Aufbau eines Business Case für Ihre Onboarding-Software-Lösung
Das Onboarding neuer Mitarbeiter kostet oft viel Zeit und Geld. Mit der Einführung einer Onboarding-Software in Ihrem Unternehmen können Sie den Kosten- und Zeitaufwand reduzieren. Welche potenziellen Vorteile solch eine Software im Einzelnen für Sie hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Papierloses Onboarding
Der Prozess des Onboardings eines neuen Mitarbeiters erfordert eine Menge an Unterlagen, die zwischen dem neuen Mitarbeiter und Ihrem Unternehmen hin- und hergeschickt werden müssen. Denken Sie daran, wie viel Zeit die Personalabteilung benötigt, um den Papierkram per Post zu verschicken und anschließend sicherzustellen, dass die Unterlagen zurückkommen und ordnungsgemäß abgelegt werden. Sie können beispielsweise Erinnerungen an die neuen Mitarbeiter automatisieren, ihre Unterlagen ausfüllen. Dadurch muss die Personalabteilung weniger Zeit für Folgeaufgaben aufwenden.
Sparen Sie Zeit mit Integration, Automatisierung und Personalisierung Ihrer Software-Onboarding-Lösung
Eine weitere große Zeit- und Kostenersparnis liegt in der Automatisierung sich wiederholender Prozesse. Die Personalabteilung verbringt viel Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben. Beispiele dafür sind das Versenden einer Begrüßungsnachricht und eines Pakets, das Erinnern von Managern und IT an den Beginn der Bereitstellung oder das Versenden von Anweisungen und Wegbeschreibungen für den ersten Tag an den neuen Mitarbeiter. Software für das Onboarding von Mitarbeitern mit Workflow- und Zeitplanungsfunktionen kann diese sich wiederholenden Aufgaben automatisieren. Dadurch werden nicht nur HR-Ressourcen freigesetzt, sondern es wird auch sichergestellt, dass diese wichtigen Aufgaben zur richtigen Zeit und jedes Mal erledigt werden. Die meisten Onboarding-Programme sind heute in Ihr bestehendes HR-System integriert. So können Sie durch die einfache Eingabe der Details eines neuen Mitarbeiters in Ihr HRIS den entsprechenden Onboarding-Workflow für seine Rolle auslösen. Die Aufgaben werden entsprechend dem Startdatum ausgelöst und alle Mitteilungen mit dem Namen, den Kontaktdaten und dem zugewiesenen Manager werden personalisiert.
Bestmöglicher Fokus auf die Mitarbeiterintegration
Durch den Einsatz von Technologie gewährleisten Sie konsistente Onboarding-Prozesse, bei denen alles just-in-time erledigt wird. So können neue Mitarbeiter bereits am ersten Tag mit allen Geräten arbeiten und sind in allen Systemen angemeldet. Dadurch können sie sich ohne unnötige Verzögerungen auf die Einarbeitung konzentrieren.
Befähigen Sie Ihre Manager, das Onboarding selbst zu gestalten
Für Manager ist das Onboarding eines neuen Mitarbeiters oft ein entmutigender Prozess mit vielen ändernden Aufgaben und ungewohnten Abläufen, die zu ihrem ohnehin schon stressigen Arbeitsalltag noch hinzukommen. Das Ergebnis: geringere Produktivität aufgrund des Arbeitsaufwands beim Onboarding, vergessene Aufgaben oder einfach nur, dass man sich nicht um das Onboarding kümmert. Die richtige Technologie unterteilt den Onboarding-Prozess in mundgerechte Häppchen und hilft den Managern dabei, jeden Mitarbeiter durch die Onboarding-Reise zu begleiten. Sie automatisiert alle lästigen administrativen Aspekte, sodass sich die Manager auf den Umgang mit dem neuen Mitarbeiter konzentrieren und ein tolles, menschliches Onboarding-Erlebnis bieten können, ohne dass ihr Arbeitstag noch länger wird.
