Shawn Conley Sweeney
22. November 2022

Digitalisierung der HR-Abteilung – Beispiele unserer Kundschaft

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Mit der Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung sparen Sie Aufwand und Zeit ein, erhalten Zugang zu grundlegenden HR-Daten und -Informationen, können datenbasierte Entscheidungen treffen und sich wieder mit den Anforderungen an die HR beschäftigen, die abseits von administrativen Tätigkeiten liegen. Doch wie kann man sich ein solches Digitalisierungsprojekt vorstellen? In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie mein Team und ich die HR-Abteilungen von zwei Kunden mithilfe von SAP SuccessFactors digitalisiert haben.

Was treibt die Digitalisierung im Personalwesen an?

Viele Personalabteilungen sind noch gar nicht oder nur teilweise digitalisiert – dadurch existieren viele manuelle Prozesse, die Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen. Dabei gibt es sowohl innere als auch äußere Treiber, die Herausforderungen in nicht digitalisierte Personalabteilungen bringen und dringend von Personalabteilungen angegangen werden müssen, um ihre HR-Organisation zukunftsfähig zu gestalten.

Zwei innere Treiber sind beispielsweise:

  • Personalmangel – bei vielen manuellen Aufgaben benötigen Sie auch viele Mitarbeitende, die diese erledigen. Dabei wird jede Arbeitskraft benötigt, um durch geeignete Maßnahmen z. B. den Fachkräftemangel zu bekämpfen und vorzubeugen.
  • HR als Service – Mitarbeitende wollen Unterstützung und brauchen Aufmerksamkeit, worauf das Personal reagieren muss.

Zwei äußere Treiber sind z. B.:

  • New Work – beschreibt den strukturellen Wandel unserer Arbeitswelt. Damit sind u. a. das Führungsverhalten und die Organisationsentwicklung eines Unternehmens gemeint, aber auch die veränderten Bedürfnisse von Arbeitnehmern.
  • Generationswechsel – jüngere Generationen wie die Generation Z (Jahrgänge von etwa 1997 bis 2010) haben andere Ansprüche an potenzielle Arbeitgeber als ältere Generationen, die die Beachtung und Berücksichtigung der HR-Abteilung erfordern.
Erfahren Sie, wie andere Unternehmen mit der Cloud-Suite SuccessFactors den Wandel von einer administrativen hin zu einer mitarbeiterorientierten und effizienten HR-Organisation geschafft haben.

Kundenbeispiel 1: Digitalisierung des Recruitings

Ein Unternehmen aus der Energiebranche mit etwa 25.000 Mitarbeitenden kam auf uns zu, um mit unserer Unterstützung ihr Recruiting zu digitalisieren. Der Stellungsausschreibungsprozess des Kunden dauerte bis dahin 3-8 Wochen und benötigte etwa 6 Beteiligte. Außerdem gab es kein digitales Bewerbermanagement, keine workflowgestützten Prozesse, keine digital unterstützten Kommunikationsmittel und -automatismen und keine Möglichkeit zur Auswertung und einfachen Pflege von Daten.

Der Recruiting-Prozess vor der Digitalisierung

Der Prozess fing bisher bei einer Führungskraft an, die eine Personalanforderung hatte. Die Führungskraft dieser Führungskraft prüfte wiederum, ob die Anforderung in Ordnung war, und leitete das Anforderungsprofil dann an die HR-Abteilung weiter. Sowohl die HR-Abteilung als auch das Marketing der HR passten die Stellenausschreibung an. Danach leitete das Personal die Ausschreibung an einen Dienstleister weiter, der die Ausschreibung ins Internet stellte und an die eigene IT, die die Ausschreibung im Intranet veröffentlichte.

Lösung: SuccessFactors Recruiting

Als Lösung wählte das Unternehmen SuccessFactors Recruiting. Mein ActHR-Team und ich haben zunächst eine Analyse des bestehenden Systems durchgeführt und eine Implementierungs-Konzeption erstellt. Danach haben wir das Unternehmen dabei unterstützt, eine Harmonisierung und Standardisierung der Prozesse durchzuführen.

Der Prozess der Stellenausschreibung startet nun mit dem Unternehmens-Organigramm, in dem offene Vakanzen erkannt werden können. Diese Vakanzen wurden vorher geplant oder sind durch das Ausscheiden eines Mitarbeiters / einer Mitarbeiterin entstanden. Daraus werden Personalanforderungen erstellt, die vorausgefüllt sind, da das Stellenprofil, die -beschreibung sowie die geforderten Kompetenzen bereits hinterlegt sind. Die Führungskraft überprüft lediglich, ob die Stelle besetzt werden soll und eine Person aus dem HR prüft das Layout. Nach diesen Prüfungen wird die Anzeige direkt automatisiert veröffentlicht.

Insgesamt verkürzt sich die Time-to-fill von 3-8 Wochen auf 1-4 Wochen und der Prozess benötigt nur noch etwa 2-3 Beteiligte.

Projektrahmen:

Kosten: 150.000 €

Implementierungszeit: ca. 6 Monate

Endergebnis:

  • Komplett digitaler Ende-zu-Ende-Prozess
  • Anbindung an das SAP-HCM-System (also keine Medienumbrüche mehr)
  • Vereinfachte Terminfindung mit Bewerbern
  • Vereinfachte Kandidatenkommunikation
  • Vereinfachte Informationsbereitstellung für BR und FK (Betriebsrat & Führungskraft)

Die Herausforderungen, die wir zu Beginn durch die Analyse identifiziert haben, konnten wir mit der Einführung des Moduls gänzlich beseitigen.

