Paragrafen, Pflichten, Perspektiven: Was HR 2026 beachten muss | Best-of IT für HR Januar 2026
Das noch junge Jahr bringt neue Prioritäten mit sich – für HR- und HR-IT-Verantwortliche vor allem in Form neuer regulatorischer Anforderungen. Im Jahr 2026 treten wichtige gesetzliche Regelungen in Kraft oder werfen bereits ihre Schatten voraus. Wer Fristen und Übergangsregelungen frühzeitig im Blick behält, kann Risiken minimieren, Sanktionen vermeiden und zugleich strategische Chancen nutzen.
2026 ist dabei kein Jahr für reaktives Handeln: Viele Vorgaben verlangen bereits jetzt konzeptionelle, technische und organisatorische Vorbereitungen, um ab 2027 compliant zu sein. Im Folgenden finden Sie die zentralen Regelungen, die Sie in diesem Jahr begleiten sollten, inklusive weiterführender Inhalte zur Vertiefung.
Pay-Transparency-Richtlinie 💶
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtet Unternehmen zu deutlich mehr Offenheit bezüglich der Vergütung, der Gehaltsstrukturen sowie der Entgeltunterschiede. Das Ziel besteht darin, geschlechtsspezifische Lohnunterschiede zu reduzieren und eine faire Bezahlung nachvollziehbar zu machen. Auch wenn die vollständige nationale Umsetzung noch aussteht – der deutsche Gesetzgeber muss bis zum 7. Juni 2026 entsprechende Gesetze erlassen oder anpassen –, sollten HR und IT bereits 2026 Prozesse, Datenmodelle und Reporting-Strukturen vorbereiten, da der Umstellungsaufwand erheblich ist.
➡️ Eine vertiefende Einordnung und konkrete Handlungsempfehlungen finden Sie in unserem Beitrag EU-Pay-Transparency 2026: Was auf HR zukommt.
EU AI Act 👾
Der EU AI Act aus dem Jahr 2024 wird nach Übergangsfristen ab dem 2. August 2026 verbindlich wirksam und stellt neue Anforderungen an den Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Er verpflichtet Unternehmen zu klaren Governance-Strukturen, definierten Verantwortlichkeiten und einer kontinuierlichen Überwachung der eingesetzten KI.
KI-Systeme, die Entscheidungen über Einstellung, Beförderung, Bewertung oder Kündigung von Mitarbeitenden unterstützen oder vorbereiten, gelten gemäß dem EU AI Act aus dem Jahr 2024 als High-Risk-Anwendungen. Ab August 2026 wird der Einsatz von High-Risk-KI im Personalwesen zur Compliance-Frage: Unter anderem werden eine Konformitätsbewertung durch zertifizierte Prüforganisationen sowie die Dokumentation von Nutzung und Risiken in Form regelmäßiger Berichte erforderlich. Die Nichteinhaltung steht ab August 2026 unter Strafe.
➡️ In unserem Beitrag EU AI Act: Was HR im High-Risk-KI-Bereich jetzt wissen muss erfahren Sie mehr zu dem Thema.
Digitale Personalakte 📂
Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Personalunterlagen digital zu führen. Der Einstieg in die Digitale Personalakte ist damit nicht mehr optional. Die großen HR-Cloud-Anbieter bieten jedoch keine integrierte Lösung hierfür an. Daher kommen bei vielen Unternehmen nun Fragen auf, wie: Welche Lösung passt zu meinem System? Wie organisiere ich die Einführung? Und wie baue ich eine digitale Aktenstruktur auf, die im Alltag funktioniert?
➡️ Mein Kollege Stefan Laschewski präsentiert Ihnen in seinem Live-Webinar „Deadline Digitale Personalakte: Was HR & IT bis 2027 umsetzen müssen“ am 24.02.2026 welche Dokumente laut Gesetz ab dem Jahr 2027 verpflichtend digital geführt werden müssen, worauf es beim Zusammenspiel mit bestehenden Systemen wie SAP HCM, SuccessFactors, Workday, Personio & Co. ankommt und wie Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden.
