SAP POWL

Bei SAP POWL (Personal Object Worklist) handelt es sich um eine WebDynproABAP-Anwendung (WDA-Anwendung), die im Umfeld der Self-Services zum Einsatz kommt und ins SAP NetWeaver-Portal integriert werden kann. Die Technologie stellt einen umfangreichen Arbeitsvorrat für Mitarbeiter zur Verfügung: Hierbei handelt es sich um Listen mit zu bearbeitenden Aufgaben. SAP POWL löst die zuvor verwendete UWL (Universal Worklist) ab und reduziert den Aufwand beim Erstellen der Arbeitsvorräte.

Welche Funktionen erfüllt SAP POWL?

Das System bietet Mitarbeitern eine Übersicht über alle Workflow-Aufgaben und Termine wie beispielsweise Geburtstage und Jubiläen. Durch verschiedene Optionen, z. B. die Genehmigung von Abwesenheiten, lässt sich mit der Anwendung zudem das Zeitmanagement steuern. Auch andere Genehmigungsverfahren, z. B. Anträge und Abrechnungen für Reisen, werden mit SAP POWL bearbeitet und direkt genehmigt oder abgelehnt. Damit das System optimal auf die individuellen Geschäftsprozesse im Unternehmen abgestimmt ist, kann es mit Customizing an verschiedene Bedürfnisse angepasst werden. Hierbei besteht die Möglichkeit, auch unkomplizierte Zugriffsmöglichkeiten auf andere Anwendungen einzurichten. Ein Export der mit SAP POWL erstellten Listen nach Excel ist möglich.

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Die Vorteile von Workflow Tasks im Überblick

Entwickler legen die individuellen Arbeitsvorräte in SAP POWL mit Workflow Tasks an, auf die der jeweilige Nutzer zugreifen kann: Die Tasks bilden jede Aufgabe innerhalb eines Workflows ab. Angestellte können ihren listenartigen Arbeitsvorrat dann Task für Task bearbeiten. Die Vorteile dieser Arbeitsweise sind vielfältig:

  • Mitarbeiter verfügen über einen zentralisierten Zugang zu relevanten Tasks.
  • Die Tasks werden direkt in einem Übersichtsbild visualisiert.
  • Tasks werden im Push-Verfahren automatisch zum richtigen Mitarbeiter geschickt.
  • Mehrere Arbeitsvorräte können in einem Task vereint werden.
  • Das Layout kann auch vom User auf seine Bedürfnisse angepasst werden.
  • Der User ist selbst in der Lage, Arbeitsvorräte zu erstellen.

Genehmigungsprozesse mit SAP POWL steuern

Anwender sind mit der Technologie imstande, Genehmigungsprozesse zu steuern und verschiedene Elemente in Anträgen direkt zu genehmigen oder abzulehnen. Zudem besteht die Möglichkeit, auf ein selbst entwickeltes Genehmigungssystem zuzugreifen. Hierzu werden Feeder-Klassen verwendet, die in die Anwendung implementiert werden. Feeder-Klassen sind Klassen, in denen ausschließlich die Daten für POWL ermittelt werden.

Um zu bestimmen, welche Elemente in welchem Reiter in SAP POWL angezeigt werden und auf welche Weise Anwender mit diesen interagieren können, wird zunächst das Interface IF_POWL_FEEDER implementiert: Es bietet insgesamt 8 Methoden, die Anwendung zu erweitern. Um die Struktur der neuen POWL-Tabelle anzulegen, implementieren Entwickler zunächst die Methode GET_OBJECT_DEFINITION und wählen dann den gewünschten Tabellen-Typ. Auch der Inhalt der einzelnen Tabellenzeilen wird mit der genannten Methode festgelegt. Um individuelle Genehmigungsprozesse zu beschleunigen, ist es sinnvoll, einen Button für das Genehmigen oder Ablehnen eines Antrages einzurichten – hierfür eignet sich die Methode GET_ACTIONS. Mit ihr lassen sich verschiedene Einstellungen für einen Button festlegen, z. B. wie viele Elemente eines Antrages ausgewählt sein müssen, um eine Aktion auszuführen. Damit bestimmt werden kann, welche Benutzer auf welche Weise auf die Tabelle zugreifen können, verwenden Entwickler die Methode HANDLE_ACTION.

