Mitarbeitende im Mittelpunkt: So gestalten Sie eine bedürfnisorientierte Schichtplanung
Der Fachkräftemangel macht vor keiner Branche halt: In Bereichen mit Schichtarbeit ist er besonders spürbar, da immer weniger Talente bereit sind, Schichtarbeit zu leisten. Die Folge ist eine zunehmende Belastung des vorhandenen Personals. Kurzfristige Personaleinsatzplanung und zu wenig Erholungspausen führen langfristig zu Erschöpfung und Frustration. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Herausforderungen bei der Schichtplanung zu beachten sind und wie Sie diese meistern können. Im Folgenden habe ich einige Tipps zusammengestellt, die Sie bei der Schichtplanung unterstützen.
Planen Sie langfristig
Kein anderes Arbeitsmodell wirkt sich so stark auf ein geregeltes Privatleben aus wie der Schichtdienst. Neben der körperlichen Belastung durch unregelmäßige Schlaf- und Wachzeiten erschwert der Schichtdienst die Terminplanung. Wer seinen Schichtplan wöchentlich erhält, kann beispielsweise Arzttermine nur auf gut Glück einplanen.
Die Lösung ist eine vorausschauende Schichtplanung. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden ein gut planbares Privatleben, damit sie im privaten Bereich entlastet werden. Für den Fall, dass Mitarbeitende kurzfristig krankheitsbedingt ausfallen, lohnt es sich, einen Notbesetzungsplan in der Hinterhand zu haben, damit die Mehrbelastung nicht zu Lasten der anderen Mitarbeitenden geht.
Gleichen Sie Zeit mit Zeit aus
Aufgrund des Fachkräftemangels sind Überstunden an der Tagesordnung. Viele Mitarbeitende erhalten für diese Mehrarbeit zwar einen finanziellen Ausgleich, jedoch keine Freizeit. Dadurch wird das Privatleben stressiger, da in der verbleibenden Freizeit private Dinge erledigt werden müssen. Gleichzeitig werden die wichtigen Erholungspausen seltener und kürzer.
Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genügend Zeit zur Erholung haben und bringen Sie ihnen Wertschätzung entgegen. Überstunden sollten weder selbstverständlich noch die Regel sein.
Planen Sie genug freie Wochenenden
Schichtarbeit ist körperlich anstrengend. Oft reicht ein freier Sonntag nicht aus, um sich von den Strapazen der vergangenen Woche zu erholen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitenden genügend Ruhepausen einräumen. Freie Wochenenden sind ein wichtiger Abschluss einer produktiven Arbeitswoche, damit Ihre Mitarbeitenden erholt in die neue Woche starten können.
Unser Tipp: Stellen Sie Mitarbeitende für die Wochenenden ein. Oft suchen Menschen in Ausbildung, Studium oder im Ruhestand einen Nebenjob für die Wochenenden. So entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden und diese arbeiten insgesamt produktiver.
Planen Sie mit Ihren Mitarbeitenden
Manchmal gibt es Termine, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lange im Voraus planen oder die sehr wichtig sind, wie z. B. Arzttermine, Hochzeiten oder andere Feiern. Wenn diese Termine mit der Arbeit kollidieren, entsteht Unzufriedenheit.
Die Lösung: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Schichtplanung mit ein. Richten Sie zum Beispiel einen zentralen Wunschkalender ein, in den die Mitarbeitenden ihre Schichtwünsche für wichtige Termine eintragen können. Rahmenbedingungen, wie z.B. eine Deadline für das Eintragen der Termine oder ein Limit an Wünschen pro Tag, helfen Ihnen bei der Planung und sorgen für eine höhere Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden.
Seien Sie Fair
Es kann vorkommen, dass einzelne Beschäftigte das Gefühl haben, häufiger als andere Beschäftigte unbeliebte Schichten übernehmen zu müssen. Dies muss nicht immer bewusst geschehen. Oft liegt es an einer kurzfristigen und unübersichtlichen Planung, so dass die planende Person den Überblick verliert und die Pläne ungerecht erscheinen können. Das führt zu Frustration und Unruhe im Team.
Die Lösung kann eine vorausschauende Planung sein. Planen Sie für einen längeren Zeitraum und versuchen Sie, die Schichten gerecht aufzuteilen.
Nehmen Sie Rücksicht auf die Nachtschicht
Die Nachtschicht ist die Schicht, die die Beschäftigten am meisten belastet – sowohl privat als auch körperlich, da gegen die innere Uhr gearbeitet wird. Häufig arbeiten Schichtarbeitende in Blöcken, d.h. sie arbeiten mehrere Tage hintereinander in der gleichen Schicht. Wenn dann nicht genügend freie Tage folgen, kann sich der Körper nicht richtig erholen. Auch wenn in vielen Betrieben nach einem Rhythmusmodell gearbeitet wird, so dass die Übergänge zwischen den Schichten möglichst fließend sind, ist die Belastung durch einen gestörten Biorhythmus nicht zu unterschätzen. Pro Nachtschicht sollte mindestens ein freier Erholungstag eingeplant werden.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Qualifikationen
Für die Planung ist es wichtig, die Qualifikationen des Personals zu kennen. Dieses Wissen ist nicht nur wichtig, damit in jeder Schicht alle anfallenden Aufgaben erledigt werden können, sondern auch, um bei Ausfällen spontan umdisponieren zu können. Wenn Mitarbeitende für mehr als eine Aufgabe qualifiziert sind, können Sie sie an der entsprechenden Stelle einsetzen.
Für ein umfangreiches Bild helfen digitale Tools wie eine passende HR-Software, in der die Qualifikationen übersichtlich dargestellt werden können. So behalten Sie alle Möglichkeiten zur Besetzung im Blick. Die Auswahl an Lösungen ist groß. Im Folgenden stellen wir Ihnen die Workday Skills Cloud vor.
Die Workday Skills Cloud
Die Skills Cloud ist eine Cloud-basierte Anwendung von Workday, mit der Sie die Fähigkeiten und Qualifikationen (Skills) Ihrer Mitarbeitenden identifizieren und verwalten können, um diese optimal einzusetzen.Die Lösung bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über die vorhandenen und benötigten Skills in Ihrem Unternehmen.
Um Ihnen einen umfassenden Überblick über die Skills Ihrer Mitarbeitenden zu geben, arbeitet die Lösung mit den folgenden fünf Ansätzen: Skill-Inventarisierung, Skill-Mapping, Gap-Analyse, Dynamische Aktualisierung und Integration.
Fazit
Wer häufig Überstunden leisten muss oder zu wenig Ausgleich für Schichtarbeit erhält, hat ein erhöhtes Risiko, selbst als Arbeitskraft auszufallen. Wer keine Zeit hat, sich körperlich oder seelisch zu erholen, wird auf Dauer krank und der Teufelskreis beginnt. Achten Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber auf Fairness und Zufriedenheit, dann bleiben Ihnen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lange treu.
Bei der Schichtplanung unterstützen kann die Personaleinsatzplanung mit SAP – ein ganzheitliche System, das automatisch die Personaleinsatzplanung auf Basis der SAP HR-Daten steuert und frühzeitig Probleme wie personelle Engpässe erkennt, auf die die Verantwortlichen noch rechtzeitig reagieren können. Somit nimmt der Planungsaufwand enorm ab, Überstunden und teure Leerlaufzeiten werden reduziert und die Wertschöpfung im Unternehmen steigt. Haben Sie Fragen dazu? Dann treten Sie gerne mit uns in Kontakt!
