Digitale Zeiterfassungspflicht 2025: Das müssen Sie wissen
Flexiblere Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Vertrauensarbeitszeit prägen den modernen Unternehmensalltag. Über die Jahre ist jedoch der Anspruch an Transparenz und Rechtssicherheit bei der Arbeitszeiterfassung gewachsen. Der Koalitionsvertrag 2025 schreibt vor: Die digitale Zeiterfassungspflicht in Deutschland wird kommen. Sie verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden elektronisch und lückenlos zu dokumentieren. Was sich genau hinter der gesetzlichen Neuerung verbirgt, welche Unternehmen betroffen sind und wie Sie sich rechtzeitig darauf vorbereiten, damit ihre Arbeitszeiterfassung zum Stichtag rechtskonform ist.
Digitale Zeiterfassungspflicht im Überblick
- Aktuelle Rechtslage: Laut EuGH-Urteil (2019) und BAG-Urteil (2022) sind Arbeitgeber bereits jetzt verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit objektiv und verlässlich zu erfassen – unabhängig von einer neuen Gesetzeslage.
- Gesetzesinitiative ohne Zeitplan: Ein Gesetzesentwurf des BMAS zur digitalen Arbeitszeiterfassung liegt vor, wurde jedoch noch nicht beschlossen. Der Koalitionsvertrag 2025 sieht eine Pflicht vor, nennt aber keine konkrete Zeitlinie.
- Was Unternehmen erwartet: Der Entwurf sieht eine verpflichtende digitale Erfassung mit Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen sowie Ausnahmen für Kleinstbetriebe vor. Vertrauensarbeitszeit soll eingeschränkt möglich bleiben.
- Handlungsempfehlung: Unternehmen sollten frühzeitig auf digitale Zeiterfassung umstellen, um rechtzeitig rechtskonform zu agieren, operative Risiken zu minimieren und Prozesse effizient zu gestalten.
Aktuelle Gesetzeslage zur Arbeitszeiterfassungspflicht
Europäischer Gerichtshof (EuGH) Urteil 2019: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen. Das Ziel besteht darin, den Arbeitsschutz zu verbessern und die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten sicherzustellen.
Bundesarbeitsgericht (BAG) Urteil September 2022 (1 ABR 22/21): Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigte die Pflicht zur Zeiterfassung in Deutschland und stützte sich dabei auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Demnach müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten täglich und lückenlos erfassen.
Gesetzesentwurf des Bundesarbeitsministeriums (BMAS) 2023: Das BMAS hat einen Referentenentwurf vorgelegt, der die elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit verbindlich vorschreibt. Vorgesehen sind tägliche Dokumentationspflichten, die Möglichkeit, die Erfassung an Mitarbeitende zu delegieren (z. B. per App), sowie Übergangsfristen für kleinere Unternehmen. Der Entwurf ist jedoch nie in einen Gesetzgebungsprozess eingebracht worden.
Ist die digitale Zeiterfassung 2025 in Deutschland Pflicht?
Nein, noch nicht. Allerdings steht im Koalitionsvertrag der CDU/CSU und SPD, die Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung wolle man unbürokratisch regeln.
Gemäß noch geltendem Arbeitszeitgesetz (§ 16 Abs. 2 Satz 1 ArbZG) musste bisher lediglich die über acht Stunden hinausgehende werktägliche Arbeitszeit erfasst werden. Aufgrund des BAG-Urteils von 2022 ist aber bereits jetzt eine vollständige Arbeitszeiterfassung verpflichtend.
Arbeitszeiterfassung ab 2025 – Was kommt auf Unternehmen zu?
Die Regierungsparteien haben im Koalitionsvertrag 2025 zwar die Einführung der digitalen Zeiterfassungspflicht angekündigt, allerdings ohne konkrete Zeitplanung.
Bekannt ist nur, dass die elektronische Zeiterfassung ohne bürokratischen Aufwand umgesetzt werden soll und Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen vorgesehen sind. Das Modell der Vertrauensarbeitszeit soll unter bestimmten Bedingungen möglich bleiben.
Für wen gilt die Zeiterfassungspflicht?