Onboarding-Software reduziert die Mitarbeiterfluktuation
Abgesehen von den direkten Kosteneinsparungen haben effektive Onboarding-Prozesse einen direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg und das Wachstum, indem sie die Fluktuation der Mitarbeiter minimieren. Die ersten Eindrücke, einschließlich der Onboarding-Erfahrung, sind wichtig. Die Aberdeen Group fand heraus, dass 86% der neu eingestellten Mitarbeiter in den ersten sechs Monaten eine Entscheidung treffen, wie lange sie bei einem Unternehmen bleiben werden.
Das Risiko der Fluktuation ist heute sogar noch ausgeprägter, da viele Unternehmen während des Einstellungsprozesses Employment Branding betreiben, um Talente anzuziehen. Jede Diskrepanz zwischen den Erwartungen der Kandidaten, die während des Einstellungsverfahrens gebildet wurden, und der Realität der Arbeit in einem Unternehmen kann dazu führen, dass sie sich nicht mehr engagieren und ihren Aufenthalt erheblich verkürzen.
Verbessertes Onboarding hilft, Talente anzuziehen und zu halten
Wir haben das Employment Branding bereits erwähnt. Das ist die Art und Weise, wie die Außenwelt Sie als Arbeitgeber wahrnimmt, und wie Sie potenziellen neuen Mitarbeitern einen Mehrwert bieten. Dabei kann ein großartiges Onboarding-Erlebnis Ihr Employment Branding vorantreiben, während es den ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen prägt und die Arbeitszufriedenheit Ihrer neuen Mitarbeiter fördert. Mitarbeiter neu einzustellen ist stets nur der erste Schritt. Die viel wichtigere Frage ist nun: Wie halten Sie ihre neuen Mitarbeiter? Sie brauchen ein effektives Onboarding-System, das deutlich macht, wie sehr Ihr Unternehmen Ihre Teammitglieder schätzt. Auf diese Weise schaffen Sie einen positiven Eindruck und eine erfolgreiche Beschäftigungsmarke, die künftige Mitarbeiter dazu verleiten wird, die gleiche Reise zu unternehmen.
Wie genau hilft also eine Onboarding-Software dabei, ein Onboarding-Erlebnis zu schaffen, das sowohl relevant als auch attraktiv für neue Mitarbeiter ist, sodass es zu Ihrem Employment Branding beiträgt?
Der Schlüssel ist Relevanz. Der heutige Arbeitsplatz ist eine bunte Mischung aus Baby Boomern, Gen X, Millenials und Gen Z. Das bedeutet, dass es wichtig ist, personalisierte Onboarding-Erlebnisse über Kanäle zu liefern, die Ihre neuen Mitarbeiter bereits nutzen. Moderne Mitarbeiter kommunizieren zunehmend mobil und bevorzugen es, kurze, prägnante Inhalte in überschaubarer Form zu konsumieren. Die richtige Onboarding-Software verfügt über die Logik und die Kommunikationskanäle, um die Kommunikation in den richtigen Kanälen für jeden Mitarbeitertyp und entsprechend der Jobrolle, dem Team, der Region und sogar den individuellen Präferenzen bereitzustellen, ohne dass ein Haufen manueller Arbeit erforderlich ist.
SuccessFactors Onboarding einführen
Wir unterstützen Sie bei der Einführung von SuccessFactors Onboarding und achten dabei auf Ihre individuellen Anforderungen.
Onboarding beeinflusst das Mitarbeitererlebnis und die Erfahrung mit Ihrem Unternehmen
Bei der Employee Experience geht es um jede Interaktion, die ein Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen hat, von der Zeit vor der Einstellung, über die Einstellung, die Beschäftigung bis hin zu allen Interaktionen nach der Einstellung.
