10 Zentrale Onboarding-Funktionen für Ihren Business Case
In meiner Rolle als HR Managing Consulting bei der mindsquare AG erarbeite ich ständig mit meinen Kunden Business Case Pläne für zukünftige IT-Einführungsprojekte aus. Doch worauf kommt es dabei an? Welche Kriterien sollten für einen guten Onboarding Business Case berücksichtigt werden? In diesem Beitrag möchte ich Ihnen die 10 zentralen Onboarding-Funktionen für Ihren Business Case vorstellen.
Funktion #1: Nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme
Es gibt nichts Unangenehmeres als einen ungeschickten Onboarding-Prozess. Erwarten Sie nicht, dass Ihre neuen Mitarbeiter engagiert oder produktiv sind, wenn Ihr Onboarding-Prozess ihnen das Gefühl gibt, vernachlässigt zu werden. Es ist an der Zeit, intelligent zu arbeiten und die Dateneingabe zu reduzieren. Informationen sollten reibungslos und automatisch zwischen den verschiedenen Teilen Ihres HR-Systems fließen, sodass Ihre Software beim Onboarding neuer Mitarbeiter Folgendes leisten kann:
- Neue Mitarbeiter automatisch in die richtige Onboarding-Reise einordnen, sobald der Kandidat das Angebot unterzeichnet und zurückgeschickt hat
- Das Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeiter automatisch an ihre Präferenzen und ihr Startdatum anpassen
- Die IT-Einrichtung und -Berechtigung als Teil des Onboarding-Workflows optimieren; arbeiten Sie dazu mit den Systemen Ihrer IT-Abteilung zusammen
- Integration Ihrer Kollaborations- und Terminplanungssysteme, um Manager und ihre neuen Mitarbeiter zu verbinden
Funktion #2: Pre-Boarding für die ersten Tage – der „Wow“-Effekt für neue Mitarbeiter
Die Fähigkeit zum Pre-Boarding ist absolut entscheidend für den Onboarding-Erfolg. Ihre Onboarding-Software sollte es Ihnen ermöglichen, mit Ihren neuen Mitarbeitern vor dem ersten Tag effektiv in Kontakt zu treten:
- Verfassen Sie vorgefertigten und personalisierbaren Willkommensnachrichten.
- Begrüßen Sie neue Mitarbeiter mit Videos zur Teamvorstellung und helfen Sie ihnen, sich mit eingebetteten Google Maps zurechtzufinden.
- Ihr Team sollte die Möglichkeit haben, dem neuen Mitarbeiter das Gefühl zu geben, etwas Besonderes zu sein, indem Sie einige seiner persönlichen Vorlieben erfassen und weitergeben.
- Sammeln Sie während der Pre-Boarding-Phase Gehalts- und Steuerinformationen von den neuen Mitarbeitern, damit der erste Tag nicht mit nervigem Papierkram, sondern mit Teambuilding verbracht werden kann.
Funktion #3: Papierloses Onboarding
Papierloses Onboarding sollte eine grundlegende Funktion sein, wenn wir über Software für das Onboarding von Mitarbeitern sprechen. Wir suchen also mindestens nach einer Software, die:
- vereinfacht oder häufige Probleme bei der Papierarbeit durch elektronische Unterschriften und elektronische Formulare beseitigt,
- Unternehmensbegrüßungsdokumente durch personalisierte und interaktive Botschaften ersetzt,
- lange Einführungshandbücher durch E-Learning und Mikro-Learning-Sequenzen (Videos) ersetzt.
Funktion #4: Automatisch personalisierte Onboarding-Erlebnisse
Viele verbinden mit dem Begriff „personalisiert“ zwei Dinge:
- die individuelle Anpassung von benötigten Materialien an den jeweiligen neuen Mitarbeiter durch die Personalabteilung,
- eine Art von Seriendruck-Anordnung
Die erste Art der Personalisierung ist nicht skalierbar, konsistent oder zukunftssicher, während die zweite… nun ja, glanzlos erscheint. Was wir suchen, ist ein konsistentes, skalierbares Onboarding, das dennoch Erlebnisse schafft, die „einfach nur wow“ sind. Ihre Software für das Onboarding von Mitarbeitern muss also Folgendes leisten:
- Sie muss Flexibilität gewährleisten, damit Sie das Onboarding-Erlebnis je nach Standort, Geschäftsbereich und Rolle Ihrer neuen Mitarbeiter anpassen können.
- Sie muss konsistente Onboarding-Erlebnisse gewährleisten und gleichzeitig den Managern, Mentoren, Buddies und Teamkollegen des neuen Mitarbeiters die Möglichkeit geben, ihre eigene menschliche Note einzubringen.
