ACTIVATE HR » SuccessFactors - Komplettlösung für HCM in der Cloud
Was ist der schnellste Weg zu SAP SuccessFactors? – mit Shawn Sweeney
In dieser Folge des SAP-IT-Podcasts spricht Shawn Sweeney, Senior Management- und Technologieberater und HR-IT-Experte, mit Tobias Harmes darüber, wie Unternehmen den Wechsel von SAP HCM zu SAP SuccessFactors pragmatisch planen und strukturiert umsetzen können. Außerdem gehen sie darauf ein, warum der Umstieg jetzt unausweichlich ist und wie sich SuccessFactors möglichst schnell und erfolgreich im Unternehmen einführen lässt.
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Warum Unternehmen jetzt handeln müssen
Der Zeitdruck für den Wechsel zu SAP SuccessFactors ist hoch: S/4HANA beziehungsweise H4S4 können bis Ende 2027 (gegebenenfalls mit Extended Maintenance) weiterlaufen – SAP HCM nicht. Damit ist klar: Es endet langfristig in SuccessFactors. Umso wichtiger ist die Frage, wie sich SuccessFactors schnell, kontrolliert und mit belastbarer Roadmap einführen lässt.
Status quo: Eine heterogene Ausgangslage
Auf die Frage nach der typischen Ausgangslage in HCM-Projekten ist Shawns Antwort klar: Die eine typische HCM-Situation gibt es so nicht mehr. Vor vier oder fünf Jahren war die Situation in Deutschland noch deutlich homogener. In vielen Unternehmen stand SAP HCM mit Abrechnung, Zeitwirtschaft und etwas Organisationsmanagement im Zentrum, während Themen wie Employee Lifecycle oder Employee Journey weniger im Vordergrund standen.
Heute ergeben sich dadurch vor allem drei wiederkehrende Startpunkte. Bei einigen Unternehmen sind einzelne Cloud-Prozesse wie Recruiting oder Performance bereits eingeführt, während Abrechnung und Zeitwirtschaft noch im bisherigen Setup laufen. Bei anderen Unternehmen sind Stammdaten und Organisationsdaten schon in der Cloud und andere Kernprozesse folgen erst noch. Am häufigsten ist eine hybride Situation: Die S/4HANA- beziehungsweise H4S4-Strategie gibt den Takt vor, und SuccessFactors muss parallel als Zielbild in die Gesamtarchitektur integriert werden.
H4S4 überspringen? Ja – mit einem „Aber“
Ob man H4S4 als „SAP HCM for S/4HANA“ grundsätzlich überspringen kann, beantwortet Shawn mit Ja, ergänzt aber: Entscheidend sind Komplexität und der Anteil an Eigenentwicklungen. Wenn viele kundenindividuelle Entwicklungen bis zum relevanten Zeitfenster nicht ablösbar sind, brauche es eine Voranalyse – und dann könne H4S4 als Zwischenschritt sinnvoll sein, um in der HCM-Welt stabil zu bleiben und parallel den Cloud-Pfad aufzubauen.
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Für ein erstes Self-Assessment gibt es zwei Indikatoren. Der erste Blick gilt der Anzahl kundeneigener Infotypen, also zusätzlicher Tabellen im HCM: Wenige seien meist handhabbar, viele – vor allem mit Abrechnungsbezug – sprechen für Komplexität. Zweitens geht es darum, wie weit die Abrechnung vom Standard abweicht. Shawn spricht vom „Zetten“ von Schemen und Regeln. Je mehr eigene Varianten existieren, desto aufwendiger wird später die Rückführung in standardisierte Cloud-Prozesse.
Roadmap: HCM verschlanken, SuccessFactors früh führend setzen
H4S4 ist nicht „der Nachfolger“, der das Thema beendet – das Ziel für HCM-Kunden bleibt SuccessFactors. Als Vorgehen empfiehlt sich eine kleine Vorstudie, die H4S4 und SuccessFactors gemeinsam betrachtet. Die wichtigste Leitfrage dabei: Wie viel kann aus dem HCM herausgelöst werden, damit es so schlank wie möglich wird?
Als typisches Muster beschreibt Shawn: Die Abrechnung verbleibt zunächst im HCM und wird über eine H4S4-Conversion abgesichert. Parallel wird Employee Central aufgebaut – als führendes System für Stammdaten und zentrale HR-Prozesse wie Einstellungen oder Kündigungen. Dadurch verschiebt sich die Rolle der „Quelle der Wahrheit“: Statt HCM übernimmt SuccessFactors diese Rolle früh, während HCM eher zum Satelliten für verbleibende Kernfunktionen (z.B. Abrechnung, ggf. Zeitwirtschaft) wird.