➡️ Und wenn Sie direkt „reinstarten“ wollen und sich Unterstützung bei der Auswahl einer Lösung wünschen, könnte unser Angebot der anbieterunabhängigen Beratung zur digitalen Personalakte interessant für Sie sein.
SAP HCM Wartungsende ⏳
Wenn Sie heute noch auf dem klassischen SAP HCM unterwegs sind und weder H4S4 migriert noch SuccessFactors eingeführt haben, wird es in den kommenden Monaten eng: Die Zeit bis zum SAP HCM Wartungsende am 31.12.2027 ist knapp und Extended Maintenance verschafft Ihnen zwar Luft bis zum 31.12.2030, ist aber selten die günstigste Lösung. Was Sie jetzt brauchen, ist ein pragmatischer Ansatz, der nicht bei Null startet, sondern auf erprobten Vorlagen und Standards basiert. Sie brauchen eine Lösung, die Sie im besten Sinne „abschreiben“ können.
➡️ Genau diese präsentieren wir Ihnen beim HR-IT-Expertenforum Frankfurt „Auf der Überholspur in die Cloud: Mit Best Practices H4S4 & SuccessFactors sicher migrieren“ am 10.03.2026. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Vorlagen, klaren Standards und den mindsquare Best Practices aus anderen erfolgreich umgesetzten H4S4-Migrations- und SuccessFactors-Einführungsprojekten schnell ans Ziel kommen. Freuen Sie sich außerdem auf den Austausch mit Gleichgesinnten und Expert:innen, spannende Impulse und Diskussionen – in entspannter Atmosphäre und bei gutem Essen.
Wie geht es bei Ihnen nach dem Wartungsende von SAP HCM im Jahr 2027 weiter? Haben Sie bereits eine Migration zu H4S4 durchgeführt oder eine Cloud-Software eingeführt? Oder steht Ihnen der Wechsel noch bevor? Ich freue mich, dazu von Ihnen zu hören. 📧
Nachfolgend finden Sie nun spannenden HR-Content sowie weitere Events, die in den kommenden Wochen und Monaten stattfinden.
Ich wünsche Ihnen viel Freude beim Lesen und einen erfolgreichen Start in den Februar.
Viele Grüße
Denny Meyer
Unsere Events & Webinare
- 17.02.2026: Live-Webinar: SuccessFactors vs. Workday: KI-gestützte HR-Prozesse im Realitätscheck
- 24.02.2026: Live-Webinar: Deadline Digitale Personalakte: Was HR & IT bis 2027 umsetzen müssen
- 10.03.2026: HR-IT-Expertenforum Frankfurt: Auf der Überholspur in die Cloud: Mit Best Practices H4S4 & SuccessFactors sicher migrieren
- 17.03.2026: Day-1-Afterparty: DSAG-Technologietage 2026
Unsere Schulungsangebote
- Crashkurs Reports & Dashboards mit der SAP Analytics Cloud – Ein praktischer Einstieg (Online-Classroom)
Der nächste Termin für diesen Kurs ist am Dienstag, dem 10.03.2026.
Mehr Informationen und Anmeldung
Best-of IT für HR auf activate-hr.de | Januar 2026
[Case Study] Wie WITRON mit mindsquare die HR-Digitalisierung international vorantreibt
Die Internationalisierung von Unternehmen bringt besondere Herausforderungen für das Personalmanagement mit sich. Unterschiedliche gesetzliche Rahmenbedingungen, Sprachvielfalt, Kulturen und dezentrale Strukturen erfordern flexible, aber zugleich standardisierte Lösungen. WITRON, Spezialist für hochautomatisierte Logistik- und Distributionszentren, sah sich angesichts seines starken Wachstums genau diesen Herausforderungen gegenüber. Um die HR-Prozesse zu vereinheitlichen, Datenqualität und Reporting zu verbessern sowie die Zukunftsfähigkeit der HR-Systeme sicherzustellen, entschied sich das Unternehmen für die Einführung von SAP SuccessFactors. Gemeinsam mit dem Implementierungspartner mindsquare startete 2024 das Programm „Project Tiger“, das als großer Sprung in eine neue Ära des Personalmanagements verstanden werden kann.