Untersuchungen von Jacob Morgan (siehe „Why the Millions We Spend on Employee Engagement Buy Us So Little“ in Harvard Business Review, 2017) zeigen, dass Unternehmen, die aktiv in Mitarbeitererlebnisse investieren, nicht nur profitabler und innovativer sind, sondern auch in ihrer Fähigkeit, Top-Talente anzuziehen, um ihr Wachstum weiter voranzutreiben, profitieren. So werden Unternehmen, die zu den 6 % der größten Investoren in Mitarbeitererlebnisse gehören, im Vergleich zu anderen Unternehmen 11,5-mal häufiger in die Liste der „Best Places to Work“ von Glassdoor aufgenommen werden.
Als Brücke zwischen der Phase der hochengagierten Rekrutierung und der ersten Erfahrung als Mitarbeiter im Unternehmen hat das Onboarding einen großen und direkten Einfluss auf die Employee Experience. Der Grad des Engagements, des Interesses, der Beteiligung und des Feedbacks kann hier wirklich den Ton für den Rest der Mitarbeiterreise angeben.
Onboarding-Software verbessert die Mitarbeiter-Experience und senkt ihre Fluktuation im Unternehmen
Es gibt eine direkte Korrelation zwischen der Qualität der Onboarding-Prozesse und der Produktivität und Fluktuation der Mitarbeiter. Die Studie „Welcome to the 21st Century, Onboarding” der Aberdeen Group fand heraus, dass „Best Practice“-Organisationen, die in strategische Onboarding-Technologie investiert haben, einen klaren Vorteil bei den Schlüsselergebnissen der Mitarbeiterbindung im ersten Jahr, den Leistungsmeilensteinen im ersten Jahr und der Zufriedenheit der Recruiting-Manager (im Jahresvergleich) haben.
Darüber hinaus gaben Arbeitgeber an, besonders in den folgenden Bereichen von einem strukturierten Onboarding-Programm zu profitieren:
- Steigerung des Mitarbeiterengagements (49 %)
- Verbessertes Vertrauen der Mitarbeiter (46 %)
- Größeres Vertrauen der Mitarbeiter in die Organisation (45 %)
- Gesteigerte Effizienz (44 %)
- Höhere Produktivität (42 %)
- Höhere Arbeitsmoral (38 %)
- Geringere Mitarbeiterfluktuation (31 %)
- Positive Beiträge zur Erreichung der Umsatzziele (21 %)
Take away – was sollten Sie sich aus diesem Beitrag mitnehmen?
Software und Technologie reduzieren nicht nur die direkten Kosten und den Aufwand, die mit dem Onboarding-Prozess verbunden sind, sondern die Verbesserungen beim Onboarding von Mitarbeitern haben auch Auswirkungen auf das Engagement der Mitarbeiter, die Mitarbeitererfahrung, die Gewinnung von Talenten, die Rekrutierung, die Fluktuation, die Kundenerfahrung und die Produktivität. Man kann mit Sicherheit sagen, dass ein strukturiertes Onboarding, wie es durch eine Onboarding-Software ermöglicht wird, nicht nur vorteilhaft, sondern auch bemerkenswert effektiv ist und sich nachweislich auf das Endergebnis eines Unternehmens auswirkt.
Wie geht es weiter?
Für den Fall, dass Sie nun Ihren Business Case einer Onboarding Lösung in Ihrem Unternehmen erstellen möchten, lassen Sie uns in einer unverbindlichen Expert-Session darüber sprechen. Ich helfe Ihnen gerne. Falls Sie erst einmal weiterlesen möchten und sich tiefer mit dem Thema „Profitabilität einer Onboarding-Lösung“ beschäftigen möchten, kann ich Ihnen den Beitrag „Wann rechnet sich ein digitales Onboarding-Tool?“ ans Herz legen. Hier können Sie leicht mit unserem ROI-Kalkulator für sich herausfinden, wann sich Ihre Onboarding Lösung rechnet. Probieren Sie es aus!
Überblick über die Artikel der Onboarding-Themenreihe
- Onboarding für Remote-Mitarbeiter während des Corona-„Mega-Lockdowns“
- Lockdown, kurzer Lockdown, „Mega“-Lockdown – unsere größten Erkenntnisse aus 2020
- 10 Zentrale Onboarding-Funktionen für Ihren Business Case
