SAP Kurzarbeit – Ablauf und Einrichtung 2021
Auch wenn Kurzarbeit emotional und geschäftlich einen immensen Einfluss auf das Unternehmen selbst hat: das SAP-System ist davon recht unbeeindruckt. Kurzarbeit bedeutet für das SAP HCM nichts weiter als die Verwendung von noch mehr Infotypen und die Aktivierung diverser Stellschrauben in den Abrechnungs- und Zeitauswertungsschemas. Lassen Sie mich Ihnen einen Einblick in die wichtigsten Punkte zur Abbildung der Kurzarbeit in SAP HCM verschaffen – von der allgemeinen Pflege über das Customizing bis zu den für viele relevanten Auswertungen und den Einstellungen, die Sie dafür vornehmen müssen.
Voraussetzungen für Kurzarbeit in SAP HCM
Folgende Einstellungen müssen laut SAP für den Prozess in den Systemeinstellungen zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes gemacht werden:
- Abwesenheiten und Lohnkarten etc. müssen entsprechend nach den Anforderungen des KuG an die Berechnung geschlüsselt werden
- Für jede Periode der Kurzarbeit muss folgendes eingestellt sein:
- Gewährungszeitraum des KuG
- Mitarbeiter mit KuG einstellen
- Kurzarbeitszeitplan einrichten
Relevante Infotypen für Kurzarbeit
Kurzarbeit ist kein eigenes Submodul oder Business-Add-in. Der Prozess der Kurzarbeit ist nativer Bestandteil von SAP HCM – zumindest seit 2009. Damit sind auch die relevanten Infotypen für die HR-Abteilung überschaubar. Zur Steuerung der Kurzarbeit sind die folgenden Infotypen relevant:
- 0007 Sollarbeitszeit
Eintrag Kurzarbeitszeitpläne speziell für diese Person. - 2003 Vertretungen
Eintrag Kurzarbeit über Personaleinsatzplanung oder Einzelpflege einzelner Tage / Zeiträume. - 0049 – Kurzarbeit / Winterausfallgeld
Dieser Infotyp wird im Hintergrund von einem Job generiert. Damit bekommen alle Kurzarbeits-relevanten Mitarbeiter automatische einen Kurzarbeitszeitplan hinterlegt und werden für eben jenen Zeitraum auch beim Amt gemeldet. - 0052 Verdienstsicherung
Hier können dann die Arten der Verdienstsicherung hinterlegt werden.
Customizing und Einstelllungen
Ab hier wird es in diesem Blogbeitrag etwas technischer, beziehungsweise wird auf Ihr tieferes HCM-Knowhow zurückgegriffen. Mir ist es aber wichtig, dass die Zusammenhänge nicht nur fachlich (das gibt es auch in 100 anderen Blogbeiträgen), sondern auch technisch abgedeckt sind. Damit haben Sie im Zweifel einen ersten Anhaltspunkt dafür, das Thema bei Ihnen angehen zu können, bevor es quasi „gestern umzusetzen“ ist.
Im Grunde ist das Customizing übersichtlich:
- Konfiguration KUG Arbeitszeitmodelle
- Initialeinrichtung KUG für die Personalabrechnung
- Einrichtung von KUG-Perioden für die Personalabrechnung
Alles Andere sind dann etwaige Spezialfälle. Zum Beispiel für den Fall, dass Sie das D000-Schema im eigenen Namensraum haben oder die Zeitwirtschaft stark verbogen haben. SAP sieht das Customizing eher als Aktivierung des KUG-Prozesses.
Zeitwirtschaft und Stammdaten
Wenn die Kurzarbeit geplant ist, die Mitarbeiter also in geplanten Schichten Kurzarbeit leisten, macht es auf jeden Fall Sinn, einen eigenen Schichtplan zu erstellen. Dieser Schichtplan enthält dann die KUG-Tage mit 0 Sollstunden und kann im IT0049 hinterlegt werden. Die Differenz (der Ausfall) pro Mitarbeiter wird dann durch den Unterschied in Sollzeit aus dem IT0007 und dem hinterlegtem KUG-Plan in IT0049 ermittelt. Entsprechend braucht es auch einen neuen Tagesarbeitszeitplan mit eben 0 Sollstunden.
Wichtig ist vor allem die saubere Anmeldung beim Amt. Ohne Referenznummer kann Kurzarbeit nicht in IT0049 eingetragen werden!
Alternativ oder auch als Ausweichmöglichkeit dient der Infotyp 2003 Vertretungen. Die meisten werden ihn nur für sporadische Arbeitszeitänderungen nutzen oder sogar nur unbewusst: Der IT2003 wird von der Personaleinsatzplanung und dem TMW auch gerne im Hintergrund verwendet, sodass der User oft gar nicht weiß, dass er gerade Vertretungen pflegt. Auch für Kurzarbeit kann der IT2003 herangezogen werden. Mit der Vertretungsart “03” (Standard) erkennt das System den Tag als Ausfalltag. Bitte dann auch entsprechend den KUG-Tagesarbeitszeitplan mit 0 Sollstunden hinterlegen.
Infotyp 0049 Kurzarbeit
Analog zum Vergleich von IT0007 und IT0049 gleicht SAP nun IT0007, IT2003 und IT0049 ab um die Ausfallstunden für die Personalabrechnung und das Amt zu ermitteln.