- Sie muss intelligent genug sein, um sowohl den neuen Mitarbeitern als auch ihren Managern unterschiedliche Nachrichten, Aufgaben und Benachrichtigungen zukommen zu lassen, je nach Verhalten und Reaktionen der neuen Mitarbeiter.
Funktion #5: Ermöglichen Sie reibungslose Kommunikation
Was ist Ihre bevorzugte Art innerhalb des Unternehmens zu kommunizieren? Bemerken Sie neue Informationen eher, wenn Sie eine SMS anstatt einer E-Mail bekommen? Oder bevorzugen Sie vielleicht einen Chat über eine bestimmte Plattform (z.B. Teams, Skype etc.)?
Das Geheimnis, um mit neuen Mitarbeitern in Kontakt zu treten und vielbeschäftigten Managern zu helfen, den Überblick über ihre Onboarding-Aufgaben zu behalten, besteht darin, Kanäle zu nutzen, die Sie bereits aktiv nutzen. Die Software für das Onboarding von Mitarbeitern sollte darauf ausgelegt sein,
- Reibungsverluste zu minimieren, indem Sie es einfach machen, Aufgaben zu erledigen, ohne sich bei einem Portal anmelden oder eine App herunterladen zu müssen,
- flexibel genug zu sein, um Benachrichtigungen, Erinnerungen und Hinweise über die von Ihren Mitarbeitern und Managern bevorzugten Kanäle, wie mobile SMS, Slack und E-Mail, zu liefern,
- für tiefergehende Inhalte einen browserbasierten Ansatz anzubieten, sodass die Inhalte über Links in den Benachrichtigungen einfach aufgerufen werden können,
- proaktiv bei der Verbreitung von Informationen und Benachrichtigungen sein zu können, um neue Mitarbeiter und Manager zum Handeln zu bewegen.
Egal wie chic sie klingen: Portale und Apps sind darauf angewiesen, dass sich die Benutzer anmelden und/oder etwas herunterladen, bevor sie Informationen liefern können. Setzen Sie Kommunikationskanäle ein, die Ihre Mitarbeiter oder Manager aktiv nutzen, ob nun beruflich oder privat.
SuccessFactors Onboarding einführen
Wir unterstützen Sie bei der Einführung von SuccessFactors Onboarding und achten dabei auf Ihre individuellen Anforderungen.
Funktion #6: Einbindung von Managern beim Onboarding neuer Mitarbeiter
Seien wir ehrlich: Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters hat für Ihre vielbeschäftigten Manager wahrscheinlich nicht die höchste Priorität. Ihre Software für das Onboarding von Mitarbeitern muss es Managern lächerlich einfach machen, das zu tun, was von ihnen verlangt wird. Ein paar Anregungen:
- Geben Sie Tipps und erinnern Sie Manager an zu erledigende Aufgaben.
- Geben Sie Managern Anreize, ihre Onboarding-Aufgaben zeitnah zu erledigen – stellen Sie kleine, leicht umsetzbare Aufgaben, die die Manager sofort auf ihrem Telefon erledigen können.
- Mit vorgefertigten, bewährte Willkommensnachrichten an den Neuankömmling, wie ich sie bei #3 schon vorgestellt habe, helfen Sie vielbeschäftigten Managern, mit ihren neuen Mitarbeitern Kontakt aufzunehmen; mit integrierten Kalendern ermöglichen Sie außerdem eine schnelle Planung von persönlichen Gesprächen.
- Helfen Sie Managern bei der Auswahl der benötigten Geräte und Dienste und starten Sie den IT-Bereitstellungsprozess innerhalb von Minuten mithilfe von bequemen Formularen und Automatisierungen.
Funktion #7: Fokus auf das Onboarding-Erlebnis Ihrer neuen Mitarbeiter
Um wirklich exzellente Onboarding-Erfahrungen sicherzustellen, muss Ihre Software sicherstellen, dass jeder Schritt leicht verständlich ist und von den Verantwortlichen schnell umgesetzt werden kann. Dazu sollte die IT-Lösung:
- die Onboarding-Reise in mundgerechte, umsetzbare Aufgaben für Manager und neue Mitarbeiter zerlegen,
- eine Backend-Logik bieten, die es Ihnen ermöglicht, Aufgaben basierend auf der Zeit oder der Erledigung einer vorherigen Aufgabe auszulösen und zu automatisieren,
- das Risiko der Informationsüberlastung verringern, indem Manager und neue Mitarbeiter nur dann Aufgaben und Informationen erhalten, wenn diese in ihrem Onboarding Prozess gerade relevant sind.
