Digitales Schulungssystem – Mitarbeiter auch remote weiterbilden
Inhaltsverzeichnis
Darum lohnt sich ein digitales Schulungssystem für Ihr Unternehmen
Warum genau benötigen Sie ein digitales Schulungssystem? Schließlich funktionieren Vor-Ort-Schulungen auch so. Wichtigster Grund für ein digitalisiertes Schulungssystem ist das Home-Office: Dieses ist spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie ein wichtiger Bestandteil vieler Unternehmen. Hier kam jedoch das Problem auf, dass die meisten Unternehmen noch nicht digitalisiert genug waren, um u. a. wichtige Schulungen remote durchführen zu können. So kam schnell die Herausforderung auf, die Teilnahme an Pflichtschulungen von zuhause aus zu ermöglichen.
Warum sind Pflichtschulungen so wichtig?
Unter Pflichtschulungen fallen bspw. Erste-Hilfe-Maßnahmen, Datenschutz-Schulungen oder weitere Sicherheitsunterweisungen, mit denen Mitarbeitende u. a. erfahren, wie sie sich in bestimmten Situationen verhalten sollen. Diese Pflichtschulungen können zudem entweder vom Gesetzgeber oder intern vom Unternehmen vorgegeben und somit verpflichtend sein.
Ihre Arbeitnehmende können die erforderliche Arbeitsleistung nur erbringen, wenn die Kompetenz den Anforderungen angepasst wird. Wenn Sie also mal Änderungen in Ihrem Unternehmen durchführen, müssen sich die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden weiterentwickeln.
Herausforderungen von Präsenzschulungen
Der Planungsaufwand ist bei Präsenzschulungen im Vergleich zu digitalen Schulungen grundsätzlich höher. Zwar müssen Sie digitale Schulungen initial ebenfalls planen und bereitstellen – doch einmal online, können Sie rund um die Uhr auf die Schulungen zugreifen und Ihren Mitarbeitenden zugänglich machen. Präsenzschulungen müssen stets von neuem organisiert werden und gehen immer mit höheren Kosten durch anfallende Verpflegungs- und teilweise sogar Übernachtungskosten einher. Von den Kosten für (interne oder externe) Dozierende mal ganz abgesehen.
Zudem fällt im Rahmen von Präsenzschulungen neben der grundsätzlichen Organisation auch immer zusätzlicher administrativer Aufwand an, bspw. im Bereich Tracking und Reporting: Hat Mitarbeiter X bereits an der Pflichtschulung Y teilgenommen und wenn ja: wo liegt die Bestätigung? Wo digitale Lösungen die automatische Erstellung von Teilnahmezertifikaten und Berichten ermöglichen, müssen die Verantwortlichen der Präsenzveranstaltungen Teilnahmebestätigungen mindestens manuell anstoßen und weiterverarbeiten.
Eine weitere Herausforderung von Präsenzschulungen ist die fehlende Flexibilität: Ort und Zeitpunkt sind festgelegt – kann die Schulung aufgrund von bspw. Kontaktbeschränkungen nicht stattfinden, muss diese kurzfristig abgesagt werden. Besonders für Unternehmen in stark regulierten Branchen ist der Ausfall von Compliance-Schulungen riskant.
Das sind die Vorteile eines digitalen Schulungssystems
Mit einem digitalen Schulungssystem nutzen Sie moderne Technologien, mit denen Sie Schulungen effizient, mitarbeiterfreundlich und zielführend ausrichten. Sie profitieren allgemein von folgenden Vorteilen:
- Von überall nutzbar: Digitale Schulungssysteme ermöglichen es, an Schulungen von jedem beliebigen Standort teilzunehmen. U. a. müssen Mitarbeitende zu Home-Office-Zeiten auf Pflichtschulungen nicht verzichten.
- Neue Software schnell erlernen: Wenn Sie bspw. eine neue Software in Ihrem Unternehmen einführen, müssen Mitarbeitende den Umgang mit dieser in der Regel zunächst lernen. Genau für diesen Anwendungsfall bieten sich digitale Schulungen an, in denen Ihren Mitarbeitenden der Umgang mit der Lösung beigebracht wird.
- Geringere Kosten und weniger Aufwand: Da Mitarbeitende nicht extra zu Schulungsorten fahren müssen, sparen Sie Kosten ein, die u. a. bei Außer-Haus-Schulungen anfallen. Auch der hohe Aufwand, der bei Inhouse-Schulungen ansteht, entfällt.
- Flexibilität: Digitale Schulungssysteme verfügen meist über einen hohen Individualisierungsgrad. So können Sie Schulungen an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.
- Belege und Zertifikate zentral halten: Digitale Schulungssysteme haben den großen Vorteil, dass Sie Belege und Zertifikate zentral ablegen können. Sie können direkt nachschauen, ob Mitarbeitende bestimmte Schulungen bereits durchgeführt haben und können sicherstellen, dass sie für die Arbeiten auch qualifiziert sind.
Welche Schulungssysteme gibt es?
