Effiziente Schichtplanung mit SAP
Mithilfe eines gut organisierten Schichtplanungs-Systems behalten Sie und Ihre Mitarbeitenden den Überblick über Ihre Schichten und Arbeitszeiten und stellen einen reibungslosen Arbeitsablauf sicher. Am besten funktioniert das digital. Für die Schichtplanung können SAP-Kunden neben dem etwas eingestaubten SAP-Modul zwischen vielen unterschiedlichen Drittanbieter-Lösungen entscheiden, die jedoch nicht direkt in das SAP-System integriert sind. In diesem Beitrag erfahren Sie zum einen, wie Sie die Schichtplanung effizient umsetzen können und worauf Sie achten sollten. Zum anderen stelle ich Ihnen unser Tool zur Personaleinsatzplanung vor, das direkt in SAP eingebunden ist und auf Basis Ihrer SAP-Daten funktioniert.
Was ist ein Schichtplan?
Ein Schichtplan ist ein Hilfsmittel der Personaleinsatzplanung für Unternehmen mit Schichtarbeit. In einem Schichtplan erstellen und koordinieren Sie Schichten, Arbeitszeiten und Aufgaben Ihrer Mitarbeitenden übersichtlich und transparent an einem Ort. Somit stellen die Verantwortlichen sicher, dass die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort im Einsatz sind und können dadurch eine bedarfs- sowie mitarbeiterorientierte Arbeitszeitgestaltung erzielen.
Bei der Schichtplanung gilt natürlich: Je größer die Belegschaft, desto umfangreicher wird die Planung. Mit einer manuellen oder gar analogen Schichtplanung (Planungstafeln oder Whiteboards) können die Verantwortlichen an ihre Grenzen stoßen: Schnell können sie den Überblick verlieren, vergessen, Änderungen einzutragen oder übersehen, wenn die Schichtplanung mal nicht den vorgeschriebenen Gesetzen entspricht.
Herausforderungen in der Schichtplanerstellung
Die Schichtplanung nimmt viel Zeit und Aufwand in Anspruch. Schließlich müssen Sie unterschiedliche Komponenten wie Qualifikationen der Mitarbeitenden aber auch Urlaubszeiten und gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten beachten, bevor Sie einen endgültigen Plan erstellen, der nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für alle Beschäftigten funktioniert.
Hinzu kommen Anforderungen und Besonderheiten von unterschiedlichen Branchen: In produzierenden Unternehmen müssen Sie darauf achten, die Anzahl an Mitarbeitenden und zusätzliche Arbeitszeiten an die aktuelle Auftragslage anzupassen. Auch im Gesundheitssektor (in Krankenhäusern oder Pflegeeinrichtungen) müssen Sie die Anzahl der Mitarbeitenden kurzfristig an die Anzahl von Patienten und Patientinnen anpassen. Hier ist also eine flexible Planung wichtig und ein unübersichtliches Board sehr hinderlich.
Datenschutz und Schichtplan
Der Datenschutz ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil von Schichtplänen. Schließlich sind hier sensible Mitarbeitenden-Daten enthalten wie unter anderem:
- Name und Tätigkeit
- Stammdaten
- Zutrittsmanagementdaten
Diese Daten gehören zu den personenbezogenen Daten und sind somit dem Datenschutz unterlegen. Ausgedruckte und öffentlich ausgehängte Schichtpläne werden also der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht gerecht. Es ist daher sinnvoller, wenn alle Aspekte rund um Arbeitszeiten und Tätigkeiten in digitaler Form vorliegen und Unbefugte keinen Zugriff auf die Daten erhalten.
So können Sie Ihren Schichtplan in SAP umsetzen
Um SAP-Anwendenden eine effiziente Schichtplanung zu ermöglichen, die direkt im SAP-System stattfindet und doppelten Pflegeaufwand vermeidet, haben wir das Tool „Personaleinsatzplanung mit SAP“ entwickelt. Das Tool können Sie wie ein eigenes SAP-Modul nutzen. Sie benötigen weder eine neue Infrastruktur noch eine doppelte Erfassung in mehreren Systemen. Unsere Schichtplanung können Sie in Ihrem ERP-System oder im HR-Personalmodul betreiben. In beiden Fällen ist auch eine kombinierte Verwendung der Personal- und Produktionsdaten möglich.
Planungshorizont
Mit der Schichtplanung in SAP erhalten Sie die Möglichkeit, flexibel für eine oder zwei Wochen oder gar einen Monat im Voraus zu planen. Unsere Oberfläche baut sich dynamisch passend zu Ihrer Datenauswahl auf, sodass Sie individuell entscheiden können, wie die Planung aussehen soll. Die Lösung bietet Ihnen individuelle Anpassungsmöglichkeiten in allen Bereichen, u. A.:
- welche Daten pro Tag,
- welche Daten zu Mitarbeitenden
- und welche Summendaten
Sie sich anzeigen lassen möchten.
