Personalplanung in drei Schritten: Smart und effizient planen
Viele Unternehmen plagen sich weiterhin mit der Sorge herum, während der Corona-Zeit keine Mitarbeiter entlassen zu müssen. Um dies zu verhindern, werden einige der Mitarbeiter in Kurzarbeit geschickt. Ein nicht einfacher, aber derzeit unumgänglicher Schritt, um Arbeitsplätze, Existenzen und Unternehmen zu sichern. Die ohnehin schon aufwendige Personalplanung wird durch die vielen Mitarbeiter in Kurzarbeit zusätzlich erschwert. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen in drei Schritten zeigen, wie Sie die erschwerte Organisation und Planung in Ihrem SAP System abbilden und effizienter gestalten können, um die Krise zu meistern und Ihre Mitarbeiter zu schützen.
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1. Schritt: Kurzarbeit in SAP einrichten
Um administrative Aufwände schnellstmöglich zu minimieren und eine korrekte Lohnfortzahlung Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten, sollte das Szenario Kurzarbeit in Ihrem System eingerichtet sein. Im Grunde müssen Sie dafür nur an einigen Stellschrauben in Ihrem SAP-HCM-System drehen und weitere Infotypen einrichten. Sie und ich wissen, dass das aber nicht „einfach mal so“ erledigt ist. In unserem Beitrag Kurzarbeit mit SAP HCM hat mein Kollege Shawn Sweeney noch mal detailliert erläutert, was für die Einrichtung von Kurzarbeit in Ihrem System notwendig ist und wie Sie dies sinnvoll umsetzen können.
2. Schritt: Personalplanung anpassen
Die Anpassung der Personalplanung stellt uns vor eine größere Hürde. Oft wird Personal noch in Excel-Listen, auf Papier oder in Dritt-Systemen gepflegt. Sie müssen also zunächst einmal einen Plan über die aktuell anfallenden Arbeiten machen. So können Sie beurteilen, wie viele und welche Mitarbeiter Sie in Kurzarbeit schicken können. Dabei müssen Sie auch die Kenntnisse und Fähigkeiten Ihrer Arbeitskräfte beachten. Einige Positionen bedürfen spezieller Qualifikationen und müssen durch eben dieses qualifizierte Personal besetzt werden. Qualifikationen können ebenso wie die Kurzarbeit im SAP-HCM-System eingerichtet und für die Personalplanung als Planungsgrundlage verwendet werden.
Sobald nun eine Übersicht der anstehenden Aufgaben erstellt wurde, müssen Sie das qualifizierte Personal dafür finden. Eine SAP integrierte Personalplanungs-Software kann Sie dabei unterstützen. Sie bezieht die Qualifikationen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten, sowie die Informationen über Kurzarbeit der Mitarbeiter direkt aus dem System und stellt sie für die Planung bereit.
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Um die Aufrechterhaltung des Betriebs sicherzustellen, müssen nun alle vorher genannten Faktoren vereint werden. Die Grundlage bildet der Personalbedarf inklusive der dazu benötigten Qualifikationen. Sie suchen dafür das passende Personal aus Ihrem Pool heraus und planen nun am besten wochenweise. Aus Erfahrung bietet sich besonders eine vierwöchige Planung in die Zukunft an.
Was Sie unbedingt beachten sollten:
- Einhaltung gesetzlicher Regelungen in Bezug auf
- Arbeitszeiten
- Ruhezeiten
- Einhaltung individueller Betriebsvereinbarungen
- Möglichst immer die gleichen Mitarbeiter gemeinsam einplanen (zur Senkung des Infektionsrisikos)
- Persönliche Präferenzen der Mitarbeiter
Steht der vierwöchige Plan, sollte dieser von einer zweiten Instanz überprüft werden. Durch das Vieraugenprinzip fallen Fehler und Unstimmigkeiten häufig auf und werden vermieden.
Wurde der Plan durch einen Kollegen oder ein System geprüft, kann er anschließend an Ihre Mitarbeiter herausgegeben werden. Hierbei sollten Sie natürlich auf Anonymisierung achten. Vermeiden Sie es nach Möglichkeit, konkrete Abwesenheitsgründe oder Kontingente auf dem Plan anzuzeigen.
3. Schritt: Kontinuierliche Prüfung und Anpassung
Im dritten Schritt sollten Sie Ihren erstellten Personalplan kontinuierlich auf Abweichungen oder Änderungen prüfen. Natürlich kommt es vor, dass sich ein Mitarbeiter spontan krank meldet. In diesem Fall müssen Sie schnell reagieren und geeigneten Ersatz beschaffen. Dabei ist natürlich besonders auf die in Schritt 2 genannten Punkte zu achten. Somit sollte die Prüfung der aktuellen Woche sollte täglich stattfinden.
Doch nicht nur kurzfristige Abweichungen vom Plan müssen gemanagt werden. Prüfen Sie am besten auch die längerfristige Planung jede Woche erneut. Am besten setzten Sie sich für diese Aufgaben einen wöchentlichen Reminder, bis der Blick auf die Planung irgendwann Routine wird.
Zu guter Letzt noch ein wichtiger Hinweis: Sie sollten für jeden Ihrer Personalplaner stets einen Stellvertreter im Repertoire haben. Fällt ein Planer aus, sei es krankheitsbedingt, wegen Urlaub oder aufgrund eines Unternehmensaustritts, muss die Planung nahtlos weitergeführt werden. Nur so kann ein flüssiger Betrieb aufrecht erhalten werden.
Alternative zu Excel und Co: SAP-basierte Personalplanung
Als Alternative zur Excel-Planung und zu verschiedensten Lösungen von Drittanbietern haben wir die SAP integrierte Personaleinsatzplanung entwickelt. Diese Lösung basiert auf der Fiori-Technologie und bildet individuelle Planungsprozesse ab. Die Planung ist dabei Bedarfs- und Qualifikationsorientiert und alle Daten aus dem System können für eine effiziente Planung verwendet werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Qualifikationen
- An- und Abwesenheiten
- Arbeitszeitpläne
- Kapazitätsbedarfe
- uvm.
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