Was beinhaltet die digitale Personalakte?
Sind Sie angesichts der Vielzahl an Inhalten unsicher, welche Dokumente in einer digitalen Personalakte abgelegt werden sollten? Erfahren Sie in diesem Blog, welche Inhalte und Mitarbeiterdaten in eine elektronische Personalakte gehören – und welche in ihr nichts zu suchen haben.
Digitale Personalakte – nicht einfach nur allgemeine Dokumentenablage
Die Inhalte der elektronischen Personalakte liefern wichtige Informationen über Ihre Mitarbeiter und deren Arbeitsverlauf. Doch wenn Sie diese einführen, sollten Sie von Anfang an sicherstellen, dass zu jeder Zeit nur zulässige Informationen in der Akte abgelegt sind. Andernfalls könnten es teuer werden und zu Problemen führen, da Mitarbeiter möglicherweise Schadensersatzansprüche geltend machen würden, weil ihre Datenschutzbestimmungen missachtet wurden.
Welche Inhalte dürfen in die Akte?
Die digitale Akte beinhaltet eine Vielzahl von Informationen und Dokumenten, die für Ihre Personalverwaltung und -entwicklung relevant sind. Nachfolgend finden Sie eine genaue Auflistung, welche Personaldaten Sie in die Akte einfügen dürfen.
- Abmahnungen
- Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Foto)
- Gehaltsentwicklung & Lohnsteuerkarte
- Gesundheitsausweis (Bei Beschäftigung im Lebensmittelbereich)
- Mitarbeiterbeurteilung
- Personalstammdaten (Adresse, Geburtsdatum, etc.)
- Kopien von amtlichen Urkunden
- Sozialversicherungsausweis
- Schul-, Uni-, Zwischen- und Endzeugnisse
- Weiterbildungsnachweise
- Vertragsunterlagen (Arbeitsvertrag) & Beförderungen
- Polizeiliches Führungszeugnis
Wieso dürfen Sie nicht alle Inhalte in die digitale Personalakte einfügen?
Obwohl die digitale Akte für Sie eine umfassende Sammlung von Mitarbeiterdaten darstellt, gibt es bestimmte Inhalte, die Sie aufgrund von Datenschutzbestimmungen nicht in die Akte mit aufnehmen dürfen. Sensible persönliche Informationen, wie Hobbies, private Reiseziele oder medizinische Unterlagen fallen darunter und dürfen nicht in ihr gespeichert werden. Die Beschränkung auf relevante und arbeitsbezogene Informationen dient dem Schutz der Privatsphäre Ihrer Mitarbeitenden und der Einhaltung geltender Datenschutzrichtlinien.
Welche Inhalte dürfen nicht rein?
Wie schon bei den erlaubten Dokumenten habe ich für Sie eine Auflistung von Personaldaten erstellt, die Sie nicht in eine digitale Personalakte übernehmen dürfen:
- Hobbies
- Private Reiseziele
- Social-Media-Posts
- Persönliche Vorlieben
- Politische Einstellung
- Religiöse Orientierung
- Ärztliche Unterlagen oder Behandlungsprotokolle
- Kandidatur für den Betriebsrat
- Vermerke über die Leistung des Arbeitnehmers
- Auflistung von Krankheitstagen oder Krankheitsgründen
Digitale Personalakte – Augen auf bei der Dokumentenwahl
Die elektronische Personalakte bietet Ihnen eine effiziente und umfassende Lösung für die Verwaltung von Ihren Mitarbeiterdaten. Durch die klare Definition der Inhalte, die in die Akte aufgenommen werden können, wird der Datenschutz gewährleistet und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien sichergestellt. Integrieren Sie die zugelassenen Informationen wie Abmahnungen, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse und Vertragsunterlagen, können Sie Ihren HR-Prozess optimieren und eine professionelle Handhabung Ihrer Mitarbeiterdaten gewährleisten.
Gleichzeitig werden sensible persönliche Informationen, wie Hobbies, private Reiseziele und medizinische Unterlagen aus rechtlichen Gründen von der Aufnahme ausgeschlossen. Durch diese Abgrenzung wird die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter geschützt und die datenschutzkonforme Handhabung der Akte gewährleistet.
Wenn Sie weitere Informationen zu diesem Thema oder generell Informationen rund um das Thema der digitalen Personalakte benötigen, können Sie gerne einen Termin mit mir oder einem unserer Berater vereinbaren.
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