Digitale Zeiterfassungspflicht 2026: Das müssen Sie wissen
Flexiblere Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Vertrauensarbeitszeit prägen den modernen Unternehmensalltag. Über die Jahre ist jedoch der Anspruch an Transparenz und Rechtssicherheit bei der Arbeitszeiterfassung gewachsen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits. 2026 rückt vor allem die Durchsetzbarkeit in den Fokus – also die Frage, wie Unternehmen ihre Zeiterfassung prüf- und behördensicher organisieren und welche Risiken bei Verstößen entstehen. Was sich genau hinter der gesetzlichen Neuerung verbirgt, welche Unternehmen betroffen sind und wie Sie sich darauf vorbereiten, damit ihre Arbeitszeiterfassung rechtskonform ist.
Digitale Zeiterfassungspflicht im Überblick
- Pflicht besteht bereits (EuGH 2019, BAG 09/2022): Arbeitszeit muss täglich, vollständig und nachvollziehbar erfasst werden – 2026 wird vor allem Kontrollierbarkeit/Sanktionsrisiko relevanter.
- Digital/elektronisch ist politisch klar angekündigt, aber noch nicht final gesetzlich konkretisiert; der BMAS-Entwurf sieht Beginn/Ende/Dauer digital mit Übergangsfristen nach Größe und wenigen Ausnahmen vor.
- Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, aber nur mit prüfsicherer Dokumentation; Empfehlung: jetzt System, Prozesse, Datenschutz und Verantwortlichkeiten sauber aufsetzen (zusätzlich Effizienz- und Transparenzvorteile).
Aktuelle Gesetzeslage zur Arbeitszeiterfassungspflicht
Europäischer Gerichtshof (EuGH) Urteil 2019: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen. Das Ziel besteht darin, den Arbeitsschutz zu verbessern und die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten sicherzustellen.
Bundesarbeitsgericht (BAG) Urteil September 2022 (1 ABR 22/21): Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigte die Pflicht zur Zeiterfassung in Deutschland und stützte sich dabei auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Demnach müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten täglich und lückenlos erfassen.
Gesetzesentwurf des Bundesarbeitsministeriums (BMAS) 2023: Das BMAS hat einen Referentenentwurf vorgelegt, der die elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit verbindlich vorschreibt. Vorgesehen sind tägliche Dokumentationspflichten, die Möglichkeit, die Erfassung an Mitarbeitende zu delegieren (z. B. per App), sowie Übergangsfristen für kleinere Unternehmen. Der Entwurf ist jedoch nie in einen Gesetzgebungsprozess eingebracht worden.
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Ist die digitale Zeiterfassung 2026 in Deutschland Pflicht?
Die Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben. Eine elektronische/digitale Zeiterfassung ist per Gesetz jedoch nicht ausdrücklich festgelegt.
Allerdings steht im Koalitionsvertrag der CDU/CSU und SPD, die Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung wolle man unbürokratisch regeln. Bisher ist dies nicht passiert.Gemäß noch geltendem Arbeitszeitgesetz (§ 16 Abs. 2 Satz 1 ArbZG) muss bisher lediglich die über acht Stunden hinausgehende werktägliche Arbeitszeit erfasst werden.
Aufgrund des BAG-Urteils von 2022 ist – nach überwiegender juristischer Einschätzung – aber bereits jetzt eine vollständige Arbeitszeiterfassung verpflichtend.
Für wen soll die digitale Zeiterfassungspflicht gelten?
Ein Referentenentwurf zur Modernisierung des Arbeitszeitgesetzes nennt folgende Einzelheiten zur digitalen Arbeitszeiterfassung:
- Die Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung soll grundsätzlich für alle Arbeitgeber in Deutschland gelten – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Betroffen sind somit kleine Betriebe, mittlere Unternehmen und Großunternehmen.
- Betriebe mit bis zu 50 Mitarbeitenden sollen laut Referentenentwurf bis zu 5 Jahre Zeit für die Umsetzung.
- Bis 250 Mitarbeitende ist eine Frist von 2 Jahren nach Inkrafttreten des Gesetzes vorgesehen.
- Großunternehmen sollen die elektronische Arbeitszeiterfassung spätestens nach einem Jahr verpflichtend einführen.
Ausnahmen
- Kleinbetriebe unter 10 Beschäftigten, Hausangestellte in Privathaushalten und bestimmte entsandte Arbeitnehmer sollen laut Entwurf ausgenommen sein.
- Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können weitere Regelungen enthalten.
