Standardisierte SAP ILM-Einführung im HCM-Bereich
Die Umsetzung der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung wird Pflicht für alle. Das Werkzeug für die Einhaltung der EU-DSGVO im HR-Bereich ist SAP ILM. Wir übernehmen die Anpassung Ihres Systems, um eine Verwaltung von personenbezogenen Daten nach der EU-DSGVO vorweisen zu können.
Standardisierte SAP ILM-Einführung im HCM Bereich
Es gibt viele Punkte die bei einem Datenvernichtungsprojekt aufkommen. Einer der Hauptpunkte hierbei ist das Stakeholder Management bzw. Change Management. Verantwortlichkeiten für die Daten müssen geklärt sein und alle sollten an einem Strang ziehen. Wir übernehmen die Anpassung Ihres Systems, um eine Verwaltung von personenbezogenen Daten nach der EU-DSGVO vorweisen zu können.
Was ist der Hintergrund der EU-Datenschutz-Grundverordnung?
Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung ist am 25.05.2016 in Kraft getreten. Bis 25.05.2018 in allen Unternehmen, mit einer Niederlassung im EU-Gebiet, umzusetzen. Das zentrale Ziel des Gesetzes ist ein einheitlicher Schutz personenbezogener Daten. Bei Verstoß gegen die Verordnung drohen hohe Strafen. Durch eine ILM Einführung und die Umsetzung der anderen Bestandteile der EU-DSGVO kann man eine Strafe verhindern. Die bisher höchste Strafe gegen ein einzelnes Unternehmen beträgt ca. 14,5 Millionen Euro.
Was ist SAP ILM?
SAP ILM steht für – Information Lifecycle Management. Durch SAP ILM kann der komplette Lebenszyklus von Daten verwaltet werden. Anhand von Regeln wird die Lebensdauer von Daten definiert. SAP ILM begleitet die Daten von der Erstellung bis hin zu endgültigen Vernichtung. Auf Basis eines Löschkonzeptes kann so ein EU-DSGVO konformes System hergestellt werden.
SAP bietet mit SAP NetWeaver Information Lifecycle Management (SAP NetWeaver ILM) ein entsprechendes Tool zur durchgängigen Unterstützung der Verwaltung von Informationen. Unternehmen können damit Systeme stilllegen und Retention Management im laufenden Betrieb betreiben. SAP ILM enthält Regelwerke, Prozesse, Verfahrensweisen und Werkzeuge, die den betriebswirtschaftlichen Nutzen von Informationen mit der am besten geeigneten und kostengünstigste IT-Infrastruktur in Einklang bringen. Der große Vorteil von SAP ILM gegenüber vielen anderen Lösungen ist, dass die Lizenz für SAP ILM in der SAP NetWeaver Lizenz mit enhalten ist. Dadurch fallen keine weiteren Lizenzkosten an.
Unser standardisiertes Projektvorgehen
Jedes ILM Projekt durchläuft 4 Phasen. Um einen Projekterfolg zu garantieren, sollte keine dieser Phasen in einem ILM Projekt ausgelassen werden. Im Vorfeld an diese 4 Phasen gibt es einige Grundlagen zu klären, die zu einem gelungenden Projektstart gehören. Diese Klärung wird über einen Fragenkatalog durchlaufen. Nach diesen 4 Phasen geht ILM in den Regelbetrieb und die jährlichen Löschungen über.
Ablauf unseres standardisierten Projektvorgehen zu SAP ILM:
- Wir beginnen in der Konzeptionsphase immer mit einem Workshop oder mehreren Workshops. Als Ergebnis der gesamten Konzeptionsphase ist die Entwicklung eines grundlegendem Löschkonzeptes vorgesehen. Zudem werden in der Konzeptionsphase Sonderfälle aufgenommen und bewertet. Dies hält die Changes im Projekt niedrig.
- Sobald das grundlegende Löschkonzept entwickelt ist, kann mit der Entwicklungphase begonnen werden. Hier werden die ILM Objekte, Regelwerke und Regeln gecustomized bzw. angelegt. Abgeschlossen wird diese Phase mit den Entwicklertests.
- Die Testphase läuft bei jedem Kunden anders. Diese Testphase läuft normalerweise ähnlich ab wie die Testphasen nach einem Service Pack Wechsel. Durch diese Testphase wird überprüft ob die Löschungen einflüsse auf die tägliche Arbeit haben.
- In der Go-Live Phase betreuen wir die Fachabteilung. Hier liegt der Fokus auf Ihren Mitarbeitern, sodass diese in der Lage sind die die jährlichen Löschungen durchzuführen.
Unsere Projektziele:
- Sie haben ein Löschkonzept auf dessen Basis personenbezogene Daten betrachtet werden
- Die Sonderfälle in Ihrem System wurden analysiert und mit aufgenommen
- Sie haben ein eingerichtetes SAP ILM für den HCM Bereich
- Ihre Mitarbeiter sind für die Anwendung des ILM Systems geschult
- Sie können Ihr System einfach um neue ILM Objeke erweitern
Kundenzitat
“Die mindsquare hat uns als zuverlässiger Partner in der Umsetzung des ILM-Projektes begleitet und auch Projektplanänderungen konstruktiv mitgetragen. Die mindsquare-Projektleitung und die Projektmitarbeiter haben uns mit Ihrem methodischen und technischen Wissen beim Projektvorgehen und der Systemeinrichtung sehr gut unterstützt, sodass wir gemeinsam eine sehr gute Lernkurve erreicht haben. Trotz der Komplexität der Datenstrukturen und Abhängigkeiten für die Datenbereinigung konnten wir einen guten Stand zum Projektabschluss erreichen und auch in der betrieblichen Datenbereinigung mit ILM bleibt die mindsquare unser Partner.”
– Frau Lubov Kosch, IT-Projektleiterin, Gasunie Deutschland Transport Services GmbH
Was gibt es noch zu beachten?
Es gibt viele Punkte die bei einem Datenvernichtungsprojekt aufkommen. Einer der Hauptpunkte hierbei ist das Stakeholder Management bzw. Change Management. Verantwortlichkeiten für die Daten müssen geklärt sein und alle sollten an einem Strang ziehen. In unseren Projekten unterstützen wir auch in diesen und weiteren Bereichen um den Projekterfolg zu sichern.