Zur Case Study
[Blog] HR 4.0: Moderne Strategien für das Personalmanagement
Früher administrative Verwalter, heute strategische Enabler: Personalabteilungen prägen die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen entscheidend mit. Es ist ihre Aufgabe, den rasanten Wandel der Arbeitswelt aktiv zu gestalten. Dabei sind moderne Technologien, veränderte Mitarbeitererwartungen und flexible Arbeitsmodelle Herausforderung und Chance zugleich. Wer heute erfolgreich sein möchte, muss HR neu denken – praxisnah, digital und mit einem klaren Fokus auf den Menschen. Das Schlagwort ist HR 4.0.
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[Knowhow] Automatisiertes Recruiting für mittelständische Unternehmen: Grundlagen, Nutzen und Best Practices
Automatisiertes Recruiting bündelt digitale Werkzeuge und Workflows, um dem Fachkräftemangel mit Technologie zu begegnen: Routineaufgaben werden von Software übernommen, Prozesse werden messbar und beschleunigt, sodass sich die Personalabteilung stärker auf Beziehungsgestaltung und strategische Talentgewinnung konzentrieren kann. Besonders für mittelständische Unternehmen, die weder über große HR-Teams noch über unbegrenzte Budgets verfügen, bietet automatisiertes Recruiting die Chance, professionelle Prozesse auf Konzernniveau aufzubauen. Anders als bei klassischen Verfahren basiert automatisiertes Recruiting auf datengetriebenen Entscheidungen und kontinuierlicher Prozessoptimierung. Dadurch wird die Grundlage für ein skalierbares, transparenteres und effizienteres Recruiting-Ökosystem geschaffen.
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[Blog] Blended Learning: Definition, Vorteile & Beispiele
Skills fehlen, Teams sind verteilt, Budgets sind knapp – und trotzdem soll Weiterbildung messbar wirken. Genau hier spielt Blended Learning seine Stärken aus: Es verbindet das Beste aus Präsenz- und digitalem Lernen zu einer Lernreise, die wirksam, kosteneffizient und alltagstauglich ist.
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[Blog] Employer Branding: Schlüssel zum Erfolg oder Marketing-Hype?
Ist es nur ein weiteres Buzzword, ein weiterer Trend oder brauchen Unternehmen Employer Branding wirklich? Um diese Frage fundiert zu beantworten, lohnt es sich, das Konzept und seine Hintergründe – einem Arbeitsmarkt im Wandel – näher zu betrachten: Qualifizierte Fachkräfte sind hart umkämpft und haben die freie Wahl, für welches Unternehmen sie arbeiten wollen. Eine starke Arbeitgebermarke kann das Recruiting deutlich vereinfachen.
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[Knowhow] SAP Activate für HR-Lösungen
Wie gelingt es der HR, neue SAP-Lösungen schnell einzuführen – ohne dass Fachbereiche, IT und Dienstleister aneinander vorbeiarbeiten, Anforderungen ausufern und Go-Live-Termine kippen? Eine Lösung: SAP Activate. Die Implementierungsmethodik verbindet ein strukturiertes Best-Practice-Vorgehen mit einem phasenbasierten Projektlebenszyklus – und ist ideal für Unternehmen mit hohem Change-Tempo.
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[Blog] Bewerbermanagementsystem auswählen: 5 entscheidende Kriterien
Viele Unternehmen verlieren qualifizierte Bewerber noch bevor der eigentliche Recruiting-Prozess beginnt. Der Grund: langsame, intransparente und umständliche Bewerbungsabläufe. Mit dem richtigen Applicant-Tracking-System (ATS) beschleunigen Sie die Abläufe nicht nur, sondern machen auch den bestmöglichen ersten Eindruck bei Bewerbern. Sie suchen ein neues ATS für Ihr Unternehmen? Dieser Artikel zeigt Ihnen, worauf Sie bei der Wahl achten sollten.
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[Blog] Work-Life-Design: Urlaubsmodelle für Unternehmen
Der Jahresurlaub reicht nicht mehr. Mitarbeitende wünschen sich heute flexiblere Arbeits- und Urlaubsmodelle. Dabei geht es nicht um einen einseitigen Wohlfühlanspruch. Unternehmen, die sich auf diesen Paradigmenwechsel einlassen, profitieren von höherer Motivation, gesteigerter Produktivität und einer stärkeren Mitarbeiterbindung. Doch wie gelingt der Übergang von starren Urlaubskonzepten hin zu einer flexiblen Erholungskultur?
