Wissensmanagement
Wir leben in einer wissensbasierten Wirtschaft und machen Wissen zu einem der wichtigsten Güter des modernen Unternehmens. Wissensmanagement beschreibt ein System und einen Teilprozess der Human Resources, welche Menschen in einem Unternehmen helfen, Geschäftswissen und -informationen zu teilen, darauf zuzugreifen und zu aktualisieren.
Inhaltsverzeichnis
Warum ist Wissensmanagement wichtig?
Wissen und seine Zugänglichkeit sind von entscheidender Wichtigkeit in Unternehmen. Gibt es keine Möglichkeiten für Mitarbeitende, ihr Wissen zentral, leicht zu finden und für alle, die es benötigen, abzulegen, bilden sich innerhalb des Unternehmens Silos, die randvoll mit Informationen sind, an die nicht alle Mitarbeitenden herankommen. Die Folge: Die Auswirkungen des Stammeswissens vergrößern sich. Dieses Stammeswissen besteht aus Informationen, die nur innerhalb eines Teams zirkulieren und somit dem Rest des Unternehmens nicht zur Verfügung stehen.
Wenn Mitarbeitende kündigen oder in den Ruhestand gehen, nehmen sie das mit, was sie sich teilweise Jahrzehnte lang angeeignet haben. Dieses Wissen kann man als Firmenwissen bezeichnen. Selbst wenn sie ihre Nachfolger vor dem Ausscheiden schulen, können ausscheidende Mitarbeitende nie alles weitergeben, was sie wissen, weil ein Teil des Wissen unbewusst ist. Wir haben unbewusstes Wissen und können mit ihm agieren, aber wir wissen nicht unbedingt, wie wir es kommunizieren sollen. Manchmal wissen wir auch gar nicht, was die anderen Menschen nicht wissen und gehen somit von bestimmten Kenntnissen aus.
Schließlich kann auch technisches Versagen eine Rolle beim Wissensverlust spielen: Festplatten versagen und Geräte gehen verloren oder werden gestohlen, wodurch alle lokal gespeicherten Informationen gelöscht werden. Abgesehen davon, dass lokal gespeichertes Wissen nicht für alle zugänglich ist, besteht bei der Speicherung von Wissen in E-Mail-Threads und auf lokalen Laufwerken immer das Risiko eines unbeabsichtigten Verlusts.
All diese Szenarien können nicht vermieden werden und deshalb ist ein gutes Wissensmanagement so wichtig. Je besser das Wissensmanagement, desto kleiner fallen die Auswirkungen beim Eintreten eines solchen Szenarios für Sie aus.
Wer verfügt über welches Wissen?
Es wird davon ausgegangen, dass über 40% der Mitarbeitenden in Unternehmen nicht aktiv am Wissenstransfer teilnehmen. All dies führt dazu, dass Wissensarbeitende 30% ihrer Zeit damit verbringen, nach bereits vorhandenen Informationen zu suchen oder diese wiederherzustellen.
Wenn Wissen nicht geteilt und zugänglich ist, verschwenden die Mitarbeitenden Zeit damit, Lösungen neu zu erstellen, Fehler zu machen, die Menschen zuvor gemacht haben, nicht die Erkenntnisse zu erhalten, die sie benötigen, um produktiv zu sein, und die gleichen Fragen immer wieder zu beantworten. Kurz gesagt: Schlechter Wissensaustausch führt dazu, dass Unternehmen viel weniger effizient und produktiv arbeiten.
Ein effektives Wissensmanagementsystem reduziert diese Kosten der Ineffizienz, indem es das Wissen des Unternehmens verfügbar, zugänglich und genau macht. Für Unternehmen ist dies heute besonders wichtig, da die Teams viel stärker verteilt sind. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie mehrere Niederlassungen haben, entfernte Mitarbeitende einstellen oder viele Mitarbeitende sich im Home-Office befinden. Als Konsequenz steigt der Bedarf an einem System zur Verteilung von Wissen exponentiell an.
Wissensmanagement ist wichtig, aber nicht genug
Eine der größten Hürden bei der Implementierung eines Wissensmanagementsystems ist es, die Mitarbeitenden dazu zu bringen, es anzunehmen. Sie könnten befürchten, dass ein neues System zu viel Zeit in Anspruch nimmt oder dass die Weitergabe ihres Wissens den Wert, den sie bieten, verringert und ihre Arbeitsplätze gefährdet. Oder sie zögern einfach, ein weiteres neues Werkzeug oder Verfahren in ihre Arbeitsabläufe aufzunehmen.