Funktion #8: Befähigen Sie Ihre HR-Abteilung zur Erstellung hochwertiger Onboarding-Inhalte
Das Onboarding-Erlebnis muss einen roten Faden haben, flexibel und skalierbar sein. Der Schlüssel hierzu ist die Selbstbedienung. Ihre Onboarding-Software für Mitarbeiter sollte Folgendes können:
- Sie sollte es HR-Mitarbeitern und Managern ermöglichen, Onboarding-Inhalte einfach zu erstellen und zu aktualisieren, ohne dass Programmier- oder Designarbeit erforderlich ist.
- Sie sollte die Flexibilität bieten, Tippfehler schnell zu korrigieren, Markenfarben zu ändern und rechtliche Dokumente selbst zu aktualisieren – Sie müssen nicht auf einen Entwickler oder den Anbieter warten.
- Änderungen, die Sie im Programm vornehmen, werden sofort berücksichtigt, sodass Ihre neuen Mitarbeiter immer über die neuesten Informationen verfügen.
- Sie sollte über eine intuitive Benutzeroberfläche für eine einfache Bedienung verfügen.
Funktion #9: Engagement und Erfolg im Onboarding messen
Auch, wenn das für den einen oder anderen Betriebsrat eine heikle Angelegenheit darstellt, aber was nicht gemessen wird (und zwar auf die richtige Weise), kann nicht verbessert werden. Deshalb:
- Messen Sie das Engagement von Managern und neuen Mitarbeitern während des Onboarding-Prozesses, indem Sie erledigte Aufgaben für Manager und Umfragen, wie bspw. NPS-Bewertungen für Mitarbeiter verfolgen.
- Richten Sie Warnungen für Anzeichen von unvollständigen Aufgaben und niedrigen NPS-Werten ein, damit die Personalabteilung oder der einstellende Manager alle Probleme frühzeitig angehen kann.
- Sorgen Sie für ein schnelles Erkennen von Bereichen mit Verbesserungsbedarf (holen Sie regelmäßiges Feedback von Managern und den neuen Mitarbeitern ein)
Funktion #10: „Machen“ ist das Zauberwort!
Es gibt nichts Schlimmeres, als für einen Service oder eine Lösung zu bezahlen und sie dann monatelang nicht nutzen zu können oder keine Ergebnisse zu sehen. Ihre Onboarding-Software für Mitarbeiter sollte so konzipiert sein, dass eine schnelle Implementierung möglich ist. Eine gute Onboarding-Software tut das:
- mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, so dass HR schnell und einfach Inhalte erstellen und einsetzen kann,
- mit vorgefertigten Best-Practice-Onboarding-Materialien, die Sie anpassen und verwenden können, auch wenn Sie keine vorhandenen Inhalte haben,
Sie können sofort mit einem engagierten Team von Onboarding-Experten loslegen, das Ihnen praktischen Support, Schulungen und Ratschläge bietet.
Take away – was sollten Sie sich aus diesem Beitrag mitnehmen?
Für die Schnellen unter Ihnen sind hier noch einmal die 10 zentralen Onboarding-Funktionen kompakt zusammengefasst:
- Nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme
- Pre-Boarding für die ersten Tage, die einfach nur ein „wow“ bei Ihrem neuen Mitarbeiter hinterlassen
- Papierloses Onboarding als eine Grundfunktion
- Automatisch personalisierte Onboarding-Erlebnisse
- Reibungslose Kommunikation
- Einbindung von Managern beim Onboarding neuer Mitarbeiter
- Fokus auf das Onboarding-Erlebnis Ihrer neuen Mitarbeiter
- Befähigung Ihrer HR-Abteilung zur Erstellung hochwertiger Onboarding-Inhalte
- Messung von Engagement und Erfolg im Onboarding
- „Machen“ ist das Zauberwort!
Wie geht es weiter?
Für den Fall, dass Sie nun Ihren Business Case einer Onboarding Lösung in Ihrem Unternehmen erstellen möchten, lassen Sie uns in einer unverbindlichen Expert-Session darüber sprechen. Ich helfe ihnen gerne. Falls Sie erst einmal weiterlesen möchten und sich tiefer mit dem Thema „Profitabilität einer Onboarding-Lösung“ beschäftigen möchten, kann ich Ihnen den Beitrag „Wann rechnet sich ein digitales Onboarding-Tool?“ ans Herz legen. Hier können Sie leicht mit unseren ROI-Kalkulator schnell für sich herausfinden, wann sich ihre Onboarding Lösung rechnet. Probieren Sie es aus!
Überblick über die Artikel der Onboarding-Themenreihe
- Onboarding für Remote-Mitarbeiter während des Corona-„Mega-Lockdowns“
- Lockdown, kurzer Lockdown, „Mega“-Lockdown – unsere größten Erkenntnisse aus 2020
