ACTIVATE HR » SuccessFactors - Komplettlösung für HCM in der Cloud
Effizienzsteigerung durch moderne HR-Lösungen: Ein Kundenbeispiel aus der Intralogistik
Die Anforderungen an die HR-IT-Landschaft von Unternehmen wachsen stetig. Besonders in globalen Organisationen mit zahlreichen Standorten und einer Vielzahl an Prozessen stoßen klassische Systeme oft an ihre Grenzen. Doch wie gelingt es, Zeitwirtschaft und Gehaltsabrechnung effizient zu harmonisieren und langfristig abzusichern? In diesem Beitrag zeigen wir, wie ein international tätiges Unternehmen aus der Intralogistik-Branche mit über 5.000 Mitarbeitern diese Herausforderung durch den Einsatz von SuccessFactors Time Tracking und H4S4 Payroll meisterte.
Die Ausgangssituation
Das Unternehmen stand vor typischen Herausforderungen, die viele große Organisationen kennen:
- Ablaufende Systemunterstützung: Das bestehende SAP HCM-System war nur noch bis Ende 2027 wartungsfähig.
- Unterschiedliche Systeme: Lokal variierende Lösungen für Zeit- und Abrechnungssysteme führten zu erhöhtem Aufwand und geringer Transparenz.
- Hoher Verwaltungsaufwand: Die Zeiterfassung und Validierung erfolgten manuell und waren zeitintensiv.
- Eingeschränkte Mobilität: Die mobile Erfassung von Arbeitszeiten war nicht flächendeckend möglich.
- Mangelnde Datenintegration: Echtzeit-Daten standen nicht standortübergreifend zur Verfügung.
Diese Ausgangslage verlangte nach einer Lösung, die nicht nur die aktuellen Prozesse verbesserte, sondern auch langfristige Sicherheit bot.
Die Lösung: SuccessFactors Time Tracking & H4S4 Payroll
Das Unternehmen entschied sich für die Einführung von SuccessFactors Time Tracking und H4S4 Payroll. Diese beiden Systeme boten die ideale Grundlage, um die bestehenden Herausforderungen zu lösen und die HR-Prozesse nachhaltig zu optimieren.
Zeitersparnis und Automatisierung
Die automatisierte Zeiterfassung und Validierung reduziert den manuellen Verwaltungsaufwand erheblich. HR- und Management-Teams gewinnen dadurch wertvolle Zeit für strategische Aufgaben.
Zentralisierung der Prozesse
Die Harmonisierung der Zeitwirtschaft über alle Standorte hinweg sorgt für einheitliche Abläufe und erhöhte Transparenz. Abwesenheiten, Überstunden und Zeitdaten werden zentral erfasst und können effizient verwaltet werden.
Compliance und Sicherheit
Mit SuccessFactors und H4S4 wurden gesetzliche Vorgaben automatisch eingehalten. Regelmäßige Updates und automatische Validierungen stellen sicher, dass die Abrechnung fehlerfrei und gesetzeskonform bleibt.
Cloud-basierte Skalierbarkeit
Die Migration in die Cloud ermöglicht es dem Unternehmen, die Abrechnung langfristig bis 2040 abzusichern. Gleichzeitig eröffnet die Cloud-Architektur die Möglichkeit, zukünftige Anforderungen flexibel zu integrieren.
Echtzeit-Datenverfügbarkeit
Dank der SAP Business Technology Platform (BTP) stehen Zeit- und Abrechnungsdaten standortübergreifend in Echtzeit zur Verfügung. Dies erleichtert nicht nur die Entscheidungsfindung, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den Teams.
Die Vorbereitung auf das Projekt
Unser Kunde hat vor der Umsetzung einige Vorbereitungsmaßnahmen getroffen, damit das Projekt reibungslos umgesetzt werden kann. Dazu hat er sechs verschiedene Schritte durchlaufen.
- Analyse der bestehenden Prozesse: In diesem Schritt hat das Unternehmen die bestehenden Zeitwirtschaftsprozesse analysiert, um sicherstellen zu können, dass das neue System alle Anforderungen erfüllt.
- Datenbereinigung: Im zweiten Schritt hat unser Kunde Arbeitszeitpläne und Zeitkonten bereinigt, sodass an dieser Stelle keine Zeitauswertungsprobleme aufkommen.
- Lizenzen und Add-On Check: Hier überprüfte das Projektteam, ob die für SuccessFactors Time Tracking und H4S4 Payroll notwendigen Lizenzen und Add-Ons besitzen oder ob diese noch beschafft werden müssen.
