Überstunden erfassen
Je nachdem, welches Arbeitszeitmodell in Ihrem Unternehmen vorliegt, kann es vorkommen, dass Überstunden anfallen. Gemäß dem Gesetz müssen all diese Überstunden erfasst und anschließend entsprechend bewertet werden. Das Arbeitsgesetz verpflichtet grundsätzlich zur Aufbewahrung und Aufzeichnung aller Überstunden, es gibt hier nur einige wenige Ausnahmen, die von dieser Pflicht ausgenommen sind. Die Zeiterfassung online zu dokumentieren, erleichtert sowohl dem Arbeitgebenden als auch dem Mitarbeitenden die Arbeit.
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In welchem Rahmen ist es erlaubt, Überstunden zu verrichten?
Zwar haben die Unternehmen in der Regel das Recht, den Mitarbeitenden die Arbeitszeitgestaltung zu übergeben, allerdings wird dies von der Gesetzgebung etwas eingeschränkt. Innerhalb des gesetzlichen Rahmens kann das Unternehmen die Wochenarbeitszeit frei definieren und die Arbeitszeit für die Mitarbeitenden vorgeben. Alle Stunden, die geleistet werden und nicht in dem Rahmen liegen, werden als Überstunden definiert. Ein Arbeitszeitkonto hilft dabei, dass sowohl der Mitarbeitende als auch der Arbeitgebende ständig im Blick haben, wie viele Minusstunden und wie viele Überstunden vorliegen. Die Wochenarbeitszeit ist auf sechs Monate zu beziehen. Dies bedeutet, bei sehr hoher Arbeitsbelastung können in speziellen Fällen wöchentlich auch bis zu 60 Stunden absolviert werden.
Welche Einschränkungen gibt es bei der Arbeitszeitgestaltung zum Schutz des Arbeitnehmers?
- Es dürfen pro Woche maximal 48 Stunden an Arbeitszeit geleistet werden.
- Die Vorgabe von maximal zehn Stunden Arbeitszeit pro Tag muss eingehalten werden.
- Ab sechs Stunden Arbeitszeit müssen mindestens 30 Minuten Pause eingelegt werden.
- Ab neun Stunden Arbeitszeit müssen mindestens 45 Minuten Pause eingelegt werden.
- Am Sonntag gilt grundsätzlich ein Beschäftigungsverbot, allerdings gibt es einige Ausnahmen.
Die Wochenarbeitszeit, welche vertraglich festgelegt wird, ist von unterschiedlichen Aspekten abhängig. Zum einen gibt es branchenbezogene Tarifverträge und zum anderen gibt es unternehmensbezogene Haustarifverträge. In den Tarifverträgen gibt es sehr viele unterschiedliche Vereinbarungen.
Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Mehrarbeit?
Bei den Überstunden muss grundsätzlich zwischen Überstunden und der alternativen Mehrarbeit unterschieden werden:
- Die Mehrarbeit wird mit einem Zuschlag vergütet.
Eine Mehrarbeit fällt dann an, wenn der Arbeitnehmer die gesetzlich festgelegte Zeit von 48 Wochenstunden überschreitet. Diese Zeit muss immer mit Zuschlägen abgerechnet werden. - Überstunden hingegen werden anteilsmäßig als Freizeit oder zum vereinbarten Entgelt ausbezahlt.
Die Arbeitnehmer leisten dann zuschlagsfreie Überstunden, wenn die Arbeitszeit, welche erbracht wird, höher ist als die wöchentlich oder täglich vereinbarten Arbeitsstunden.
Die Überstunden müssen nur dann von dem Arbeitgeber bezahlt werden, wenn sie ausdrücklich angeordnet worden sind. Sollte dies nicht der Fall sein, muss der Arbeitgebende theoretisch keine Gegenleistung in Form von Freizeitausgleich oder finanziellem Entgelt leisten.
Die Aufzeichnungspflicht der Überstunden
Die Aufzeichnungspflicht der Überstunden ist nach § 16 Abs. 2 ArbZG geregelt, demnach müssen Sie alle verrichteten Stunden, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehen, aufzeichnen.
Doch nicht nur das: Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entscheiden, dass Unternehmen dazu verpflichtet sind, eine lückenlose Zeiterfassung der Arbeitszeit zu gewährleisten. Das bedeutet, dass nicht nur Übersunden nachvollziehbar sein müssen.