Es gibt einige digitale Schulungssysteme auf dem Markt, die es Unternehmen ermöglichen, Mitarbeitende von überall zu schulen. Im Folgenden gehe ich auf die Cloud-Lösung SuccessFactors Learning ein, das Sie auch als validiertes Learning Management System (LMS) nutzen können:
SAP SuccessFactors Learning
SuccessFactors Learning ist ein Modul, mit dem Sie Lerninhalte für Ihre internen sowie externen Mitarbeitenden aufbereiten und zugänglich machen können. Mit dem LMS digitalisieren Sie die Weiterentwicklung und das Lernen für Ihre Arbeitnehmende.
Das Modul können Sie nahtlos in die Nutzeroberfläche Ihrer SuccessFactors-Startseite integrieren und es bietet Ihnen Schnittstellen mit weiteren SuccessFactors-Modulen an, wie u. a.:
- Onboarding: Neue Mitarbeitende erhalten direkt die Möglichkeit, an Schulungen teilzunehmen, wie bspw. Sicherheitsunterweisungen. So erhalten Sie von Anfang an grundlegende Informationen zum Unternehmen und ihren individuellen Aufgabenbereich.
- Performance Management: Mit dem Learning-Modul sind Sie in der Lage, Ziele mit Lerneinheiten zu verbinden. Führungskräfte können dazu direkt auf zentrale Daten zugreifen, wie z. B. Anwesenheiten und die Abschlussnote.
- Analytics: Durch die Verbindung zum Analytics-Modul können Sie Statistiken zu bspw. Abbruchraten erstellen. Mit Feedback Ihrer Mitarbeitenden können Sie so herausfinden, an welchen Stellen bestimmte Schulungen noch angepasst und somit optimiert werden können.
SuccessFactors validiertes Learning Management System (vLMS)
Das Learning-Modul bietet SuccessFactors auch als validierte Version an – doch worin genau liegen die Unterschiede der Module? Wie auch LMS ist vLMS ein Learning Management System in der SuccessFactors HXM-Suite. Die Validierung steht hier für die Einhaltung der Richtlinien der amerikanischen Federal Food and Drug Administration (FDA) und der europäischen European Medicine Agency (EMA).
Unternehmen, die in der Pharma-, Medizin- oder Biotech-Branche arbeiten, benötigen solch ein validiertes System. Sie müssen Verfahren und Prozesse dokumentieren, um zu demonstrieren, dass die Ergebnisse konsistent sind. Konsistente Ergebnisse führen zu einer besser kontrollierten Umgebung für die Entwicklung von (Medizin)Produkten. Eine manuelle Validierung ist extrem zeit- und ressourcenintensiv, zudem können schneller Fehler und somit Compliance-Risiken auftreten. Werden die gesetzten Richtlinien nicht eingehalten, führt das unter anderem zu Geldbußen und Rechtsstreitigkeiten. Das vLMS ermöglicht durch Automatisierung und Digitalisierung des Validierungsprozesses eine hohe Effizienzsteigerung.
Digitale Schulungen dank Schulungssystem
Ob unter normalen Umständen oder in Krisenzeiten – Unternehmen sollten stets in der Lage sein, auf neue Anforderungen und Bedingungen ohne Unterbrechung des Betriebs reagieren zu können. Wenn Pflichtschulungen vor Ort kurzfristig nicht stattfinden können, sollten Sie nicht Compliance-Auflagen und zeitgleich Audit-Readiness einbüßen müssen. Hier hilft Ihnen ein digitales Schulungssystem: Mit diesem können Sie flexibel und schnell auf neue Anforderungen reagieren, Ihre Schulungen anpassen und den Mitarbeitenden digital zuweisen sowie deren Teilnahme tracken und automatisch Zertifikate erstellen.
FAQ
Was ist ein Schulungssystem?
Ein Schulungssystem ist eine Software-Lösung für Unternehmen, die es Ihnen ermöglicht, Lerninhalte digital für Ihre Mitarbeitende anzubieten. Die Inhalte können Sie im Schulungssystem an Ihre individuellen Anforderungen anpassen und aufbereiten und Ihre Mitarbeitende können an unterschiedlichen Orten an den Schulungen teilnehmen.
Was sind die Vorteile eines digitalen Schulungssystems?
Wenn Sie Ihr Schulungsmanagement digitalisieren, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
- Mobil nutzbar
- Geringere Kosten
- Weniger Aufwand
- Flexibilität durch hohen Individualisierbarkeitsgrad
- Belege und Zertifikate zentral halten
Warum sind Schulungen so wichtig?
Mit Schulungen lernen Ihre Mitarbeitende stets wichtiges Fachwissen, mit dem sie Ihr Unternehmen vorantreiben können. Dadurch erhöht sich Ihre Konkurrenzfähigkeit und mit der Teilnahme von Pflichtschulungen bleiben Ihre Mitarbeitende immer qualifiziert. Die Fortbildung Ihrer Belegschaft zahlt sich also immer aus.
Welche Herausforderungen bringen Präsenzschulungen?
Wenn Sie eine Inhouse-Schulung halten, haben Sie einen höheren Arbeitsaufwand und Sie müssen Mitarbeiterkapazitäten freisetzen. Bei einer Schulung in einem Schulungszentrum müssen Sie mit höheren Ausgaben rechnen – schließlich müssen Sie nicht nur für Schulungs-, sondern auch für Übernachtungs-, Verpflegungs- und Fahrtkosten aufkommen.
