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SuccessFactors zu HCM: So wird Ihre Schnittstellen-Einrichtung ein Erfolg
Viele Unternehmen möchten mit der Schnittstellen-Einrichtung zwischen SuccessFactors (SFWA) und HCM ihren Pflegeaufwand reduzieren und somit Zeit und Energie einsparen. Wir sind momentan häufig in solche Projekte involviert und sehen vor allem eines: Wenig Vorbereitung und Kommunikation machen die Einrichtung holpriger, als sie sein müsste. In diesem Beitrag möchte ich meine Erfahrungen mit Ihnen teilen. Worauf müssen Sie achten, damit Ihre Schnittstellen-Einrichtung möglichst reibungslos abläuft und Sie schnell von dem fehlerfreien automatischen Datentransport profitieren können?
Das typische Integrations-Projekt: Ein Überblick
In einem Schnittstellen-Projekt kommen viele verschiedene Rollen zum Tragen:
- Die HR-Fachabteilung,
- Ein Entwickler, der sich mit der Einrichtung der SAP Cloud Integration Plattform beschäftigt,
- Ein Entwickler, der das Mapping der Felder um Backend umsetzt,
- Die SAP Basis des Kunden, die die passenden Berechtigungen vergibt und
- der Ansprechpartner auf Kundenseite – dieser muss nicht zwangsläufig aus der HR-Abteilung kommen.
Alle diese Aufgaben können und werden in der Regel von verschiedenen Personen umgesetzt. Das macht viele verschiedene Meetings und Zugänge notwendig – und vielleicht kennen Sie dann die Situation, die sich daraus ergibt. Termine werden verschoben, weil wichtige Stakeholder doch verhindert sind. Informationen aus anderen Abteilungen fehlen. Das Ergebnis: Das Projekt verschiebt sich zeitlich ein ums andere Mal, alle Parteien können nicht reibungslos arbeiten und sind zunehmend frustriert.
Best Practices für das Schnittstellen-Projekt
Die große Frage dabei: Wie können Sie genau das vermeiden? Hier ein paar Best Practices, die ich mir aus eigenen Erfahrungen mitgenommen habe:
Die Reihenfolge macht’s!
Zunächst einmal sollte Ihr SuccessFactors bereits fertig eingerichtet sein. Wenn diese Basis erfüllt ist, sollten Sie mit einem Workshop starten. Hier klären Sie mit Ihrem Dienstleister ganz genau: Welche Felder aus dem SuccessFactors sollen mit der Schnittstelleneinrichtung in das HCM-System übertragen werden? So haben Sie das für alle Parteien einmal ganz klar ausdefiniert. Gleichzeitig bekommen Sie so auch eine Garantie, dass die gewünschten Punkte, die Sie schriftlich festgehalten haben, auch wirklich umgesetzt werden. Nach dem Workshop folgt nun die Einrichtung der SAP Cloud Platform.
Im nächsten Schritt geht es um die Einrichtung der Verbindung aus dem HCM heraus mit Hilfe des „SOA-Managers“. Hapert es an genau dieser Verbindung, funktioniert auch die Datenreplikation und somit die Schnittstelle nicht. Das Ganze zieht im Projekt dann einen Rattenschwanz nach sich, da die anderen Projektbeteiligten nicht effektiv weiterarbeiten können. Meine Empfehlung daher: Erst mit dem Projekt fortfahren, wenn Sie diese Verbindung erfolgreich getestet haben! Voraussetzung dazu ist ein regelmäßiger Austausch mit den anderen Projektbeteiligten. Dazu komme ich gleich nochmal. ?
Pro-Tipp: Zugänge richtig verteilen!
Die Daten aus Ihrem SuccessFactors- und HCM-System hängen stark zusammen. Bei einem Schnittstellen-Projekt muss daher oft bei vielen Kleinigkeiten in den Systemen nochmal nachgeschaut werden. Hat Ihr Berater für die Schnittstellenumsetzung dann keinen eigenen Zugang zum SFWA-System, wird das Ganze enorm zeitaufwändig. Regelmäßig müssen bei den zuständigen Personen kleinste Informationen nachgefragt werden. Und wenn die Zuständigen schlecht zu erreichen sind, kommt das Projekt auch schnell mal zum kurzzeitigen Stillstand.
Geben Sie Ihrem Berater daher einen eigenen Zugang zur SuccessFactors-Instanz! So kann dieser frustfrei und effizient Arbeiten und Ihr Projekt bleibt im Zeitplan.
BestPractice Einführung – SuccessFactors Schnittstelle
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Kommunikation ist das A und O!
Wie oben beschrieben sind an so einem Schnittstellen-Projekt viele Parteien involviert. Und hier gilt immer die Faustregel: Je mehr, desto schwieriger wird es! Noch wichtiger als die technische Umsetzung im System ist also, dass Sie untereinander kommunizieren.
Im Optimalfall klären Sie in einem gemeinsamen Termin einmal für alle:
- Wer macht was?
- Wer ist für welche Tätigkeiten und Bedarfe der Ansprechpartner?
- Wie sieht die Reihenfolge unseres Projektes aus?
- Wer erhält welche Zugänge, um ohne Zeitverlust arbeiten zu können?
- Wer berichtet an wen?
- Gibt es einen zentralen Ablageplatz für alle wichtigen Informationen, auf den alle Stakeholder Zugriff erhalten können?
Ihr Unternehmen führt diese Schnittstellen-Einrichtung einmalig aus und hat sicherlich nicht sofort den vollen Überblick über so ein Projekt. Ihr Dienstleister sollte darin jedoch Routine haben, wissen, wie die optimale Reihenfolge aussieht und auch dementsprechend alle auf einem Stand halten. Best Practice hierbei sind meiner Erfahrung nach Zeitstrahl-Grafiken, Grafiken, die den technischen Ablauf in einer Übersicht darstellen und Checklisten. Anhand eines visualisierten Zeitstrahls wird zum Beispiel allen Beteiligten auf einen Blick klar: Wo stehen wir gerade im Projekt – und was kommt noch?
Fragen Sie also zum Projektbeginn direkt nach einer Checkliste, falls Ihr Dienstleister diese nicht selbst mitbringt. So läuft Ihr Projekt deutlich geordneter.
Fazit: Mit Teamwork erfolgreich zur Schnittstelle
Langwierige und komplizierte Schnittstellen-Projekte sind häufig ein Ergebnis mangelnder Kommunikation. Bei der Einrichtung einer Schnittstelle von SuccessFactors zum HCM sind viele Abteilungen und Akteure beteiligt. Jeder für sich ist in seiner Arbeit mit Sicherheit sehr gut – aber ein Schnittstellen-Projekt bleibt immer eine Teamaufgabe. Alle Stakeholder sollten daher ins Boot geholt und auf einen Stand gebracht werden: Hat jeder seine Zugänge? Ist klar, wer an wen reportet? Gibt es einen zentralen Ablageplatz für alle wichtigen Informationen? Welche Schritte hat unser Projekt und an welchem sind wir? Nur so wird Ihr Schnittstellen-Projekt zum Erfolg – und Sie erhalten schnell und frustfrei eine robuste Integration Ihrer beiden Systeme.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit Schnittstellen-Projekten? Fehlen Ihnen hier wichtige Punkte? Hinterlassen Sie dazu gerne einen Kommentar. Wenn Sie selbst aktuell ein Schnittstellenprojekt für die Verbindung von SuccessFactors und Ihrem HCM-System planen, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir haben bereits einige Erfahrungen darin sammeln können und können Ihnen sicher weiterhelfen.
