Offboarding
Wenn Ihr Unternehmen von Anfang bis Ende eine konsistente Erfahrung bietet, senden Sie eine starke Botschaft: „Wir sind der, der wir zu sein vorgeben“. Wenn Sie sich Zeit für einen effektiven Offboarding-Prozess nehmen, zeigt dies Ihren aktuellen und zukünftigen Mitarbeitenden, dass Ihre Unternehmen sie mehr schätzt als ihren Beitrag zum Endergebnis.
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet Offboarding?
Während Onboarding und Leistungsmanagement die Aufmerksamkeit der Personalabteilung auf sich ziehen, wird die Optimierung des Offboarding-Prozesses von den Unternehmen weniger beachtet. Aber das Offboarding ist ein wesentlicher Teil der Aufrechterhaltung des Rufs Ihrer Organisation, der Optimierung der Arbeitserfahrung Ihrer derzeitigen Mitarbeitenden und der Erhaltung von Vernetzungsmöglichkeiten.
Der Offboarding-Prozess umfasst alle Aufgaben, die auf den Personalbereich und den Mitarbeitenden zukommen, bevor dieser das Unternehmen verlässt. So soll sein Austritt aus dem Unternehmen so reibungslos wie möglich ablaufen. In dieser Phase führen Verantwortliche häufig Datenerhebungen bzgl. der Fluktuation, der Gründe für einen Wechsel usw. durch. Außerdem bauen Personaler im Rahmen des Offboardings Alumni-Netzwerke auf.
Warum ist gutes Offboarding wichtig?
Es gibt eine lange Liste von Aufgaben für die Personalabteilung und den Mitarbeitenden während der Kündigungsphase. Der Mitarbeitende muss beispielsweise alle vom Unternehmen ausgegebenen Ressourcen (z. B. Laptop oder Mobiltelefon) zurückgeben, seinen Ausweis abgeben und seinen Schreibtisch räumen.
Die Personalabteilung muss außerdem alle notwendigen Unterlagen (wie z. B. Unterlagen über Sozialleistungen, unterzeichnete Austrittserklärung, NDA-Vereinbarungen usw.) bearbeiten und die Reaktion des Teams und die Moral überwachen.
Ohne ein klares Verfahren ist es leicht, dass wichtige Schritte durch die Maschen fallen. Das Unternehmen ist offen für potenzielle Sicherheitsrisiken oder rechtliche Bedrohungen und die Beziehung zu dem ausscheidenden Mitarbeitenden wird dadurch möglicherweise beeinträchtigt.
Dabei könnte man doch denken: Man sieht diese Person wahrscheinlich nie wieder, warum sollten die Ressourcen des Unternehmens verwendet werden, um jemanden den Ausstiegsprozess zu erleichtern?
Hierzu können wir Ihnen vier Gründe nennen:
- Erstens wollen Sie vorsichtig sein und genau den Wert erfassen, den Ihr Mitarbeitender dem Unternehmen hinzugefügt hat. Nur so ermöglichen Sie einen reibungslosen Wissenstransferprozess beim Austritt.
- Zweitens möchten Sie, dass sie während dieses Prozesses so hilfreich wie möglich sind.
- Drittens wollen Sie eine gute Beziehung zu ihnen aufrechterhalten, falls sich in Zukunft eine Gelegenheit für eine Arbeitsbeziehung ergibt.
- Und viertens: Sie wollen einen guten Ruf als Arbeitgeber in der Branche behalten.
Es gehört noch viel mehr dazu, sich von einem Teammitglied zu trennen, als sich einfach nur zu verabschieden. Daher sollten Sie auf den Abgang eines Mitarbeitenden im besten Fall mit einem fertigen Offboarding-Plan vorbereitet sein.
Planung des Offboarding-Prozesses
Verlässt ein Mitarbeitender das Unternehmen oder wird entlassen, warten viele Unternehmen erst mit der Mitteilung der Änderung, bis alle Faktoren bekannt sind. Beispielsweise, wann genau sein letzter Arbeitstag ist, wer die Verantwortung für die Aufgaben des Mitarbeitenden übergangsweise übernimmt und wie schnell eine Stellenanforderung für die Ablösung geöffnet werden kann.