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[Blog] Executive Education: Der Schlüssel zu wirksamer Leadership
Ob KI, Nachhaltigkeitsanforderungen oder geopolitische Unsicherheiten: Die Veränderungen der Wirtschaft verlangen nach neuer Leadership. Ohne aktuelle Executive Education können Führungskräfte den Wandel nicht erfolgreich gestalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Formate sich etabliert haben, welche Themen jetzt gefragt sind und welchen konkreten Nutzen Unternehmen und Entscheider erwarten können.
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[Blog] Mit Radical Self-Leadership zu mehr Resilienz, Fokus und Stärke
Die heutige Arbeitswelt ist von ständig steigenden Ansprüchen und immer neuen Erwartungen geprägt. Die To-dos stapeln sich und der Kalender quillt über. Kein Wunder also, dass das vorherrschende Gefühl oft „Überforderung“ heißt. Doch was können Sie dagegen tun? Radical Self-Leadership könnte der Wendepunkt sein, den Sie suchen.
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[Blog] Verpflegungsmehraufwand 2026: Die wichtigsten Regeln für Ihre Reisekostenabrechnung
Welche Pauschalen können Arbeitnehmer im Inland geltend machen? Welche Besonderheiten gelten im Ausland? Und wie integrieren Sie die Regeln sauber in Ihre Reisekostenprozesse? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige rund um den Verpflegungsmehraufwand, damit Ihre Reisekostenabrechnungen auch 2026 steuerlich korrekt, nachvollziehbar und effizient bleiben.
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[Blog] Quiet Cracking: Das unsichtbare Risiko moderner Arbeitswelten
Die meisten Unternehmen messen mittlerweile ihre Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn es dort keine Auffälligkeiten gibt, gehen sie davon aus, dass alles im grünen Bereich ist. Eine Fehlannahme! Immer mehr Beschäftigte leisten zwar zuverlässig gute Arbeit, sind jedoch zunehmend erschöpft, entkoppelt oder resigniert. Dieses Phänomen nennt sich Quiet Cracking. Warum es für Ihr Unternehmen ein hohes Risiko ist und was Sie dagegen tun können.
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[Blog] Inhouse-Schulungen: Maßgeschneiderte Weiterbildung, die Unternehmen messbar weiterbringt
Ihre Mitarbeiter lernen genau das, was sie im Arbeitsalltag wirklich brauchen – und zwar direkt im Büro. Das ist der Vorteil von Inhouse-Schulungen. Die maßgeschneiderten Weiterbildungen bringen Wissen dorthin, wo es wirken soll. Ohne lange Anfahrtswege und Mehraufwand.
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[Blog] Digitale Zeiterfassungspflicht 2026: Das müssen Sie wissen
Flexiblere Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Vertrauensarbeitszeit prägen den modernen Unternehmensalltag. Über die Jahre ist jedoch der Anspruch an Transparenz und Rechtssicherheit bei der Arbeitszeiterfassung gewachsen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits. 2026 rückt vor allem die Durchsetzbarkeit in den Fokus – also die Frage, wie Unternehmen ihre Zeiterfassung prüf- und behördensicher organisieren und welche Risiken bei Verstößen entstehen. Was sich genau hinter der gesetzlichen Neuerung verbirgt, welche Unternehmen betroffen sind und wie Sie sich darauf vorbereiten, damit ihre Arbeitszeiterfassung rechtskonform ist.
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[Blog] Vom Einstieg bis zum Exit: Lebensphasenorientiertes Personalmanagement
Karrierewege sind nicht mehr linear. Wer die Lebensphasen seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ignoriert, riskiert, wertvolle Talente zu verlieren. Lebensphasenorientiertes Personalmanagement setzt genau hier an: Es befähigt Unternehmen, Menschen in jeder Lebenssituation zielgerichtet zu gewinnen, zu entwickeln und zu halten.
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