Kundenbeispiel 2: Einführung eines Learning-Management-Systems

Dieser Kunde, der aus der Chemie-Branche kommt und mehr als 1.500 Mitarbeitende beschäftigt, hatte das Problem, dass er über kein digitales Lernmanagement verfügte – mit dem auch dem Fachkräftemangel entgegengewirkt werden sollte. Außerdem besaß er keine workflowgestützten Zuweisungen für genehmigungspflichtige oder freiwillige Schulungsangebote und die Datenpflege war sehr aufwändig.

Durch die fehlende Automatisierung von Pflichtschulungen und der Karriereplanung war das Unternehmen nicht in der Lage, hochqualifizierte Arbeitsplätze nachzubesetzen, da Arbeitskräfte zu spät oder gar nicht in entsprechenden Bereichen geschult wurden. Außerdem waren in den Genehmigungsprozess für Schulungen etwa 2-4 Mitarbeitende involviert, was zu langen Bearbeitungszeiten geführt hat.

Das Lernmanagement vor der Digitalisierung

Beim alten Prozess haben Mitarbeitende aus der Qualitätssicherung, Arbeitssicherheit und HR-Abteilung jeweils festgehalten, welche Schulungen durchgeführt werden müssen. Diese Infos landeten dann im Personal, das alle in eine riesige Excel-Datei einpflegte.

Das Personal schickte die Excel-Datei dann an die Personalentwicklung, die daraufhin die Mitarbeitenden in Gruppen einteilte, damit diese über das Jahr verteilt Schulungstermine wahrnehmen konnten. Wenn eine Person krank war und somit nicht an einer Schulung teilnehmen konnte, fing der Prozess von vorne an und eine erneute Zuweisung wurde nötig.

HR-Mitarbeitende haben über die Excel-Datei nachvollziehen können, welche Mitarbeitenden bei welcher Schulung gefehlt haben, da Dozierende die Teilnehmerliste sowie Zertifikate darin hochgeladen haben – die Datei wurde damit immer größer. Insgesamt gab es zu viele manuelle Prozesse in die zu viele unterschiedliche Parteien eingebunden waren.

Lösung: SuccessFactors Learning

Um das Lernmanagement zu digitalisieren und zu vereinheitlichen, wurde als Lösung SuccessFactors Learning ausgewählt. Das Projekt haben mein Team und ich zunächst mit einer Analyse des bisherigen Prozesses und einer Konzeption des neuen gestartet. Dafür haben wir ein Redesign der aktuellen Zuweisungsprozesse erstellt und das Lernangebot modernisiert. Damit hat das Unternehmen eine zentrale Lernplattform mit Online-Möglichkeiten erhalten.

LMS im Vergleich: SAP Litmos vs. SuccessFactors Learning

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist allen Unternehmen klar, wie wichtig es ist, zentrale Prozesse zu digitalisieren.

Der Prozess nach der Digitalisierung läuft nun wie folgt ab:

Die Auswahl der Schulungen wurde automatisiert, wodurch Mitarbeitende aus HR, Qualitätssicherung und Arbeitssicherheit diese nicht mehr händisch zusammentragen müssen. Alle Mitarbeitenden haben einen persönlichen Schulungskatalog und können sich Schulungen auch online anschauen. Feedback zur Schulung und den Inhalten fragt das System automatisch direkt nach der Schulung und sechs Monate später ab, um den Lernerfolg der Mitarbeitenden zu messen. Die Ergebnisse werden in das globale Kompetenzprofil des Unternehmens geladen.

Projektrahmen:

Kosten: 250.000 €

Implementierungszeit: 9 Monate

Endergebnis:

  • Vollständige Automatisierung von Pflichtschulungen
  • Automatische Reportings – auch für Audits
  • Fokus der Personalentwicklung auf Individualschulungen
  • Basis geschaffen zum Ausbau der Nachfolgeplanung
  • Basis für eine Automatisierung der Karriereplanung

Auch bei diesem Kunden konnten wir alle zuvor identifizierten Probleme beseitigen.

Fazit – digitalisieren Sie Ihre HR-Abteilung noch heute

Ob Sie nun die gesamte HR-Abteilung oder erstmal nur einzelne Aufgabenbereiche digitalisieren wollen: In beiden Fällen erreichen Sie Optimierungen wie Zeit- und Aufwandseinsparungen. Anhand unserer beiden Kundenbeispiele haben Sie nun ein Bild davon, wie der Ablauf von Digitalisierungsprojekten im HR-Bereich aussehen kann und welche Optimierungen Sie erzielen können.

Wenn Sie mehr zum Thema erfahren wollen, nehmen Sie gerne an unserem Webinar „Wie Sie durch Digitalisierung die Effizienz und Zufriedenheit im Personalwesen steigern können“ teil! Hier erfahren Sie, wie Sie durch die Digitalisierung des HR-Bereichs zu einer modernen, mitarbeiterorientierten und effizienten HR-Organisation werden können.

Nadja Messer Kundenservice

Websession: Digitalisierung HR-Abteilung

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Durch knapp 8 Jahren HR Erfahrung in Kombination mit meiner Begeisterung für Technisches bin ich der perfekte Partner für Herausforderungen im Bereich HR-IT.

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