Inhalte der Tabellen mit Queries festlegen

Mit Queries können weitere Inhalte in den Worklists festgelegt werden. Hierzu benutzen Entwickler die Transaktion POWL_COCKPIT: Dadurch gelangt man zur Administration aller vorhandenen POWLs. Im nächsten Schritt wird mit der Menüfunktion „Neuer Eintrag“ oder die Transaktion FPB_MAINTAIN_HIER die Application ID angelegt und anschließend mit einer geeigneten Beschreibung ausgestattet. Mit der Menüfunktion „Typ pflegen“ oder der Transaktion POWL_TYPE wird der POWL-Typ, also der Oberbegriff für die Kategorie, bestimmt. Um diesen mit den notwendigen Informationen auszustatten, muss ihm danach eine Feeder-Klasse zugeordnet werden. Mit der Transaktion POWL_QUERY lassen sich die vorhandenen Feeder-Klassen und Queries einsehen. Um den POWL-TYP mit der zuvor erstellten Application ID zu verknüpfen, verwenden Entwickler die Transaktion POWL_QUERYR: Diese wird nicht nur für die Verknüpfung von POWL-Typ und Application ID, sondern auch für die Zuordnung der Queries zur Application ID verwendet.

Reisemanagement mit SAP POWL optimieren

Führungskräfte haben mit der Anwendung eine zuverlässige Übersicht über alle Aufgaben im Reisemanagement. Zwar bietet SAP im Standard bereits eine Genehmigungsanwendung, allerdings ist diese in vielen Unternehmen nicht ausreichend, da sie keine mehrstufigen Genehmigungsprozesse abbildet und die Genehmigungsaufgaben nicht zentral bündelt. Mit SAP POWL lässt sich beides bewerkstelligen, wodurch Genehmigungsaufgaben nicht mehr übersehen werden und Manager ihre Verwaltungsaufgaben komfortabler ausführen können. So wirkt das System sich auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus, denn mit einer schnelleren Genehmigung von Reisen können sie Vorschüsse schneller erhalten und kommen in die Lage, günstige Angebote zu nutzen.

SAP POWL mit P&F-Formularen kombinieren

Formulare von SAP Process and Forms bilden Geschäftsprozesse digital ab: Auch Genehmigungsverfahren mit SAP POWL lassen sich mit dem System dokumentieren. Um beide Anwendungen miteinander zu kombinieren, müssen Entwickler ein Ereignis definieren, mit dem das Formular aufgerufen werden soll. Dieses lässt sich mit einem Button bewerkstelligen, der mit der Methode GET_ACTIONS erstellt wird. Der Button löst dann das Ereignis aus, das über die ACTIONID definiert wurde. Danach muss der Prozess definiert werden, der ausgelöst werden soll, wenn der Button gedrückt wird. Mit der Methode CALL_LPD wird nun der Code zum Aufruf des Formulars in die Anwendung eingefügt. Hierzu kann zum Beispiel ein Launchpad genutzt werden, das mit der Transaktion LPD_CUST definiert wurde. Die Konfiguration ASR_PROCESS_EXECUTE_OVP_CFG muss im Launchpad angegeben werden, damit das Formular aufgerufen werden kann. Um auf das richtige Formular zuzugreifen, müssen zudem die URL-Parameter richtig mitgeteilt werden. Im Anschluss erscheint der eingerichtete Button in der Kopfleiste des POWL-Systems.

Fazit

SAP POWL bietet Unternehmen viele Vorteile im Hinblick auf die Erfüllung von Workflow-Aufgaben. Mitarbeiter profitieren von einem umfassenden Überblick über Arbeitsvorräte und Termine: Die Anwendung fasst die verschiedenen Aufgaben in Workflow Tasks zusammen und zeigt sie Mitarbeitern übersichtlich auf. Im Push-Verfahren werden sie automatisch zum verantwortlichen Angestellten geschickt. Bei Bedarf lässt sich das Layout von jedem Benutzer anpassen – dadurch wird es den individuellen Anforderungen von Mitarbeitern gerecht. Manager profitieren von vereinfachten Genehmigungsverfahren.

Mit Customizing kann die Technologie flexibel an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden, indem zum Beispiel Buttons erstellt werden, die verschiedene Funktionen erfüllen können. Damit Geschäftsprozesse zuverlässig dokumentiert werden, sind Entwickler in der Lage, SAP POWL mit SAP Process and Forms zu verknüpfen. Mit einem Button können Angestellte dann auf die erforderlichen Formulare zugreifen. Alles rund um SAP POWL finden Sie auf unserem Blog. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Fragen zu dem Thema haben.


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