Empfehlenswert ist es allerdings, nicht zu warten, bis Sie diese Veränderung kommunizieren. Oft entstehen nämlich während der Wartezeit Fehlinformationen oder Mitarbeitende fangen damit an, Prozesse wie die Verantwortungsübernahme selbst in die Hand zu nehmen. Genau deshalb sollten Manager die eigene und die Personalabteilung schnell über den Abgang eines Mitarbeitenden informieren. So sind alle Mitarbeitende unmittelbar auf dem gleichen Informationsstand.
Ist das sichergestellt, können Sie weitere Maßnahmen in Angriff nehmen:
Schritt 1: Der Papierkram
Natürlich kommt kein Offboarding-Prozess um dieses notwendige Übel herum. Achten Sie darauf, dass Ihr Offboarding-Prozess folgende Punkte klar dokumentiert:
- Rücktritts- oder Kündigungsschreiben
- Geheimhaltungs- und Wettbewerbsverbotsvereinbarung (falls zutreffend)
- Leistungsdokumente (z. B. Erläuterung der laufenden Leistungen, Übertragung des Rentenplans, Arbeitslosenversicherung usw.)
Um sich und auch den Arbeitnehmenden bei Rechtsfragen abzusichern, ist ein Prüfpfad der Unterlagen sinnvoll. Damit nichts verloren geht, ist der Einsatz eines umfänglichen Talentmanagementsystems sinnvoll.
Schritt 2: Der Wissenstransfer
Mitarbeitende, die aus dem Unternehmen ausscheiden, nehmen nicht nur ihre Fähigkeiten mit. Auch ihr institutionelles Wissen kann dem Unternehmen plötzlich fehlen. Passiert das, müssen sich die nächsten Angestellten durch Eigeninitiative in ihre neue Rolle einfinden und haben keine Orientierung. Damit das nicht passiert, ist es sinnvoll, mit dem Wissenstransferprozess zu beginnen – und zwar schon dann, wenn ein Mitarbeitende gekündigt hat.
Fragen, die Sie dabei ausscheidenden Mitarbeitenden stellen sollten, können zum Beispiel so aussehen:
- Können Sie Ihre tägliche Routine in Schritt-für-Schritt-Anweisungen aufschlüsseln?
- Gab es Projekte, die Sie wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich wiederholen? Was sind das für Projekte und wie bearbeiten Sie diese?
- Gibt es Systeme, in denen Ihr Nachfolger geschult werden muss?
Schritt 3: Das Austrittsgespräch
Ein enorm unterschätzter Schritt im Offboarding-Prozess, denn: Nutzen Sie das Austrittsgespräch richtig, ist es ein enorm hilfreiches Instrument für Sie, um Schwachstellen in Ihrem Unternehmen zu entdecken und auszubessern. Das Gespräch bietet Ihnen außerdem eine gute Gelegenheit, um den austretenden Mitarbeitenden davon zu überzeugen, dass Sie sich– falls der Mitarbeitende doch zurückkehren möchte (mehr dazu in Schritt 5) – mit seinen Beschwerden auseinandersetzen werden.
Typische Fragen eines Austrittsgesprächs sind z. B.:
- Wie war die Arbeit im Vergleich zu Ihren Erwartungen?
- Hatten Sie die notwendigen Ressourcen und Unterstützung, um Ihre Arbeit effektiv zu erledigen?
- Gibt es etwas, was man hätte tun können, um Sie vom Bleiben zu überzeugen?
- Was ist der größte Faktor, den wir im Unternehmen verbessern müssen?
Seien Sie dabei sehr aufmerksam und nehmen Sie alle Kritikpunkte ernst. Vor allem, wenn sich bestimmte Kritikpunkte bei verschiedenen Mitarbeitenden häufen, können Sie die Probleme lösen, die wertvolle Mitarbeiter zum Verlassen des Unternehmens veranlassen.
Schritt 4: Rückgabe von Firmeneigentum
Ebenfalls ein sehr wichtiger Schritt im Offboarding-Prozess! Stellen Sie sicher, dass Sie alle vom Unternehmen ausgegebenen Geräte wie z. B. Telefone oder Notebooks sowie alle Uniformen, Schlüssel, Ausweise, Taschen oder Sicherheitskarten wiedererhalten. Natürlich müssen auch alle Firmenkreditkarten und Spesenkonten auf dem Namen des Mitarbeitenden aufgelöst werden.
Schritt 5: Der gute letzte Eindruck
Neben den organisatorischen Aspekten des Offboardings dürfen Sie eines nicht vergessen: Gerade langjährig beschäftigte Mitarbeitende haben es verdient, eine feierliche Verabschiedung zu erhalten. Denn nicht nur der erste Eindruck eines Unternehmens ist entscheidend: Erhält der Mitarbeitende auch einen guten letzten Eindruck, kann dieser noch lange nach seinem letzten Tag im Unternehmen hinterbleiben.
