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Kurzarbeitsantrag als Self Service

Zur Zeit kämpfen viele Unternehmen um das wirtschaftliche Überleben. Damit dies gelingt steht bei vielen Kurzarbeit an der Tagesordnung. Wie soll diese aber schnell und einfach beantragt werden, wenn das Unternehmen gerade Kopf steht und die meisten Mitarbeiter im Home Office sind? Wohin also mit dem Papier Antrag für die Kurzarbeit? Spätestens in Zeiten von Home Office und Ausgangssperren kommen alte nicht digitale Prozesse an ihre Grenzen. Hier muss die IT ein einfaches und funktionales Tool liefern um Kurzarbeit unkompliziert, fehlerfrei  und Zeit sparend zu beantragen. Damit Zeit für die vielen anderen wichtigen Aufgaben übrig bleibt und kein Antrag verloren geht.

Der Fiori Kurzarbeitsantrag von ActivateHR

Mit dem Fiori Kurzarbeitsantrag bieten wir ihnen eine schnelle, effiziente und funktionierende Möglichkeit Kurzarbeit zu beantragen. Mit dieser App soll es Führungskräften bzw. Zeitbeauftragten möglich gemacht werden einen Antrag auf Kurzarbeit für ihre Mitarbeiter bei der Personalabteilung einzureichen. Letztlich können Vorgesetzte am besten und effizientesten Entscheiden welcher ihrer Mitarbeiter wie lange in Kurzarbeit geschickt werden kann und soll. Ist die Kurzarbeit beantrag wird ein n-Stufiger Genehmigungsworkflow gestartet, welcher bspw. von der Personalabteilung bearbeitet werden muss. Anschließend werden alle genehmigten Anträge per Verbuchungsreport korrekt im System verbucht.

Durch die Nutzung der Fiori Technologie können die Anwendungen unkompliziert vom Desktop aber auch von Mobilgeräten (Smartphones, Tablets) genutzt werden. Ebenso besteht die Möglichkeit die App auch im Home Office zur verfügung zu stellen.

Die Oberfläche

Der Führungskraft oder dem Zeitbeauftragten wird eine Fiori App zur Verfügung gestellt. Hiermit können unkompliziert Anträge für einzelne oder mehrere Mitarbeiter erfasst und anschließend an die Personalabteilung verschickt werden. Um einen Antrag zu erstellen kann der Nutzer eine Personalnummer auswählen, den Zeitraum der Kurzarbeit sowie die Stunden angeben. Darüber hinaus kann eine Begründung gepflegt werden. Über den Button hinzufügen kann der Antrag der Tabelle hinzugefügt werden.

Anträge einzeln erfassen

Die erfassten Anträge erscheinen anschließend in der Tabelle. Hier können sie nochmals bearbeitet und korrigiert oder gelöscht werden. Muss für mehrere oder gar einen Großteil des Teams Kurzarbeit beantragt werden kann über den Button „Massenerfassung starten“ zu einer speziellen Erfassungssicht gewechselt werden.  In dieser  wird im Teil des Bildschirms das aktuelle Team in einer Tabelle aufgeführt. Hier können die Mitarbeiter, für die ein Antrag erstellt werden soll, einfach ausgewählt werden. Darunter können die Informationen der Anträge Zentral gepflegt werden. So muss also der Zeitraum, die Stunden pro Mitarbeiter und die Begründung nur einmal gepflegt werden. Es ist darüberhinaus möglich eine abweichende Anzahl an Kurzarbeitsstunden für einen Mitarbeiter anzugeben. Ist diese Angabe in der Tabelle nicht gepflegt wird die allgemeine Angabe von unten übernommen. Die Anzeige der Teammitglieder kann auch sortiert und gefiltert werden, um auch in großen Teams den Überblick zu behalten.

Kurzarbeitsantrag – Massenerfassung

Sind alle Informationen gepflegt können die Anträge über den Button „Anträge hinzufügen“ der Antragstabelle hinzugefügt werden. Die App wechselt anschließend wieder auf den Start Screen mit der Antragstabelle (Bild 1). Alternativ kann über den Button Abbrechen die Erfassung beendet und verworfen werden. Die App wechselt ohne Änderungen zurück zum Start Screen (Bild 1).

Sind alle Anträge gepflegt können Sie über den Button „Anträge senden“ (Bild 1) an die Personalabteilung versendet werden. Diese erhält die Anträge nun kann sie prüfen und freigeben.

Die Features im Überblick

  • Oberfläche zur Erfassung von Kurzarbeitsanträgen für einzelne Mitarbeiter
  • Oberfläche zur Zeit sparenden Massen Erfassung von Anträgen für mehrere Mitarbeiter
  • n-stufiger Genehmigungsworkflow um die Genehmigung des Kurzarbeitantrages nach ihren Unternehmensrichtlinien abzubilden
  • Pufferdatenbank zur Zwischenspeicherung von Anträgen um einen reibungslosen und nachvollziehbaren Prozess zu ermöglichen
  • Hintergrundjob, der genehmigte Anträge aus der Pufferdatenbank im Infotyp verbucht und somit unnötige Wartezeiten für Anwender vermeidet
  • ausführliche technische Dokumentation: Für das Customizing und zur individuellen Erweiterbarkeit damit Sie lange etwas davon haben!
  • Benutzerhandbuch, das die Anwendung für die einzelnen Anwendergruppen erläutert
  • Möglichkeit Mitarbeiter remote zu schulen
  • vollständige und zügige (remote) Installation der Lösung in Ihr SAP System und Integration in Ihr ESS/MSS

Individuelle Erweiterbarkeit

Der Fiori Kurzarbeitsantrag von ActivateHR liefert bereits im Standard eine umfangreiche Funktionalität. Selbstverständlich sind Anpassungen und Erweiterungen an den Anwendungen anhand Ihrer individuellen Anforderungen möglich. Dadurch stellen wir sicher, dass Ihr Prozess optimal abgebildet wird.
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Produktauslieferungen während der Corona Pandemie

Sie stellen sich die Frage ob unsere Produkte auch während der Corona Pandemie ausgeliefert & angepasst werden können? Ja auch in dieser Zeit lassen wir Sie nicht mit ihren Problemen alleine! Wir haben jahrelange Erfahrung mit dem planen und durchführen von Remote Projekten. Ebenso haben wir schon zahlreiche Produktlieferungen remote vollzogen. Unser standardisiertes Projektvorgehen ermöglicht es uns auch hier höchsten Qualitätsanforderungen zu genügen. Wir konnten darüberhinaus auch gute Erfahrungen mit Workshops in Form von Websessions machen um ihre Anforderungen und Änderungswünsche an unseren Produkten aufzunehmen.

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