Zusammengefasst:
- Neuer Tagesarbeitszeitplan mit 0 Sollstunden
- Neue Arbeitszeitpläne für KUG-Schichten
- Anpassung der Berechtigungen HR für IT2003, IT0049, IT0052
- Pflege IT0049
Inwieweit ist die Personalabrechnung von Kurzarbeit tangiert?
Hier spielt natürlich die eigentliche Musik. Die Handhabung der Kurzarbeit aus HR-Sicht und Voraussetzungen innerhalb der Zeitwirtschaft habe ich bereits geschildert. Die gute Nachricht ist: Es gibt einen eigenen dedizierten Customizing-Baum. Eine schlechte Nachricht gibt es übrigens nicht. 😉
Customizing Kurzarbeit
Vieles ist im Standard bereits sauber gepflegt. Die Vertretungsart sollte zum Beispiel auf „03“ stehen. Wenn Sie die PEP (Personaleinsatzplanung) im Einsatz haben, könnte es aber sein, das Sie das bereits etwas verbogen haben. Dann hätten Sie auch hier eine Einstellung vorzunehmen. Viel wichtiger ist aber nun die Durchdeklinierung von für KUG relevanten Abwesenheiten, die Definition neuer KUG-Lohnarten und deren Zuordnung, die Bestimmung der diversen Gewährungszeiträume und noch die Festlegung relevanter Personen.
Kurzarbeitsantrag als Self Service
Mit unserem Kurzarbeitsantrag können Führungskräfte einfach & unkompliziert Kurzarbeitsanträge für ihre Mitarbeiter einreichen!
Gerade der Abschnitt „Aktivitäten pro Ausfallperiode“ wird wiederkehrende Kurzarbeitsphasen erleichtern. Hier können Sie auch wieder den Bogen zum Infotyp0049 spannen und steuern, für welche Mitarbeiter welche Referenznummern gelten. Die zugehörige Batch-Inputmappe wird mit Report RPIKUGD0 generiert.
Nun noch zu meinem Lieblingsthema, da so schön 80er Jahre – das Schema! Im Schema D000, Teilschema DKB0 und DKU1, finden Sie die Standardbewertung und Verarbeitung der Kurzarbeit. Sollten Sie ihr Schema in den Z-Namensraum kopiert haben, schauen Sie einfach in das D000 rein und kopieren den Abschnitt. Im Normalfall läuft KUG dann sauber durch.
Das war’s!
Auswertungen zur Kurzarbeit
Natürlich haben wir , wie immer, den Lohnartenreporter als Tool der Wahl, wenn es um die Ergebniskontrolle der Lohnarten aus der Abrechnung heraus geht. Für Kurzarbeit gibt es dennoch auch weitere Standardmöglichkeiten. Mit der Transaktion “PC00_M01_CKULD” kommen Sie auf eine schöne Auswahl an ausführbaren Standardreports. Damit sind dann auch die Listen abgedeckt, die das Unternehmen verpflichtet ist an das Arbeitsamt zu melden.
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Auswertungen Kurzarbeit
- Daneben ist auch die Auswertung der Abwesenheiten relevant um zu kontrollieren, ob sich alles mit den KUG relevanten Abwesenheiten korrekt verhält.
Kleiner Hinweis: Auch für Österreich und die Schweiz gibt es analog Transaktionen zur KUG-Auswertung/-Bescheinigung
Möglichkeiten zur Vereinfachung der Pflege von Kurzarbeit
Alles oben Beschriebene löst das Kernproblem der Abbildung von Kurzarbeit. Was damit nicht gut gehandhabt wird, ist eine Integration in übliche ESS/MSS-Prozesse. Die Anmeldung von Kurzarbeit wird zwar gewiss von HR vorgenommen, die Bestimmung der betroffenen Mitarbeiter erfolgt allerdings oft über die Führungskräfte, Meister oder Vorarbeiter. Auch finde ich es unschön, dass momentan die Personalabteilung immer eingreifen muss, wenn die Arbeitszeit dann doch von der geplanten KUG abweicht.
Entsprechend macht eine Abbildung von KUG über die Personaleinsatzplanung, oder als ESS/MSS Service und kleine Fiori- (oder WDA-) Anwendung auf jeden Fall Sinn. Zumindest mit dem Hintergedanken, das Kurzarbeit oft in Wellen kommt und für eine gewisse Zeit wiederkehrend ist.
Wenn Sie noch weitere Fragen rund um die Einrichtung der Kurzarbeit in Ihrem SAP HCM haben, kontaktieren Sie mich gerne!
FAQ
Was ist Kurzarbeit?
Kurzarbeit im Arbeitsverhältnis bedeutet vorerst nichts schlimmes. Es bedeutet lediglich die vorübergehende Verringerung der regelmäßigen Arbeitszeit in einem Betrieb aufgrund eines erheblichen Arbeitsausfalls. Trifft so ein Szenario ein, können alle Mitarbeiter oder nur ein Teil der Arbeitnehmer des Betriebes von der Kurzarbeit betroffen sein.
Wie wird das Kurzarbeitergeld berechnet?
Eine Frage die sich bei dem Antritt in die Kurzarbeit gestellt wird ist: Wie berechnet sich mein Gehalt während der Kurzarbeit? Bei Kurzarbeit zahlt die Bundesagentur für Arbeit den betroffenen Beschäftigten 60 % des üblichen Gehaltes für die ausgefallene Arbeit, bei Beschäftigte mit Kindern beläuft sich das Kurzarbeitergeld auf 67 % des ausgefallenen Anteils des Nettogehalts.
Weiterführende Links zum Thema Kurzarbeit in SAP:
Alle technischen Details finden sie hier