Ideen für den letzten Tag:
- Geben Sie eine Karte herum und lassen Sie sie von allen mit ihren guten Wünschen unterschreiben.
- Vereinbaren Sie ein Abschiedsessen oder eine Happy Hour
- Besorgen Sie ein persönliches Geschenk, das nur der ausscheidende Mitarbeitende lieben würde.
Schritt 6: Offene Türen für eine Rückkehr
Das Tabu der Einstellung von „Bumerang-Mitarbeitenden“ ist heutzutage so gut wie verschwunden. Bevor Ihr Mitarbeitender geht, können und sollten Sie daher ein paar Schritte vorbereiten. So bleibt eine Tür für ihn offen, falls er doch einmal wieder zurückkehren möchte.
Sie können beispielsweise ein Alumni-Netzwerk aufbauen, in dem sich ehemalige Mitarbeitende Ihres Unternehmens vernetzen – zum Bespiel über soziale Plattformen wie Xing und LinkedIn. Dort können Sie dann Unternehmensnachrichten austauschen, Feedback zu Ihrem Unternehmen erhalten und nach Empfehlungen für offene Stellen fragen.
Falls ein Netzwerk dieser Art keine Möglichkeit darstellt, sollten Sie zumindest sichergehen, die Kontaktinformationen des Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand sind. Auch sollten seine Daten im Rekrutierungssystem festgehalten werden.
Schritt 7: Offene Fragen klären
Der Mitarbeitende hat nun das Unternehmen verlassen. „Last but not least“ bleiben nun noch ein paar organisatorische Aufgaben für die IT, HR und die Management übrig.
- Die IT muss das Benutzerkonto des Mitarbeitenden aus den Systemen entfernen und das Passwort für alle Konten abändern, die gemeinsam genutzt wurden. Auch E-Mails und Telefonanrufe müssen an den nun verantwortlichen Mitarbeitenden, bzw. den Vorgesetzten weitergeleitet werden.
- Die HR-Abteilung muss ihr Unternehmensorganigramm aktualisieren, den Versicherungsanbieter des Unternehmens informieren und den Status des Mitarbeitenden im Personalinformationssystem anpassen. Nicht minder wichtig: Der Schreibtisch des Mitarbeitenden sollte gesäubert werden – damit bei Eintritt eines neuen Mitarbeitenden keine Reste des Vorgängers herumliegen.
- Manager sollten den Mitarbeitenden von bevorstehenden Sitzungen entfernen und alle betroffenen Mitarbeitenden über die Einzelheiten des Übergangs informieren.
Hilfreich sind hierbei besonders Talentmanagementsysteme oder eine Projektmanagementsoftware: Dort können durch individuell angepasste Aufgabenlisten alle Ihre Mitarbeitenden auf dem aktuellen Stand gehalten werden.
Gutes Offboarding: Die Transparenz gewinnt
Jedes Onboarding eines neuen Mitarbeitenden zieht auch zwangsläufig irgendwann ein Offboarding nach sich. Zu einer guten Trennungskultur gehören eine Menge Aspekte, die oft parallel ablaufen. Während des gesamten Prozesses sollte sowohl jeder beteiligte Mitarbeitende als auch jede beteiligte Person des Managements wissen, wo im Offboarding sie stehen. Das sorgt für einen guten Überblick und stärkt das gegenseitige Vertrauen und den gegenseitigen Respekt. Denn nur, wenn auch die Offboardingphase in guter Erinnerung bleibt, bleibt auch Ihr Unternehmen in guter Erinnerung.
FAQ
Was bedeutet Offboarding?
Das Offboarding beschreibt den Prozess des Austritts eines Mitarbeitenden aus dem Unternehmen. Mit diesem kommen Aufgaben auf, um die sich die Personalabteilung kümmert, damit der Austritt so reibungslos wie möglich abläuft.
Warum ist gutes Offboarding so wichtig?
Während der Austrittsphase gibt es eine Menge Aufgaben, um die sich das HR-Personal und der austretende Mitarbeiter kümmern muss. Bspw. muss dafür gesorgt werden, dass vom Unternehmen gestellte Arbeitsmittel wieder zurückgebracht werden oder ein Abschlussgespräch geführt wird.
Websession: Offboarding
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