Umsetzung von SuccessFactors: erst absichern, dann ausbauen
Beim Thema paralleles Upgrade und Auslagerung fällt die Empfehlung ebenso klar aus: Kein Split-Projekt. In der aktuellen Zeitschiene wäre das zu riskant – besonders, wenn SuccessFactors noch gar nicht im Einsatz ist. Der pragmatische Ansatz lautet daher: „erst absichern, dann ausbauen“ – zunächst H4S4 hochheben, SuccessFactors parallel vorbereiten und anschließend kontrolliert einführen. Eine echte Parallelisierung erscheint vor allem dann realistisch, wenn das HCM bereits weitgehend schlank aufgestellt ist.
Typische Stolpersteine: Prozesse neu denken, Ökosystem mitplanen
Als Hauptproblem gilt die 1:1-Erwartung: Viele Unternehmen rechnen damit, dass sich die bekannten HCM-Prozesse einfach in moderner Oberfläche nachbauen lassen. Ein Beispiel sind Personalmaßnahmen: Im HCM gibt es geführte Admin-Prozesse. In SuccessFactors sei das Modell stärker um Mitarbeiter und Führungskräfte herum gebaut: Mitarbeiter stoßen Vorgänge an (etwa Elternzeit oder Sabbatical), Führungskräfte bestätigen, HR ergänzt anschließend. Die Konsequenz ist klar: Prozesse müssen neu gedacht werden, häufig auf Basis von Templates und vorgefertigten Blueprints, statt alte Abläufe technisch zu kopieren.
Ein weiterer Punkt ist das gewachsene Ökosystem rund um SAP HCM: Add-ons wie digitale Personalakten, Reisekostenlösungen oder Ausbildungsmanagement sind in vielen Unternehmen fest in die Ist-Prozesse eingebettet. Für die Roadmap sollte deshalb früh geklärt werden, welche Bausteine im Zielbild ersetzt werden und welche als Satellitensysteme weiterlaufen.
Im Recruiting ist das Thema besonders sichtbar: Viele Unternehmen haben SuccessFactors Recruiting bereits eingeführt, weil Recruiting früh digitalisiert wurde. Gleichzeitig ordnet Shawn Smart Recruiters als Best-of-Breed-Lösung ein, die SAP gekauft hat – unter anderem wegen KI-Kapazitäten. Er betont außerdem, dass SAP das selbst entwickelte Recruiting mit einem Sunset-Datum versehen habe und Smart Recruiters diese Funktion ersetzen soll. Die Integration sei Stand heute noch nicht komplett nativ, werde aber ausgebaut.
Welche Potenziale bietet KI bei der Einführung von SuccessFactors?
Wenn es um KI geht, begegnen Shawn in Workshops meist drei Fragen: Was machen andere schon mit KI? Was kann die SAP KI konkret? Und funktioniert das in der Praxis wirklich? Als greifbare Use Cases nennt er vor allem Recruiting: Dazu zählen Stellenausschreibungen aus Kompetenzanforderungen und Governance-Vorgaben generieren (mit möglichst neutraler Wortwahl) sowie Interviewfragen erstellen. Es ist jedoch davon auszugehen, dass diese Funktionen aktuell nur von einem kleinen Teil der Kunden tatsächlich genutzt werden.
Für die Adoption sieht Shawn deshalb keine Abkürzung nach dem Motto „KI statt Schulung“. Er verweist auf bewährte Formate wie Train-the-Trainer, Key-User und Webinare. Als sinnvolle Ergänzung eignet sich SAP WalkMe, das Nutzende direkt im Produktivsystem durch rollenspezifische Prozesse führt – gerade bei seltenen Vorgängen.
Change und Betrieb: Erwartungen steuern, Rollen klären
Shawn plädiert für ein dediziertes Change-Setup, das Erwartungen steuert: Die erste Version muss noch nicht alles liefern, solange eine Roadmap sichtbar ist und iterativ nachgeliefert wird.
Relevante Stakeholder sind IT-Basis (SSO, Identity Management, Azure) sowie Security, Governance und Datenschutz, besonders für Berechtigungskonzepte. Für den späteren Betrieb empfiehlt sich ein Tandem aus Product Owner und Process Owner. Der Product Owner kümmert sich um Datenstruktur, IT-Security, Governance, Reports und Integrationen, braucht aber zusätzlich Prozessverständnis. Der Process Owner definiert Workflows, Datenkonstrukte und Ende-zu-Ende-Prozesse und brauchte dafür Grundverständnis der Systemmöglichkeiten. Beide Rollen müssten eng zusammenarbeiten, weil sich Fach- und IT-Perspektive stärker verzahnen.
Fazit
Der Weg zu SuccessFactors ist keine Einmal-Migration, sondern eine Roadmap-Aufgabe. Wer standardnah arbeitet, kann den Übergang direkter planen. Wer viel Eigenlogik und gewachsene Sonderregeln hat, braucht zuerst Transparenz und häufig eine Absicherung über H4S4. Unabhängig vom Pfad gilt: Erfolgreich wird SuccessFactors dann, wenn der Systemwechsel als Prozess- und Rollenwechsel verstanden und entsprechend begleitet wird.
