Personio
Inhaltsverzeichnis
Was ist Personio?
Personio ist eine cloudbasierte HR-Software. Kunden können die Software unabhängig von Zeit und Ort einfach in jedem gewöhnlichen Webbrowser und in der Personio-App auf Mobilgeräten abrufen.
Die Software verfügt über einen großen Funktionsumfang, der durch KI-gestützte Features unterstützt wird: Bewerbungsmanagement, klassische Gehaltsmanagement, Zeitmanagement, die digitale Personalakte sowie unterschiedlichste Reports sind in einer einzigen Plattform gebündelt. Zudem bietet Personio ein solides Rechte- und Rollenmanagement, sodass die Mitarbeitenden, je nach Berechtigung, genau die Daten (und auch nur die Daten) sehen, die sie zur Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben benötigen.
Funktionen von Personio
Die Personio-Software verfügt über ganzheitliche HR-Funktionen, die Sie je nach Anforderung individuell konfigurieren können. Sämtliche Daten, die im System erfasst wurden, werden in zertifizierten Rechenzentren auf deutschen Servern gehostet, wobei auch ein Datenimport von Bestandsdaten in die Cloud möglich ist.
Die Funktionen im Überblick:
- Recruiting
- Personalverwaltung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Personalentwicklung
- Workflow-Management
- Analysen & Prognosen
- KI-Features
Im Folgenden gehe ich auf die einzelnen Funktionen genauer ein.
Recruiting
Mithilfe von Personio können Sie Ihren gesamten Bewerbungsprozess innerhalb eines einzigen Systems abwickeln. So können Sie beispielsweise Stellenanzeigen auf Deutsch und Englisch auf unterschiedlichen Jobportalen schalten. Interessenten bewerben sich dann direkt auf die Ausschreibung, wobei Personio die Daten im Hintergrund zentral in seinem System erfasst.
Bestehende Mitarbeitende haben die Möglichkeit, ihr Feedback zu einzelnen Bewerbungen direkt in der Lösung zu erfassen. Und wenn Sie sich für ein neues Talent entschieden haben, können Sie die Anmeldung sowohl bei den zuständigen Sozialversicherungen und Krankenkassen als auch bei Behörden mit wenigen Klicks über das Tool abwickeln.
Personalverwaltung
Das Onboarding, also die Integration eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmensumfeld, findet in dem Modul „Personalverwaltung“ statt, gemeinsam mit allen Verwaltungsprozessen rund um Personaldaten.
Auch alle Prozesse und Aufgaben der Zeiterfassung managen Sie in diesem Modul. Sie verwalten Ab- und Anwesenheiten an einem Ort, um Zeit und Aufwand einzusparen und den Überblick zu behalten. Personio kann dabei flexible Arbeitszeitmodelle abbilden und ermöglicht die Zeiterfassung auch über die mobile App.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Um Ihre Mitarbeitenden effizient entsprechend Ihrer Arbeitszeit zu vergüten, finden Sie in Personio die Funktion „Lohnabrechnung“. Sowohl die Personalabteilung als auch die Buchhaltung können die Entgeltabrechnung dort vorbereiten, um Zeit und Aufwand zu sparen. Außerdem können Sie die Abrechnung in Verbindung mit einem DATEV-Programm durchführen und nutzen. Die Oberfläche für alle Daten befindet sich in Personio, welches mit einem Klick alle wichtigen Daten an DATEV übermittelt.
Personalentwicklung
Die fachliche Weiterentwicklung Ihrer Belegschaft ist essenziell für den Erfolg Ihres Unternehmens. Mit dem Modul „Performance & Entwicklung‘‘von Personio stellen Sie sicher, dass Sie den Wissensstand Ihrer Mitarbeitenden jederzeit im Blick behalten.
Sie können in Personio nicht nur Schulungen, sondern auch Performance-Gespräche und Feedback der Führungskräfte dokumentieren. Auf diese Weise werden der Lernerfolg von Mitarbeitenden transparent und ihre Entwicklung effizient steuerbar.
Workflow-Management
Mit Personio können Sie passgenaue Zugriffsrechte vergeben, damit Mitarbeitende und Führungskräfte einfach und datenschutzkonform Informationen einsehen können. Mithilfe von digitalen Signaturen beschleunigen Sie auch solche Prozesse, die sonst papiergebunden stattfinden müssten. Dokumentenvorlagen für typische Verwaltungsaufgaben sparen Ihnen zusätzlich Zeit und automatisierte Erinnerungen und Mails sorgen dafür, dass nichts in Vergessenheit gerät.
