Digitaler Arbeitsvertrag: Effizient, flexibel und rechtssicher
Welcher Personaler kennt es nicht? Ein Arbeitsvertrag wird per Post verschickt, der Bewerber lässt sich Zeit mit Unterschrift und Rückversand, die Einstellung verzögert sich. Schneller und effizienter sind digitale Einstellungsprozesse. Wie Unternehmen vom digitalen Arbeitsvertrag profitieren, welche Tools es gibt und welche Herausforderungen die Nutzung mit sich bringt.
Was ist ein digitaler Arbeitsvertrag?
Ein digitaler Arbeitsvertrag ist ein vollwertiges, rechtlich bindendes Dokument, das nicht mehr in Papierform ausgedruckt und handschriftlich unterzeichnet werden muss. Stattdessen wird es mithilfe spezialisierter Softwarelösungen elektronisch erstellt, digital übermittelt und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.
Für Arbeitgeber bedeutet das: deutlich effizientere Prozesse und eine transparente Dokumentation aller Vertragsschritte.
Die digitale Abwicklung spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, ihre Arbeitsverhältnisse flexibler zu gestalten – etwa im Rahmen von Remote-Onboardings, kurzfristigen Projekteinsätzen oder Einstellungen von Mitarbeitern im Ausland.
Voraussetzung für den Einsatz digitaler Arbeitsverträge ist allerdings eine technische Infrastruktur, die sowohl datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllt als auch eine revisionssichere Archivierung gewährleistet.
Welche Tools eignen sich für digitale Arbeitsverträge?
Wer auf digitale Arbeitsverträge umsteigen will, braucht die passende Software, die digitale Arbeitsverträge abbilden kann. Wichtig ist, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber in der Lage sind, die Verträge unkompliziert zu unterschreiben. Je nach Unternehmensgröße und Bedarf gibt es unterschiedliche Tools – von All-in-One-HR-Plattformen bis zu spezialisierten Signaturdiensten.
Personio
Personio ist eine deutsche HR-All-in-One-Lösung, die sich besonders gut für kleine und mittelständische Unternehmen eignet. Neben Bewerbermanagement, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung bietet Personio auch ein integriertes Vertragsmanagement. Arbeitsverträge lassen sich direkt im Tool erstellen, verwalten und digital unterzeichnen.
- Vorteil: Alle HR-Funktionen sind in einer Software gebündelt.
- Nachteil: Einige Funktionen – etwa erweiterte Berichtsmöglichkeiten – sind nur in teureren Zusatzpaketen verfügbar.
HRworks
HRworks richtet sich ebenfalls an kleine- und mittelständische Unternehmen und punktet mit einem besonders praxisnahen Ansatz. Die Software deckt klassische HR-Prozesse ab, darunter digitale Personalakten, Urlaubsverwaltung und die rechtskonforme Erstellung und Archivierung von Arbeitsverträgen. HRworks enthält auch eine elektronische Signatur-Funktion.
- Vorteil: Die Software stammt aus Deutschland und ist daher perfekt auf lokale Anforderungen (z. B. Nachweisgesetz, DSGVO) abgestimmt.
- Nachteil: Die Benutzeroberfläche ist nicht immer intuitiv, es braucht deshalb eine längere Einarbeitung der Mitarbeiter.
DocuSign
DocuSign ist ein international führendes Tool für digitale Signaturen und eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits ein HR-System nutzen und nur eine verlässliche Lösung für digitale Unterschriften suchen. Das Tool erfüllt höchste Sicherheitsstandards (inkl. eIDAS und DSGVO) und lässt sich in viele gängige Tools integrieren, etwa SAP SuccessFactors oder Workday.
- Vorteil: Die Lösung ist sehr flexibel und bietet rechtliche Sicherheit.
- Nachteil: DocuSign enthält keine HR-Funktionen – der Fokus liegt rein auf Signaturen.
FP Sign
FP Sign ist ein deutscher Anbieter, der den Fokus auf Datenschutz und rechtliche Sicherheit legt. Somit ist die Lösung ideal für Unternehmen, die großen Wert auf die Einhaltung europäischer und nationaler Vorschriften legen, wie Behörden, Banken und Versicherungen.
- Vorteil: FP Sign punktet mit klaren Prozessen und einem exzellenten deutschen Support.
- Nachteil: Die Benutzeroberfläche ist nicht so modern und intuitiv wie bei internationalen Wettbewerbern.
Vorteile digitaler Arbeitsverträge
Neben den spezifischen Vorteilen der einzelnen Software-Lösungen, bieten digitale Arbeitsverträge auch grundsätzlich eine Menge Chancen.
- Effizienzsteigerung: Die digitale Abwicklung von Arbeitsverträgen beschleunigt den gesamten Prozess erheblich. Verträge können innerhalb weniger Minuten erstellt, versendet und unterzeichnet werden.
- Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Druck- und Versandkosten sowie der Reduzierung administrativer Aufgaben sparen Unternehmen bares Geld.
- Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch bedeutet auch eine geringere Umweltbelastung. Digitale Verträge tragen somit zur Nachhaltigkeit bei.
- Bessere Zugänglichkeit und Verwaltung: Digitale Dokumente lassen sich einfacher speichern, organisieren und bei Bedarf wiederfinden. Sie sind zudem von überall aus zugänglich, was die Flexibilität im Arbeitsalltag erhöht.
- Sicherheit: Elektronische Signaturen bieten Schutz vor nachträglichen Änderungen und gewährleisten die Integrität des Dokuments.
Rechtliche Rahmenbedingungen
In Deutschland ist ein Arbeitsvertrag grundsätzlich formfrei, das heißt, er kann auch mündlich geschlossen werden. Allerdings verpflichtet das Nachweisgesetz Arbeitgeber dazu, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festzuhalten und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Bis vor Kurzem musste dies in Papierform erfolgen.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV, das am 1. Januar 2025 in Kraft trat, wurden die Anforderungen gelockert. Nun können Arbeitgeber die Nachweise auch elektronisch übermitteln, sofern der Arbeitnehmer dem zustimmt und sich Unternehmen an Datenschutzgesetze der EU und Deutschlands halten. Dies erleichtert die digitale Abwicklung von Arbeitsverträgen erheblich.
Es gibt jedoch Ausnahmen: Befristete Arbeitsverträge und Kündigungen müssen weiterhin in Schriftform erfolgen, also handschriftlich unterzeichnet werden.
Bewerbermanagement einführen
Unternehmen setzen immer noch auf ein analoges Bewerbermanagement und verpassen so die Talente. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Onboarding optimieren können.
Fazit: Die Zukunft des Arbeitsvertrags ist digital
Der digitale Arbeitsvertrag ist mehr als nur ein praktisches Tool – er ist ein echter Gamechanger für Unternehmen, die ihre HR-Prozesse modern, effizient und zukunftsfähig gestalten wollen.
Statt Papierstapel, langwieriger Postwege und verpasster Fristen heißt es jetzt: ein paar Klicks, eine digitale Signatur und fertig ist der Vertrag. Das spart nicht nur Zeit, Geld und Nerven, sondern zeigt Bewerbern auch: Hier wird modern gearbeitet.
Für jeden Bedarf gibt es passende Tools, die sich flexibel in bestehende Systeme integrieren lassen. Also: Schluss mit dem Papierkram – und rein in die digitale Vertragswelt!
