kommt das 5-Phasen-Modell ins Spiel. Es bietet eine strukturierte Herangehensweise, um die HR-IT-Landschaft zukunftsfähig zu gestalten.
Warum HR-Software mehr als ein Tool ist
HR-Software ist längst nicht mehr nur ein Instrument, um administrative Aufgaben zu digitalisieren. Sie ist vielmehr eine „People-Software“, die Prozesse effizienter macht, Mehrwerte schafft, Mitarbeitende in Prozesse integriert und dabei hilft, eine moderne Arbeitskultur zu etablieren. Deshalb ist es wichtig, im Auswahlprozess die Erwartungen verschiedener Stakeholder – von Führungskräften über Betriebsräte bis hin zu den Mitarbeitenden – einzubeziehen.
Das 5-Phasen-Modell zur HR-Softwareauswahl
Phase 1: Das HR-IT-Zielbild definieren
Die Grundlage jeder erfolgreichen HR-Softwareauswahl ist ein klares Zielbild. Was soll die neue Software leisten? Welche HR-Strategie und IT-Strategie unterstützt sie? Beginnen Sie mit einem Vorprojekt, um die Anforderungen zu definieren und eine Roadmap zu entwickeln. So schaffen Sie eine klare Vision für die zukünftige HR-IT-Landschaft und holen gleichzeitig die Geschäftsleitung mit ins Boot.
Phase 2: Die Anforderungen an die Software erarbeiten
Ein häufiger Fehler ist es, bestehende Prozesse 1:1 in die neue Software zu übertragen. Doch oft sind diese Prozesse nicht optimal oder veraltet. Eine gründliche Analyse zeigt, wo Verbesserungen möglich sind. Hierbei sollten Sie sogenannte Geschäftsfähigkeiten nutzen: Diese befassen sich nicht damit, wie der Prozess aussieht, sondern analysieren, was gebraucht wird, um einen Prozess abzuschließen. Der Fokus sollte auf Effizienzsteigerung, Akzeptanz und Eigenverantwortung der Mitarbeitenden liegen.
Phase 3: Lösungen sondieren
Der nächste Schritt ist die Auswahl potenzieller Anbieter. Vergleichen Sie die Lösungen anhand von Anwendungsfällen (Use Cases) und führen Sie einen „Beauty Contest“ durch. Dabei geht es nicht nur darum, Standardprozesse zu bewerten, sondern auch die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens im Blick zu behalten und einen Überblick der Möglichkeiten zu erhalten.
Phase 4: Business Case und Freigabe
Eine neue HR-Software ist oft eine erhebliche Investition. Ein überzeugender Business Case ist daher entscheidend, um die Freigabe der Geschäftsführung zu erhalten. Nutzen Sie die Entscheidungskriterien, um Chancen und Risiken abzuwägen: Wie gut deckt die Lösung Ihre Anforderungen ab? Welchen qualitativen und quantitativen Mehrwert bietet sie? Und wie sieht es mit den Kosten aus? Aber vor allem sollten Sie das Gesamtbild dieser Kriterien betrachten, um den Return of Invest (ROI) zu ermitteln.
Phase 5: Ausschreibungsbegleitung
Im letzten Schritt geht es darum, die Ausschreibung professionell zu begleiten. Dazu gehören die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, die Bewertung der Anbieter und die Durchführung von Präsentationen. Am Ende stehen die finale Auswahl, Verhandlung und Übergabe an den Einkauf. Wichtig ist, während dieses Prozesses die definierten Kriterien konsequent anzuwenden, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen.
Fazit: Transformation beginnt mit der richtigen Basis
Die Einführung einer neuen HR-Software bedeutet nicht nur, ein neues Tool einzuführen, sondern einen Wandel in der HR-Abteilung und im gesamten Unternehmen anzustoßen. Mit dem 5-Phasen-Modell schaffen Sie die Grundlage, um diesen Wandel erfolgreich zu gestalten und eine fundierte Entscheidung zu treffen. Durch klare Ziele, strukturierte Analysen und eine systematische Auswahl sichern Sie sich nicht nur eine passende Lösung, sondern auch die Akzeptanz aller Beteiligten.
Die Softwareauswahl stellt Sie vor eine Entscheidung? Kontaktieren Sie uns gerne.
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Gemeinsam mit Ihnen ermitteln wir in einem zielbasierten Prozess die optimale HR-Software und unterstützen Sie gerne bei der Implementierung.
