Guido Klempien
 - 8. August 2019

Wissensmanagement

Quick Win Wir leben in einer wissensbasierten Wirtschaft und machen Wissen zu einem der wichtigsten Güter des modernen Unternehmens. Wissensmanagement beschreibt ein System und einen Teilprozess der Human Resources, welche Menschen in einem Unternehmen helfen, Geschäftswissen und -informationen zu teilen, darauf zuzugreifen und zu aktualisieren. 

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Warum ist Wissensmanagement wichtig?

WissensmanagementDie Verbreitung verschiedener Apps, die von verschiedenen Teams in verschiedenen Unternehmen verwendet werden, führt dazu, dass nützliche Informationen zunehmend in Silos innerhalb von Unternehmen leben. Und das verschlimmert nur die Auswirkungen von Stammeswissen, das ungeschriebene Informationen sind, die nicht außerhalb eines Teams weitergegeben werden.

Die Mitarbeiter kündigen und gehen in den Ruhestand und nehmen das mit, was auf jahrzehntelanges Firmenwissen hinauslaufen kann. Selbst wenn sie ihre Nachfolger vor dem Ausscheiden schulen, können ausscheidende Mitarbeiter nie alles weitergeben, was sie wissen, weil ein gewisses Wissen stillschweigend ist. Wir haben stillschweigendes Wissen und Können darauf reagieren, aber wir wissen nicht unbedingt, wie wir es kommunizieren sollen – und sind uns dessen vielleicht nicht einmal bewusst.

Festplatten versagen und Geräte gehen verloren oder werden gestohlen, wodurch alle lokal gespeicherten Informationen gelöscht werden. Bei der Speicherung von Wissen in E-Mail-Threads und auf lokalen Laufwerken besteht immer das Risiko eines unbeabsichtigten Verlusts – ganz zu schweigen davon, dass lokal gespeichertes Wissen für andere, die es benötigen, nicht verfügbar ist. Wissensmanagement ist wichtig, weil diese Situationen unvermeidlich sind.

Es wird davon ausgegangen, dass über 40% der Mitarbeiter in Unternehmen nicht aktiv am Wissenstransfer teilnehmen. All dies führt dazu, dass Wissensarbeiter 30% ihrer Zeit damit verbringen, nach bereits vorhandenen Informationen zu suchen oder diese wiederherzustellen.

Wenn Wissen nicht geteilt und zugänglich ist, verschwenden die Mitarbeiter Zeit damit, Lösungen neu zu erstellen, Fehler zu machen, die Menschen zuvor gemacht haben, nicht die Erkenntnisse zu erhalten, die sie benötigen, um produktiv zu sein, und die gleichen Fragen immer wieder zu beantworten. Kurz gesagt: Schlechter Wissensaustausch führt dazu, dass Unternehmen viel weniger effizient und produktiv arbeiten.

Ein effektives Wissensmanagementsystem reduziert diese Kosten der Ineffizienz, indem es das Wissen des Unternehmens verfügbar, zugänglich und genau macht. Für Unternehmen ist dies heute besonders wichtig, da die Teams viel stärker verteilt sind. Wenn Sie mehrere Niederlassungen haben oder entfernte Mitarbeiter einstellen, steigt der Bedarf an einem System zur Verteilung von Wissen exponentiell an.

Wissensmanagement ist wichtig, aber nicht genug

Wissensmanagement für UnternehmenEine der größten Hürden bei der Implementierung eines Wissensmanagementsystems ist es, die Mitarbeiter dazu zu bringen, es anzunehmen. Sie könnten befürchten, dass ein neues System zu viel Zeit in Anspruch nimmt oder dass die Weitergabe ihres Wissens den Wert, den sie bieten, verringert und ihre Arbeitsplätze gefährdet. Oder sie zögern einfach, ein weiteres neues Werkzeug oder Verfahren in ihre Arbeitsabläufe aufzunehmen.

Daher ist es wichtig, eine Strategie zu entwickeln, die nicht nur zeigt, wie das Unternehmen Wissen speichert und weitergibt, sondern auch, wie Sie die Mitarbeiter ermutigen, dasselbe zu tun. Um erfolgreich zu sein, sollten Sie das Ziel haben, eine Unternehmenskultur zu schaffen, die dem Wissensaustausch Priorität einräumt. Und es schadet nicht, ein wirklich einfach zu bedienendes Wissensmanagementsystem zu haben, das sich in die bestehenden Workflows Ihrer Mitarbeiter einfügt.

Das Ziel eines Wissensmanagement-Programms sollte nicht nur darin bestehen, positive Geschäftsergebnisse zu erzielen. Es sollte auch für Ihre Mitarbeiter positive Ergebnisse bringen. Wenn Ihre Mitarbeiter die Vorteile verstehen, sind Ihre Chancen, ein Wissensmanagement-Programm erfolgreich einzuführen, viel höher.

Beispiele für Wissensmanagement in Unternehmen

Wissensmanagement für ein breit aufgestelltes Wissen, welches in vielen Spezialgebieten auch in die benötigte Tiefe geht, umfasst unter anderem folgende Punkte:

Cross-Trainingsprogramme

Mentoring, Shadowing und andere Trainingsprogramme ermöglichen es den Mitarbeitern, Geschäftswissen zu erwerben, indem sie anderen bei der Arbeit zusehen.

Dokumentenmanagementsysteme

Dokumentenmanagementsysteme wie Google Drive und Google Box ermöglichen es Unternehmen, Unternehmensdokumente in der Cloud zu speichern, gemeinsam zu nutzen und Zugriffsberechtigungen auf einer detaillierten Ebene zu steuern. Typischerweise verfügen diese Tools über Systeme zum Markieren von Dateien und Hinzufügen von Metadaten, die das Auffinden von Informationen erleichtern.

Content-Management-Systeme (CMSs)

Content-Management-Systeme wie SharePoint von Microsoft ermöglichen es Teams und Einzelpersonen, Informationen in einem Intranet zu veröffentlichen, zu aktualisieren und darauf zuzugreifen.

Soziale Netzwerktools

Private soziale Netzwerktools wie Workplace by Facebook und Slack ermöglichen es Teams, in einem gemeinsamen Raum zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Diese Tools fungieren aber auch als Wissensmanagementsysteme, da sie alle historischen Gespräche speichern und es den Mitarbeitern ermöglichen, nach zuvor diskutierten Informationen zu suchen.

Chatbots

Chatbots wie Spoke nutzen KI und maschinelles Lernen, um auf Fragen von Mitarbeitern und Informationsanfragen zu reagieren. Mit Hilfe von Chatbots müssen sich die Mitarbeiter nicht darum kümmern, wen sie fragen oder wohin sie sich für Informationen wenden sollen, die sie benötigen. Sie müssen nicht in einem CMS, Dokumentensystem oder Chat-Verlauf herumstöbern. Sie können natürliche Fragen stellen und der Chatbot wird die besten Informationen aus seiner Wissensdatenbank anzeigen, unabhängig davon, wo diese Informationen in der Organisation liegen.

Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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