- Datenschutz: Bei Lohnabrechnungs- und Zeitdaten handelt es sich um sensible Daten, die einen besonders hohen Schutz benötigen. In diesem Schritt fand also die Überprüfung der Datenschutzanforderungen statt.
- Compliance Check: Hier stellte das Projektteam die Gesetzeskonformität des Systems sicher, indem sie die Anforderungen in die Konfiguration haben einfließen lassen.
- Systemintegration: In diesem letzten Schritt haben die Verantwortlichen sichergestellt, dass die Schnittstellen zu anderen Systemen funktionsfähig sind, damit diese auch nach der Implementierung reibungslos funktionieren.
Was an dieser Stelle nicht nötig war, weil unser Kunde das System bereits für das Talentmodul im Einsatz hatte, war die Employee Central, die für das Employee Central Time Tracking die Grundvoraussetzung darstellt. Wäre das nicht der Fall gewesen, wäre die Einführung ein weiteres Vorprojekt gewesen.
Die Ergebnisse im Überblick
Die Implementierung von SuccessFactors Time Tracking und H4S4 Payroll brachte dem Unternehmen zahlreiche Vorteile:
Effizienzsteigerung:
Automatisierte Prozesse reduziereen den Verwaltungsaufwand und schaffen Raum für strategische Aufgaben.
Verbesserte Datenqualität:
Die zentrale Erfassung und Validierung von Zeitdaten minimiert Fehler und stellt eine hohe Datenqualität sicher.
Langfristige Planungssicherheit:
Mit der Cloud-Migration ist die Gehaltsabrechnung bis 2040 abgesichert.
Erhöhte Transparenz:
Eine zentrale Datenbasis ermöglicht einen schnellen und präzisen Überblick über Abwesenheiten, Überstunden und Gehaltsabrechnungen.
Mitarbeiterzufriedenheit:
Self-Service-Portale und mobile Zeiterfassung erleichtern den Arbeitsalltag für die Belegschaft und führen zu einer höheren Akzeptanz der Systeme.
Schritte zur erfolgreichen Umsetzung
Die Einführung der neuen Systeme folgte einer mehrschrittigen Vorgehensweise, die sich in unseren Projekten schon oft bewährt hat. Während des gesamten Projektes besteht das Projektteam auf Kundenseite aus Verantwortlichen der IT und HR und Betriebsrat, Datenschutz und Revision und dem Eskalationsmanagement. Auf Mindsquareseite sind verschiedene Consultants mit Expertisen auf den Gebieten Time Tracking und H4S4 vertreten. Gemeinsame Projekte bestehen im Project Office und dem Schnittstellenmanagement:
Analyse der bestehenden Prozesse
Zunächst wurden die bestehenden Zeitwirtschafts- und Abrechnungsprozesse analysiert, um spezifische Anforderungen zu identifizieren.
Datenbereinigung und Vorbereitung
Arbeitszeitpläne und Zeitkonten wurden bereinigt, um sicherzustellen, dass die Migration reibungslos verläuft.
Migration und Testphase
Eine Pilotphase ermöglichte es, die Systeme in einem überschaubaren Rahmen zu testen und Anpassungen vorzunehmen.
Go-Live und Support
Nach der erfolgreichen Einführung wurde eine Hypercare-Phase eingeplant, um den Systembetrieb zu stabilisieren und Anwender engmaschig zu unterstützen.
Successfactors Time Tracking Migration im Detail
Wie Sie diesem Zeitplan entnehmen können, begann die Planung bereits 2024. Ca. Ein Jahr ist eingeplant, bis das Time-Tracking-Modul live gehen kann.
BestPractice Einführung – SuccessFactors Schnittstelle
Mit unserem BestPractice SuccessFactors Schnittstelle erhalten Sie eine professionelle Implementierung einer für Sie optimalen Schnittstellen.
Fazit: Erfolgreiche HR-Modernisierung nach bewährter Methodik
Das Kundenbeispiel zeigt, wie Unternehmen durch den gezielten Einsatz moderner HR-Lösungen wie SuccessFactors Time Tracking und H4S4 Payroll die Effizienz, Transparenz und die langfristige Sicherheit ihrer Personalprozesse steigern können. Zudem haben unsere Experten von mindsquare mit erprobten Best Practices das Projekt bestmöglich unterstützt und durchgeführt.
Mit einer klaren Strategie, der richtigen Technologie einer strukturierten Umsetzung und dem richtigen Partner an der Seite kann jede Organisation ihre HR-IT-Landschaft zukunftsfähig gestalten.
Lassen Sie sich inspirieren und modernisieren Sie Ihre HR-Prozesse mit uns!
