Dirk Kellmann
 - 22. Juni 2020

Wann rechnet sich ein digitales Onboarding-Tool?

Wie teuer ist ein digitales Onboarding-Tool? Und noch viel wichtiger ist die Frage: Wann lohnt sich die Digitalisierung des Onboarding-Prozesses überhaupt für ein Unternehmen? Diese Fragen möchte ich Ihnen in diesem Artikel beantworten. Ebenso finden Sie einen ROI-Kalkulator am Ende des Beitrages, um Ihnen eine Entscheidungshilfe für Ihre individuelle Situation zu geben.

Bevor wir die beiden Fragen direkt beantworten, möchte ich noch ein wenig den Rahmen festlegen und ein wenig auf unseren Umgang, mit dem Thema Onboarding eingehen. Am Anfang sollten Sie immer eine Bestandsaufnahme Ihres aktuellen Onboarding-Prozesses machen. Es kommt vor, dass ein Onboardingprozess nur sporadisch vorhanden ist oder aber, dass er mit dem Unternehmen in den letzten Jahren gewachsen ist. In diesem Fall kann es durchaus Sinn ergeben, eine Prozessoptimierung vor der eigentlichen Digitalisierung zu machen. Als Beispiel kann ich hier aufführen, wie die mindsquare AG dabei vorgeht:

Wie macht es die mindsquare?

Als Dienstleistungsunternehmen im IT Sektor können Sie sich sicherlich vorstellen, dass die Mitarbeiterakquise und die Mitarbeiterbindung sehr wichtige Themen sind und unser Personalbereich auch einen großen Einfluss im Unternehmen hat. Doch auch die mindsquare nutzt aktuell noch keinen vollumfänglichen digitalen Onboardingprozess. Natürlich ist dieser definiert und es gibt Checklisten für alle Beteiligten, um die Bearbeitung der Aufgaben sicherzustellen. Doch die vollständige Abbildung des Prozesses in einem digitalen System ist bis jetzt noch nicht erfolgt. Die mindsquare AG stellte in den letzten Jahren pro Jahr ca. 50 IT-Consultants ein. Da die Fluktuationsraten im Vergleich zu unserer Branche sehr gut sind und es der Personalleitung wichtiger ist, dass ein Prozess im Unternehmen gelebt wird, war die Einführung eines Systems nicht nötig.

Doch im letzten Jahr hat sich gezeigt, dass die Kostentreiber im Onboarding und gerade der Verlust von Mitarbeitern am Anfang ab einer gewissen Größe immer schwieriger zu handhaben sind. Dies ist einer der Gründe, warum aktuell die mindsquare AG die Abbildung der Onboarding-Prozesse neu bewertet hat und den Einsatz eines digitalen Systems einführt.

Wann lohnt sich eine Digitalisierung der Onboarding-Prozesse?

Wie in den oberen Abschnitten bereits beschrieben gibt es unterschiedliche Zeitpunkte, wann eine Lösung sinnvoll ist.  Da es aus meiner Sicht nur zwei sinnvolle Zeitpunkte gibt, möchte ich diese beiden hier näher erläutern:

  • Sie haben keinen Onboarding-Prozess und möchten auf der grünen Wiese anhand eines Systems beginnen.
  • Sie haben bereits einen definierten Onboarding-Prozess, der mindestens eine der Onboarding-Phasen abdeckt.

Wenn Sie sich in der ersten Situation befinden, haben Sie den Vorteil, dass Sie die größtmögliche Flexibilität haben. Außerdem können Sie sicher sein, dass das System Ihren Prozess nachher passgenau abbildet. Sie führen den Prozess wie vom System vorgegeben, abgesehen von ein paar kleinen vorgesehenden Änderungen, ein. Da Sie vorher keinen Prozess hatten, wird der Mehrwert sehr hoch sein. Moderne Prozesse sind auch meistens mit niedrigen Belastungen der Mitarbeiter geplant und diesbezüglich meistens schon optimiert.

In der zweiten Situation nutzen Sie aktuell schon einen definierten Onboarding-Prozess. Hier ist es wichtig, dass mindestens eine der drei Phasen (Preboarding, Orientierung, Integration)  vollständig definiert ist. Eine Beschreibung der Phasen finden Sie auch in unserem Onboarding-E-Book.

E-Book: Onboarding

Jedes Unternehmen sollte über ein gutes Onboarding verfügen, denn qualifizierte Mitarbeiter sind ein ausschlaggebender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens.


Diese können Sie dann in eine digitale Lösung überführen. Für die anderen Phasen können Sie dann entscheiden, ob sie Ihren Prozess erst definieren wollen oder diesen aus einer Lösung adaptieren möchten.

Sollten Sie sich in keiner der beiden Situationen befinden, ergibt eine direkte Digitalisierung weniger Sinn und Sie sollten vorerst eine Prozessoptimierung vornehmen.

Wie teuer ist eine digitale Onboarding-Lösung?

Der Preis einer digitalen Onboarding-Lösung kann extrem variieren. Dies hängt einmal mit dem Umfang und den Funktionen einer Lösung ab. Also: welche Prozesse des Onboardings wie abgebildet werden. Außerdem ist die Königsdisziplin im Onboarding die Integration mit mehreren Drittsystemen, da diese häufig genutzt werden und eine einfache Softwarelösung eher ohne Integration ausgerollt wird. Die Preise für gängige Lösungen variieren zwischen 20.000 € und 150.000 €, wobei die Zielgruppen der Anbieter sich auch extrem unterscheiden.

Da die Integration sehr wichtig ist, empfehle ich jedem meiner Kunden, Wartungsverträge für ein solches System zu nutzen und von jedem Anbieter eher Abstand zu halten, wenn er keine Wartungs- und Support-Dienste anbietet.

Was kann ich tun?

Sollten Sie sich aktuell noch ein wenig unsicher fühlen, ob sich eine digitale Lösung für Sie lohnt, empfehle ich Ihnen unseren ROI-Kalkulator, den Sie hier kostenfrei herunterladen können.

Unser Whitepaper zur Personaleinsatzplanung ROI Kalkulator

Personaleinsatzplanung ROI-Kalkulator

Berechnen Sie mit unserem Tool, ob sich Ihre Investition in die mindsquare Personaleinsatzplanung lohnt.

In unserem Kalkulator müssen Sie einige Fragen aus dem Onboarding beantworten und das Tool identifiziert anhand gängiger Kostentreiber, ab wann sich eine Lösung für Sie lohnt.

Hierbei möchte ich einmal darauf hinweisen, dass die Kalkulation immer noch als grob angesehen werden sollte. Um eine detaillierte Aufstellung Ihrer individuellen Kostentreiber zu bestimmen, empfehle ich einen Austausch mit einem unserer Experten.

Die Zukunft gehört denen, die bereit sind, zu handeln.

Prüfen Sie noch heute, ob sich ein digitales System für das Onboarding-Thema für Sie lohnt. Spielen Sie auch ein wenig mit den Kennzahlen, um ein mögliches Gefühl dafür zu erlangen, wann die Einführung einer solchen Lösung sinnvoll ist.
An dieser Stelle möchte ich Ihnen noch mitgeben, dass die mindsquare selber auch eine Onboarding-Lösung auf Basis von SAP HCM entworfen hat, die vielleicht für Sie auch in Betracht gezogen werden sollte. Selbst, wenn dies nicht der Fall ist, unterstützen wir Sie gerne dabei, Ihren Onboarding-Prozess zu digitalisieren.

Dirk Kellmann

Dirk Kellmann

Mein Name ist Dirk Kellmann und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!



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