Outlook-Integration zum Abwesenheitsantrag

Nutzen Sie unser Self-Service-AddOn um eine Integration von Outlook und SAP zu ermöglichen. Sowohl im ESS/MSS als auch in den Personalzeitwirtschaftstransaktionen.

Ihr Ansprechpartner
Guido Klempien
Fachbereichsleiter

Outlook-Integration als Synchronisierungslösung

Problemstellung

Wenn Sie den Abwesenheitsantrag einsetzen, so werden Ihre Mitarbeiter Urlaube, Krankheiten, Schulungen und Dienstreisen über diesen pflegen. In vielen Unternehmen wird darüber hinaus auch ein Mailclient, wie z.b. Outlook eingesetzt, um Mails und Termine zu organisieren.

Damit gehen oft folgende Problemstellungen einher:

  • Termine, die über den ESS/MSS An/Abwesenheitsantrag angelegt werden, müssen von den Mitarbeitern nochmal selbst im eigenen Outlook Kalender angelegt werden.
  • Termine, die in Backend über die PTMW oder die PA30 angelegt werden, werden ebenfalls nicht synchronisiert.
  • Beide Kalender sind manuell synchron zu halten.
  • SAP bietet keine Integration aus dem An/Abwesenheitsantrag an.

Die Features unserer Lösung

Aufgrund der oben genannten Probleme haben wir ein Self-Service-AddOn entwickelt, welches diese behebt.
Die Features sind:

  • Outlook Terminversand (ICS Format)
  • Generischer Baustein – wiederverwendbar in weiteren eigenen Programmen
  • Bei Änderungen der Abwesenheit wird der Termin durch Löschen des alten und Anlegen eines neuen Termins aktualisiert
  • Bei Übernahme in den Kalender editieren des Termins möglich
  • Anpassbar in den Parametern „Anzeigen als Beschäftigt / Vorbehalt / Frei..“ und „Privat“ Haken
  • Texte anpassbar über SO10 Texte mit Variablen
  • Als Termin im Anhang einer Mail oder Besprechungsanfrage ohne Antwort

Beispiel eines zugesendeten Outlook-Termins

Das folgende Bild zeigt, wie der Termin letztlich im Postfach ankommt und gespeichert werden kann.

Abwesenheitstermin_Mailclient

Architektur der Outlook-Integration

Im folgenden Schaubild haben wir die Architektur skizziert. Bei Fragen können Sie sich gerne bei uns melden.

Architektur Outlook-Integration

Download: Mehr Informationen zur Lösung als PDF
SAP Consultant Guido Klempien

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