Wichtig: Die Unterschiede liegen weniger in der Pflicht zur Erfassung, sondern vor allem in Form- und Umstellungsfristen.
Arbeitszeiterfassung ab 2026 – Was kommt auf Unternehmen zu?
Politische Programme und der Koalitionsvertrag kündigen eine gesetzliche Konkretisierung der Arbeitszeiterfassung an. Doch bereits jetzt gilt für Unternehmen: Die lückenlose Erfassung der Arbeitszeit ist Pflicht.
Unterschätzen Sie 2026 nicht die Sanktionsseite: Bußgelder sind bereits heute möglich – insbesondere bei Verstößen gegen Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten oder bei Nichtbefolgung behördlicher Anordnungen.
Typische Punkte der Diskussion:
- Elektronische Erfassung als Regelfall (mit pragmatischen Umsetzungsmöglichkeiten)
- Übergangsregelungen für kleine und mittlere Unternehmen
- Vertrauensarbeitszeit soll als Arbeitsmodell möglich bleiben – gleichzeitig muss die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben nachweisbar sein
Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Zeiterfassung „prüfsicher“ funktioniert: nachvollziehbar, konsistent und so dokumentiert, dass Sie im Streitfall oder bei Kontrollen belastbar auskunftsfähig sind.
Was sich bereits jetzt abzeichnet: Die elektronische Aufzeichnung entwickelt sich zum Standard, auch wenn die gesetzliche Vorgabe dazu noch aussteht. Denn die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Zugriff und Auswertung lassen sich mit digitalen Systemen am einfachsten erfüllen.
Ist Vertrauensarbeitszeit 2026 weiter erlaubt?
Der Koalitionsvertrag 2025 sieht die Einführung der elektronischen Zeiterfassung für alle Arbeitgeber klar als Pflicht vor. Das Ziel besteht darin, eine moderne, transparente und rechtskonforme Arbeitswelt zu schaffen, in der die tägliche Arbeitszeit aller Beschäftigten tagesaktuell und in der Regel digital erfasst wird.
Vertrauensarbeitszeit soll weiter möglich sein, solange sie mit EU-Recht vereinbar ist. Allerdings muss auch hier die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben sichergestellt und dokumentierbar sein.
Es bestehen keine umfassenden Ausnahmen für bestimmte Berufsgruppen oder Kleinbetriebe, abgesehen von den zuvor genannten spezifischen Ausnahmefällen.
8 Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber
Für Unternehmen ist es empfehlenswert, ihre Zeiterfassung frühzeitig zu digitalisieren, um technische Hürden rechtzeitig zu meistern, eine rechtskonforme Dokumentation herzustellen und – unabhängig von der Gesetzgebung – zeitnah von den Transparenz- und Effizienzvorteilen der digitalen Prozesse zu profitieren.
1. Handlungsbedarf ermitteln: Bereiten Sie sich frühzeitig vor, indem Sie zum Beispiel den Funktionsumfang bestehender Zeiterfassungssysteme überprüfen, Anpassungsmöglichkeiten ausloten und sich gegebenenfalls nach einem neuen Tool umsehen.
2. Rechtskonformes Zeiterfassungssystem auswählen und einführen: Entscheiden Sie sich für ein digitales System, das objektiv, zuverlässig und zugänglich für Ihr Unternehmen ist. Beachten Sie zudem die Anpassung an konkrete Arbeitsbedingungen, wie Außendienst oder Homeoffice.
3. Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen prüfen und anpassen: Überprüfen Sie bestehende Arbeitsverträge und passen Sie diese bei Bedarf an die neuen gesetzlichen Anforderungen an. Schließen oder aktualisieren Sie, wenn nötig, Betriebsvereinbarungen zur Zeiterfassung mit dem Betriebsrat.
4. Datenschutz und Informationspflichten beachten: Stellen Sie sicher, dass das Zeiterfassungssystem datenschutzkonform ist und die Mitarbeitenden über die Erfassung und Verwendung ihrer Daten informiert werden. Beschäftigte müssen das Recht haben, ihre aufgezeichneten Stunden einzusehen und Kopien zu erhalten.
5. Schulung von Mitarbeitenden und Führungskräften: Schulen Sie Ihr Personal im Umgang mit dem neuen Zeiterfassungssystem und sensibilisieren Sie für die rechtlichen Vorgaben.
6. Prozesse und Verantwortlichkeiten: Legen Sie fest, wer die Zeiterfassung vornimmt: Sind es die Mitarbeitenden selbst, sind es Vorgesetzte oder ist es eine zentrale Stelle? Definieren Sie, wer die Daten kontrolliert und wie Korrekturen und Nachträge zu handhaben sind. Das senkt Ihr Bußgeld- und Konfliktrisiko deutlich.
