Digitale Personalakten: Chancen und Risiken Part 2 – Aus Personalsicht
Die Einführung einer digitalen Personalakte wird für viele Unternehmen ab einer gewissen Größe zur absoluten Notwendigkeit. Andere profitieren in hohem Maße von den gebotenen Funktionalitäten und Kosteneinsparungen. Im Folgenden stellen wir Ihnen Chancen und Risiken vor, die die Einführung einer digitalen Personalakte mit sich bringt.
Vorteile aus Sicht der Personalabteilung
Dass die Einführung einer digitalen Personalakte viele Vorteile bieten kann, ist den meisten Unternehmen klar. Doch wie sehen diese Vorteile genau aus? Viele Anbieter werfen mit verschiedenen Funktionen und Technologien um sich, so dass man bei der Suche leicht den Überblick verlieren kann. Wir haben Ihnen die Informationen der beliebtesten Anbieter gesammelt und nach den folgenden Aspekten strukturiert, damit Sie sich abhängig von dem in Ihrem Unternehmen identifizierten Engpass eine schnelle Übersicht verschaffen können.
In einem vorigen Beitrag habe ich über die Chancen und Risiken der digitalen Personalakte aus IT-Sicht beschrieben. Dort ging es um Datenqualität, Integration, Datensicherheit und Datenschutz.
Abb. 1: Unserer Erfahrung nach kann eine digitale Personalakte viele Aspekte Ihres Unternehmens bereichern.
Prozessoptimierung
Der erste Ansatzpunkt für Verbesserungsmöglichkeiten liegt in den verknüpften Prozessen selbst. Hierbei kommen folgende Potenziale auf:
- Services für Mitarbeitende werden erheblich verbessert
- Personalbetreuende und Sachbearbeitende werden durch automatisierte Vorgänge und Prozesse entlastet
- Sowohl für Mitarbeitende (Employee Self Services) als auch für Führungskräfte (Manager Self Services) werden neue und einfachere Prozesse geschaffen, die vorher gar nicht erst möglich waren
- Bestehende ESS/MSS können integriert, verbessert oder erweitert werden.
Insgesamt schaffen Sie erhebliche Verbesserungen in der Anwenderfreundlichkeit. Die Personalabteilung und Sachbearbeitung wird erheblich entlastet und kann sich strategischen Aufgaben widmen, die dem Unternehmen einen erheblichen Mehrwert bieten. Durch eine digitale Personalakte ermöglichen Sie sich ein intelligentes Information Lifecycle Management.
Größere Einsparungen
Besonders für größere Unternehmen birgt eine DPA erhebliches Potential zur Einsparung von Altlasten, die sich über die Bestehenszeit des Unternehmens angesammelt haben und nun Prozesse behindern, anstatt sie zu unterstützen. Hierzu zählen:
- Einsparung von Bürofläche, Mietkosten, Lagergebühren
- Kosten für den Versand der physischen Akten von einem Standort zum anderen entfallen
- Papier- und Druckkosten verringern sich
- Teilweise können Sie große Teile der Arbeitszeiten auf wertschöpfende Prozesse umlenken, wenn Sie Zugriffszeiten minimieren und Suchfunktionen schnell die benötigten Daten liefern (bis zu 30% Arbeitszeiteinsparungen)
Schnellere Geschwindigkeit und Zugriff
Durch den neuen Zugriff auf Akten optimieren Sie viele Ihrer Prozesse und ermöglichen eine neue Art der Prozessabläufe:
- Zugriff auf Personaldokumente erfolgt leichter, flexibler und schneller, was für insbesondere Sachbearbeitende wichtig ist
- Abruf von Echtzeit-Daten
- Standortunabhängiger und systemübergreifender Zugriff
- Zentrale Verfügbarkeit der Dokumente, auch simultaner Zugriff möglich
- Gleichzeitiger Zugriff auf eine Akte, auch mobil möglich
- Schnelle Suche per Volltext
- Minimale Wartezeiten beim Versand von Akten zwischen Standorten
- Bei SAP-basierten Lösungen: Mobiler Zugriff auf die Akte per Smartphone oder Tablet / webbasierte Akte auf Basis SAP Fiori / HTML5
In unserer Erfahrung hat sich gezeigt, dass besonders die Kombination aus schlankeren Prozessen und den Einsparungen, die sich aus der Einführung einer digitalen Personalakte ergeben, auszahlen. Dies geht soweit, dass sich die Kosten einer Einführung im Durchschnitt bereits nach ein bis zwei Jahren vollkommen amortisieren.