Daher ist es wichtig, eine Strategie zu entwickeln, die nicht nur zeigt, wie das Unternehmen Wissen speichert und weitergibt, sondern auch, wie Sie die Mitarbeitenden ermutigen, dasselbe zu tun. Um erfolgreich zu sein, sollten Sie das Ziel haben, eine Unternehmenskultur zu schaffen, die dem Wissensaustausch Priorität einräumt. Und es schadet nicht, ein wirklich einfach zu bedienendes Wissensmanagementsystem zu haben, das sich in die bestehenden Workflows Ihrer Mitarbeitenden einfügt.
Das Ziel eines Wissensmanagement-Programms sollte nicht nur darin bestehen, positive Geschäftsergebnisse zu erzielen. Es sollte auch für Ihre Mitarbeitenden positive Ergebnisse bringen. Wenn Ihre Mitarbeitenden die Vorteile verstehen, sind Ihre Chancen, ein Wissensmanagement-Programm erfolgreich einzuführen, viel höher.
Beispiele für Wissensmanagement in Unternehmen
Wissensmanagement für ein breit aufgestelltes Wissen, welches in vielen Spezialgebieten auch in die benötigte Tiefe geht, umfasst unter anderem folgende Punkte:
Cross-Trainingsprogramme
Mentoring, Shadowing und andere Trainingsprogramme ermöglichen es den Mitarbeitenden, Geschäftswissen zu erwerben, indem sie anderen bei der Arbeit zusehen.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Dokumentenmanagementsysteme wie Google Drive oder Google Box ermöglichen es Unternehmen, Unternehmensdokumente in der Cloud zu speichern, gemeinsam zu nutzen und Zugriffsberechtigungen auf einer detaillierten Ebene zu steuern. Typischerweise verfügen diese Tools über Systeme zum Markieren von Dateien und Hinzufügen von Metadaten, die das Auffinden von Informationen erleichtern.
Content-Management-Systeme (CMSs)
Content-Management-Systeme wie SharePoint von Microsoft ermöglichen es Teams und Einzelpersonen, Informationen in einem Intranet zu veröffentlichen, zu aktualisieren und darauf zuzugreifen.
Soziale Netzwerktools
Private soziale Netzwerktools wie Workplace by Facebook und Slack ermöglichen es Teams, in einem gemeinsamen Raum zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Diese Tools fungieren aber auch als Wissensmanagementsysteme, da sie alle historischen Gespräche speichern und es den Mitarbeitenden ermöglichen, nach zuvor diskutierten Informationen zu suchen.
Chatbots
Chatbots wie Spoke nutzen KI und maschinelles Lernen, um auf Fragen von Mitarbeitenden und Informationsanfragen zu reagieren. Mit Hilfe von Chatbots müssen sich die Mitarbeitenden nicht darum kümmern, wen sie fragen oder wohin sie sich für Informationen wenden sollen, die sie benötigen. Sie müssen nicht in einem CMS, Dokumentensystem oder Chat-Verlauf herumstöbern. Sie können natürliche Fragen stellen und der Chatbot wird die besten Informationen aus seiner Wissensdatenbank anzeigen, unabhängig davon, wo diese Informationen in der Organisation liegen.
Websession: Wissensmanagement
Sollten Sie Fragen zu uns und unserer Arbeit oder konkret zu Umstellungsprojekten haben, dann vereinbaren Sie eine kostenlose Websession mit uns.
FAQ
Warum ist Wissensmanagement wichtig?
Wissensmanagement ermöglicht effektiven Wissensaustausch, verhindert Silos und steigert die Effizienz.
Wer verfügt über welches Wissen?
Über 40% der Mitarbeitenden nehmen nicht aktiv am Wissenstransfer teil, was zu Zeitverschwendung führt.
Welche Beispiele gibt es für Wissensmanagement in Unternehmen?
Beispiele sind Cross-Trainingsprogramme, Dokumenten- und Content-Management-Systeme, soziale Netzwerktools und Chatbots.