7. Übergangsfristen und Ausnahmen beachten: Prüfen Sie, ob für Ihr Unternehmen Übergangsfristen oder Ausnahmen gelten und terminieren Sie die Umsetzung entsprechend.
8. Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten einhalten: Erfassen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit am jeweiligen Arbeitstag und bewahren Sie die Daten entsprechend der verpflichtenden Aufbewahrungszeit auf.
Vorteile digitaler Zeiterfassung
Mit der Einführung einer digitalen Zeiterfassung optimieren Unternehmen nicht nur ihre Abläufe, sondern schaffen auch mehr Transparenz und Rechtssicherheit für sich selbst. Unternehmen, die auf digitale Lösungen setzen, stärken ihre Effizienz und verschaffen sich einen entscheidenden Vorsprung im Wettbewerb.
- Reduzierter Verwaltungsaufwand und Effizienzsteigerung
- Transparenz und Fairness
- Flexibilität und Mobilität
- Fehlerreduktion und Präzision
- Bessere Ressourcen- und Personaleinsatzplanung
- Mitarbeitermotivation und Work-Life-Balance
- Integration mit anderen Unternehmensanwendungen
- Automatisierung von Arbeitszeit-, Pausen- und Abwesenheitsdaten
Welche Kosten kommen mit der digitalen Zeiterfassungspflicht 2025 auf Unternehmen zu?
Die kosten für Unternehmen bei einer geltenden digitalen Zeiterfassungspflicht hängen von mehreren Faktoren ab: Dazu zählen die Organisationsgröße, das gewählte System, der Funktionsumfang und der Implementierungsaufwand.
Unternehmen müssen mit Einmalkosten in der Anschaffung und Einrichtung eines digitalen Zeiterfassungssystems rechnen. Je nach Anbieter und Funktionsumfang gibt es Kleinlösungen, die nur einige hundert Euro kosten, aber auch große Systeme, die mehrere tausend Euro kosten. Je nach Komplexität und Anbieter können zusätzlich Kosten für die Einrichtung, die Datenmigration und die Mitarbeiterschulungen anfallen.
Beachten Sie die laufenden Kosten für cloudbasierte Zeiterfassungssysteme. Die meisten Anbieter berechnen monatliche Gebühren pro Nutzer. Die Preise liegen typischerweise zwischen 2 Euro und 12 Euro pro Mitarbeiter und Monat, abhängig vom Funktionsumfang.
Stärkung der Transparenz und Fairness mit digitaler Zeiterfassung
Auch wenn die gesetzliche Ausgestaltung der Zeiterfassungspflicht noch nicht final ist, steht fest: Die digitale Arbeitszeiterfassung wird kommen. Unternehmen sollten daher die aktuelle Übergangsphase aktiv nutzen. Wer jetzt auf eine moderne Lösung setzt, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Transparenz, senkt Kosten, automatisiert Prozesse und gewinnt wertvolle Effizienz im HR-Alltag.
Mit der passenden Software lässt sich die Umstellung reibungslos gestalten. Unternehmen, die frühzeitig handeln, stärken zudem ihre Position als moderne Arbeitgeber und sichern sich einen klaren Vorsprung im Wettbewerb.
FAQ
1. Ist die digitale Zeiterfassung ab 2026 gesetzlich vorgeschrieben?
Eine vollständige Arbeitszeiterfassung ist bereits verpflichtend. Eine digitale Lösung ist gesetzlich zwar noch nicht vorgeschrieben, entwickelt sich ab 2026 aber zunehmend zum De-facto-Standard.
2. Welche Unternehmen werden von der Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung betroffen sein?
Grundsätzlich sind alle Arbeitgeber betroffen. Kleine Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitenden sollen ausgenommen werden. Für Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitenden sind Übergangsfristen geplant.
3. Was muss erfasst werden?
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – idealerweise digital, zeitnah und nachvollziehbar. Auch Pausen- und Ruhezeiten müssen überprüfbar sein.
4. Bleibt Vertrauensarbeitszeit erlaubt?
Ja, Vertrauensarbeitszeit soll laut Plänen der Bundesregierung auch nach Einführung der verpflichtenden digitalen Arbeitszeiterfassung möglich bleiben – im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie.
5. Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Bei fehlender oder mangelhafter Zeiterfassung drohen Bußgelder und behördliche Anordnungen. Eine prüfsichere Dokumentation schützt Unternehmen vor Sanktionen.