Risiken bei der Einführung einer digitalen Personalakte
Neben den aufgezählten Vorteilen und Chancen gibt es auch einige Risiken zu berücksichtigen. Allerdings sind diese weniger technischer als organisatorischer Natur. So entstehen die meisten Probleme mit DPA nicht durch die Technologie selbst, sondern durch das Umfeld, wie z. B. die damit verbundenen Prozesse oder ein undurchdachter Einführungsprozess.
Ungenügende Digitalisierung und geringes Knowhow
Um Daten zu digitalisieren, müssen Sie die dazugehörigen Prozesse durchdenken und digitalisieren. Ich rate Ihnen hier, die Digitalisierungsgrade anzugleichen und gemeinsam sukzessive zu erhöhen.
Doch hierfür benötigen Knowhow und Erfahrung in vielen Themenbereichen. Schließlich brauchen Sie ein großes Wissen für das Digitale-Personalakte-Projekt, welches die verschiedenen DPA Technologien, Prozessberatung und die SAP Basistechnologien einschließen muss. Nur so können Sie das vollständige Potenzial einer solchen Einführung erreichen.
Rechtliche Herausforderungen
Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Personalakten jederzeit vor unbefugter Einsicht zu schützen. Somit müssen Sie gesetzliche Bestimmungen für die Server einhalten, auf denen die Daten gespeichert werden, auch wenn das ein anderer Anbieter übernimmt. Zertifikate und Überprüfungen schaffen hier vorab Sicherheit.
Personalakten dürfen nur Angaben enthalten, für die ein sachliches Interesse des Arbeitgebers besteht. Alles, was darüber hinaus geht, ist rechtlich unzulässig und die Einhaltung wird durch interne (Datenschutzbeauftragte, Betriebsräte) wie externe (BvD e.V., DVD e.V., …) Verbände sichergestellt. Zudem ist ein weltweiter und stetiger Zugriff auf alle gespeicherten Daten zwar möglich – dies kann aber auch schnell zum Problem werden.
§ 32 des Datenschutzgesetzes deckt und legitimiert einfache Personalakten. Bei qualitativen Personalakten existiert hier aber keine sichere Rechtsgrundlage. Somit müssen Sie Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge schaffen, um diese Grundlage zu bilden.
Automatisierungen und Auswertungen
Die Digitale Personalakte vereinfacht Recherchen und Auswertungen durch die Vielfalt der einbeziehbaren Daten und macht diese zudem aussagekräftiger. Dies kann nur allzu schnell den Verdacht der Überwachung oder unzulässiger Mitarbeiterbeurteilungen erwecken. Oft wird auch von “gläsernen Mitarbeitenden” gesprochen.
Ebenso werden auch automatisierte Personalentscheidungen grundsätzlich möglich. Dies stellt jedoch eine weitere Quelle von Bedenken dar, die Sie vorab aus der Welt schaffen müssen.
Fazit
Die Einführung einer digitalen Personalakte bietet Unternehmen viele Chancen und Vorteile, wie verbesserte Prozesse, Einsparungen und schnelleren Zugriff auf Daten. Dadurch entlasten Sie Ihre Personalabteilung und Sie können sich mehr auf strategische Aufgaben konzentrieren. Allerdings gibt es auch Risiken, die nicht technischer Natur sind, sondern organisatorischer Art. Insgesamt ergibt sich jedoch ein erheblicher Return on Investment, sodass sich die Kosten einer Einführung im Durchschnitt bereits nach ein bis zwei Jahren vollständig amortisieren.
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