Analysen & Prognosen
In diesem Modul erfassen, speichern und verarbeiten Sie Personalkennzahlen, um Analysen und Berichte zu erstellen. Daten zur Mitarbeiterfluktuation, zu Krankheitsständen und viele weitere Kennzahlen können dadurch erfasst werden. So erhalten Sie datengestützte Prognosen, auf deren Basis Sie deutlich bessere Entscheidungen treffen.
KI-Features
Personio setzt seit 2023 auf die Integration von KI-Features. Diese kann beispielsweise kann wiederkehrende Mitarbeiteranfragen durch interne Daten beantworten, Personaldaten vorrausschauend analysieren und auf diese Weise eine datengetriebene Entscheidungsfindung ermöglichen. Personio baut die Verwendung von KI-Features immer weiter aus.
Für welche Unternehmen eignet sich Personio?
Große Unternehmen setzen oftmals auf individuelle HR-Lösungen. Für Klein- und Mittelbetriebe ist eine Individualsoftware jedoch meist zu kostspielig. Sie setzen stattdessen unterschiedliche Programme für einzelne Teilbereiche ein. Das erhöht die Komplexität, das Fehlerrisiko und kann Wachstum erschweren.
Genau an diesem Punkt setzt Personio an: Die Software ersetzt die vielen kleinen Teillösungen durch ein zentrales Portal. Zu der Zielgruppe zählen Unternehmen zwischen 10 bis 1.000 Mitarbeitern, die ihre HR-Prozesse effizienter und transparenter gestalten möchten. Dabei profitieren Kunden von einer kurzen Einführungszeit, die laut Herstellerangaben lediglich vier Wochen beträgt.
Die Stärken von Personio
Zu den Stärken der Anwendung zählen der große Funktionsumfang sowie der hohe Automatisierungsgrad und auch in puncto Mobilität wird die cloudbasierte Plattform den meisten Ansprüchen gerecht. Zusätzlich überzeugt das System mit einfacher Handhabung und umfangreichen Serviceleistungen. Seit 2024 gibt es neue Integrationsmöglichkeiten: Möglich sind jetzt einfache Anbindungen an Microsoft Teams, HubSpot und Salesforce.
Die Grenzen von Personio
Das Angebot von Schnittstellen wächst zwar, im Gegensatz zu anderen HR-Suiten sind die Integrationsmöglichkeiten aber eher eingeschränkt. Prozesse sind häufig nicht flexibel anpassbar, sodass sich manche Unternehmensbedürfnissen nicht abbilden lassen.
Es werden beispielsweise keine One-Click-Bewerbungen unterstützt, bei denen die Daten mit einem Klick aus Portalen wie Xing oder LinkedIn übernommen werden. Auch die Designmöglichkeiten auf der integrierten Karriereseite für Unternehmenswebsites sind begrenzt.
Abschließend kann man sagen, dass die Preisstruktur eher auf mittelständische Unternehmen und nicht auf kleine Unternehmen ausgelegt ist.
Fazit
Personio ist eine umfangreiche und zuverlässige Software, die besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eine attraktive Alternative zu bestehenden Systemen darstellt. Die Anwendung überzeugt mit einfachem Handling, smartem Time Tracking, übersichtlichem Design und flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten.
Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Fragen zu Personio haben. Wir erarbeiten gerne mit Ihnen gemeinsam, welche Anforderungen Ihr HR-System erfüllen muss, und geben Ihnen eine valide Einschätzung, ob die Plattform für Ihre Organisation eine zukunftsfähige Lösung ist.
FAQ
Was ist Personio?
Personio ist eine cloudbasierte HR-Software, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Personalprozesse orts- und zeitunabhängig zu verwalten. Die Anwendung kann sowohl über einen Webbrowser als auch über die mobile App genutzt werden.
Welche Funktionen bietet Personio?
Personio bietet folgende Funktionen:
- Recruiting
- Personalverwaltung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Personalentwicklung
- Workflow-Management
- Analysen & Prognosen
- KI-Features
Für welche Unternehmen eignet sich Personio?
Personio richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen mit 10 bis 1.000 Mitarbeitenden. Statt mehrere Einzellösungen zu nutzen, bietet die Software eine zentrale Plattform für alle HR-Prozesse. Besonders profitieren Unternehmen, die ihre Abläufe effizienter und transparenter gestalten möchten – mit einer schnellen Implementierung in nur wenigen Wochen.