Dies resultiert daraus, da es eine Sicherheit für das Unternehmen darstellt, falls es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung zwischen dem Arbeitgebenden und dem Arbeitnehmenden kommt. Es gibt Softwarelösungen, welche ein automatisches Aufzeichnen von Überstunden und der Arbeitszeit ermöglichen. Die Vorteile von Softwarelösungen sind facettenreich, sie beginnen bei der rechtssicheren und zuverlässigen Aufbewahrung und Aufzeichnung, reichen dabei bis zur vereinfachten Personalverrechnung.
Wie können die Überstunden mit einer Software erfasst werden?
Bei der Zeiterfassungssoftware werden Fehlzeiten und geplante Urlaubstage berücksichtigt. All diese Informationen werden dann mittels der Softwarelösung an die Personalverrechnung übermittelt. Die Software verbessert die Effizienz der Prozesse und sichert das Unternehmen rechtlich ab.
Die Softwarelösung bietet eine automatische Kontrolle von der maximal erlaubten sowie von der durchschnittlichen Arbeitszeit. Sollte diese Zeit überschritten werden, werden die verantwortlichen Stellen sowie der Mitarbeitende selbst umgehend alarmiert. Darüber hinaus erkennt die Softwarelösung die Mehrarbeit und die Überstunden automatisch und berechnet diese korrekt. Es wird eine rechtliche Sicherheit in allen Bereichen gewährt.
Wie kann der Ausgleich von Überstunden erfolgen?
Sowohl die Mehrarbeit als auch die Überstunden müssen ausgeglichen werden. In beiden Situationen besteht die Möglichkeit zur finanziellen Abgeltung. Alternativ besteht auch die Möglichkeit des Freizeitausgleichs – allerdings ist dies nur dann möglich, wenn der Mitarbeitende in jedem Einzelfall ausdrücklich zustimmt. Diese Klausel ist dann optional ein Bestandteil des Arbeitsvertrags.
Wenn der Mitarbeitende zum Freizeitausgleich gezwungen wird, ist dies eine einseitige Freistellung von der Arbeit und wäre damit rechtlich nicht zulässig. Wenn ein Mitarbeitender Mehrarbeit leistet, welche über die maximale Wochenarbeitszeit hinausgeht, dann besteht Anspruch auf die Auszahlung der Arbeitszeit sowie einen Zuschlag.
Wie können die Mehrarbeit und die Überstunden korrekt berechnet werden?
Wenn Sie keine Softwarelösung für das Aufzeichnen von Überstunden benutzen, dann ist die manuelle Aufzeichnung von den Mehr- und Überstunden gesetzlich verpflichtend. Die beiden Stundenarten müssen vor der Abgeltung besonders getrennt und betrachtet werden. Dies resultiert daraus, da die Mehrarbeitsstunden aufgrund der Zuschläge teurer sind. Es ist sehr wichtig, dass die Mitarbeitenden genaue Zeitangaben machen. Den Mitarbeitenden sollten Formulare bereitgestellt werden, damit die Überstunden und die Stunden der Mehrarbeit getrennt werden können. Dies hilft, die Abrechnung zu vereinfachen.
Fazit
Für sehr kleine Betriebe ist es relativ einfach, die Überstunden zu erfassen und die Stunden anschließend zu verrechnen. Je mehr Mitarbeitende ein Unternehmen jedoch hat, desto höher wird der Aufwand für die Verrechnung. Eine professionelle Zeiterfassung mittels einer Softwarelösung ist vor allem bei Handwerksunternehmen sehr sinnvoll. Dies resultiert daraus, da die Mitarbeiter hier vor Ort bei den Kunden arbeiten. Die Softwarelösung automatisiert sehr viele Prozesse, deren Verrichtung, wenn sie manuell ausgeführt werden würde, sehr viel Zeit kosten würde.
FAQ
Unter welchen Bedingungen sind Überstunden erlaubt?
Unternehmen können die Wochenarbeitszeit festlegen, Stunden darüber gelten als Überstunden. Ein Arbeitszeitkonto hilft, den Überblick zu behalten.
Welche Unterschiede bestehen zwischen Überstunden und Mehrarbeit?
Mehrarbeit überschreitet die gesetzliche Arbeitszeit und wird mit Zuschlägen vergütet, Überstunden werden anteilsmäßig als Freizeit oder gegen Entgelt ausgeglichen.
Wie können Überstunden effizient erfasst und ausgeglichen werden?
Eine Zeiterfassungssoftware berücksichtigt Fehlzeiten, ermöglicht Ausgleich durch finanzielle Abgeltung oder Freizeitausgleich und gewährleistet rechtliche Sicherheit.