Blick in die Software: Planungshorizont Wochenansicht
Daten zu Mitarbeitenden individuell anpassen
Für Ihre Schichtplanung benötigen Sie Daten zu Ihrer Belegschaft. Welche Daten jedoch relevant sind, unterscheidet sich oftmals von Bereich zu Bereich – natürlich werden in der Produktion andere Informationen benötigt als im Servicebereich. Um die Planung individuell für alle Bereiche anzupassen, erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen, welche Daten für Sie relevant sind. So kann Ihre Schichtplanung in jedem Bereich so dargestellt werden, wie Sie sie benötigen.
Gesetzeskonformität des Schichtplans prüfen
Eine gute Schichtplanung unterstützt Verantwortliche dabei, die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden gesetzeskonform zu planen. Das stellen wir in unserer Lösung mithilfe von Meldungen und Prüfungen sicher, die sowohl die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben als auch bspw. von Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder ähnlichem abbilden können. Auch diese Prüfungen können Sie individuell für den jeweiligen Unternehmensbereich steuern.
Automatisierte Schichtplanung
Mit unserem digitalen Schichtplan haben Sie nicht nur den Vorteil, dass Sie der DSGVO gerecht werden und somit den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherstellen, sondern Sie haben auch die Möglichkeit, den Schichtplan automatisiert zu erstellen. So sparen Sie viel Aufwand und Zeit ein, da nun unsere Software die mühselige Aufgabe der Schichtplanerstellung übernimmt.
Schichtpläne einfach erstellen
Die Schichtplanerstellung ist eine aufwendige Arbeit, die vielen Verantwortlichen Kopfschmerzen bereitet und viel Zeit in Anspruch nimmt. Außerdem verstößt ein ausgedruckter und öffentlich ausgehängter Schichtplan gegen die Vorschriften der DSGVO, wenn Sie nicht das eindeutige Einverständnis aller Mitarbeitenden erhalten. Diesen Aufwand und das Risiko eines unberechtigten Datenzugriffs können Sie ganz einfach mithilfe unserer digitalen Softwarelösung „Personaleinsatzplanung mit SAP“ vermeiden.
Haben Sie Fragen? Dann stellen Sie mir diese gerne. Ich freue mich auf Ihren Kontakt!
Demo Personaleinsatzplanung
Werfen Sie einen Blick in die mindsquare Personaleinsatzplanung mit SAP
FAQ
Was ist ein Schichtplan?
Ein Schichtplan dient zur Planung von Schichten, Arbeitszeiten und Aufgaben, die übersichtlich an einem Ort gesammelt werden. Ein gut ausgearbeiteter Schichtplan ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitarbeitenden möglichst vorausschauend und effektiv einzusetzen.
Was ist bei der Schichtplanung zu beachten?
Bei der Schichtplanung ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in Bezug auf die Arbeitsstundenanzahl, die Pausenzeiten, die Zeiten zwischen den einzelnen Schichten und Urlaubszeiten zu beachten. In besonderen Situationen wie einer Schwangerschaft oder Minderjährigkeit von Mitarbeitenden können hier strengere Regelungen auf Unternehmen zukommen. Da bei der Schichtplanung mit mitarbeiterbezogenen Daten gearbeitet wird, ist die Einhaltung des Datenschutzes (DSGVO) enorm wichtig.
Warum ergibt eine digitale Schichtplanung Sinn?
Die manuelle Schichtplanung nimmt viel Zeit und Aufwand in Anspruch, da Verantwortliche viele unterschiedliche Komponenten im Kopf behalten müssen, damit das Unternehmen und die Mitarbeitenden zufrieden sind. Mit einer digitalen Schichtplanung sparen Sie Zeit ein, da gesetzliche Anforderungen und Vorlieben von Mitarbeitenden bereits gespeichert sind.
Wie kann die Schichtplanung in SAP umgesetzt werden?
Das mindsquare-Schichtplanungstool ermöglicht eine effiziente Schichtplanung, die den reibungslosen Ablauf im Unternehmen unterstützen kann und das voll in SAP integriert. Neben automatisierter Planerstellung, die viel Zeit und Arbeit spart, können Sie sich sicher sein, dass die Planung sowohl DSGVO-konform ist als auch die gesetzlichen Ansprüche wie Pausenzeiten etc. erfüllt. Gemeinsam mit unseren Experten richten Sie bereichsspezifische Anforderungen ein, die die SAP-Schichtplanung erfüllt.
Tool für Ihre Personaleinsatzplanung mit SAP
Mit unserem Tool für die Personaleinsatzplanung mit SAP erhalten Sie eine Lösung, die vollständig in SAP integriert ist. Erfahren Sie mehr.