- Ab 2025 gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung grundsätzlich für alle Arbeitgeber in Deutschland – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Betroffen sind somit kleine Betriebe, mittlere Unternehmen und Großunternehmen.
- Betriebe mit bis zu 50 Mitarbeitenden haben bis zu 5 Jahre Zeit für die Umsetzung.
- Bis 250 Mitarbeitende gilt eine Frist von 2 Jahren nach Inkrafttreten des Gesetzes.
- Großunternehmen müssen spätestens nach einem Jahr die elektronische Arbeitszeiterfassung verpflichtend einführen.
Ausnahmen
- Kleinbetriebe unter 10 Beschäftigten, Hausangestellte in Privathaushalten und bestimmte entsandte Arbeitnehmer sind ausgenommen.
- Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können weitere Regelungen enthalten.
Was beinhaltet der Koalitionsvertrag zur Arbeitszeiterfassung?
Der Koalitionsvertrag 2025 sieht die Einführung der elektronischen Zeiterfassung für alle Arbeitgeber klar als Pflicht vor. Das Ziel besteht darin, eine moderne, transparente und rechtskonforme Arbeitswelt zu schaffen, in der die tägliche Arbeitszeit aller Beschäftigten tagesaktuell und in der Regel digital erfasst wird.
Der Vertrag legt besonderen Wert auf eine unbürokratische Umsetzung, insbesondere mit angemessenen Übergangsregelungen für kleine und mittlere Unternehmen. So sollen Betriebe ausreichend Zeit für die technische Umstellung erhalten.
Eine Besonderheit liegt in der Vertrauensarbeitszeit. Diese soll, solange sie mit EU-Recht vereinbar ist, weiterhin möglich bleiben. Allerdings muss auch hier die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben sichergestellt und dokumentierbar sein.
Es bestehen keine umfassenden Ausnahmen für bestimmte Berufsgruppen oder Kleinbetriebe, abgesehen von den zuvor genannten spezifischen Ausnahmefällen.
8 Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber
Eine frühzeitige Umstellung der Zeiterfassung hilft Unternehmen, sich rechtzeitig auf die zukünftig verpflichtende elektronische Arbeitszeiterfassung vorzubereiten, technische Hürden zu meistern und die Übergangsfristen effizient zu nutzen. Unternehmen, die jetzt handeln, minimieren operative Risiken, sichern die rechtskonforme Dokumentation und schaffen Transparenz und Effizienz in den eigenen Prozessen.
1) Handlungsbedarf ermitteln: Bereiten Sie sich frühzeitig vor, indem Sie zum Beispiel den Funktionsumfang bestehendern Zeiterfassungssysteme überprüfen, Anpassungsmöglichkeiten ausloten und sich gegebenenfalls nach einem neuen Tool umsehen.
2) Rechtskonformes Zeiterfassungssystem auswählen und einführen: Entscheiden Sie sich für ein digitales System, das objektiv, zuverlässig und zugänglich für Ihr Unternehmen ist. Beachten Sie zudem die Anpassung an konkrete Arbeitsbedingungen, wie Außendienst oder Homeoffice.
3) Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen prüfen und anpassen: Überprüfen Sie bestehende Arbeitsverträge und passen Sie diese bei Bedarf an die neuen gesetzlichen Anforderungen an. Schließen oder aktualisieren Sie, wenn nötig, Betriebsvereinbarungen zur Zeiterfassung mit dem Betriebsrat.
4) Datenschutz und Informationspflichten beachten: Stellen Sie sicher, dass das Zeiterfassungssystem datenschutzkonform ist und die Mitarbeitenden über die Erfassung und Verwendung ihrer Daten informiert werden. Beschäftigte müssen das Recht haben, ihre aufgezeichneten Stunden einzusehen und Kopien zu erhalten.
5) Schulung von Mitarbeitenden und Führungskräften: Schulen Sie Ihr Personal im Umgang mit dem neuen Zeiterfassungssystem und sensibilisieren Sie für die rechtlichen Vorgaben.
6) Prozesse und Verantwortlichkeiten: Legen Sie fest, wer die Zeiterfassung vornimmt: Sind es die Mitarbeitenden selbst, sind es Vorgesetzte oder ist es eine zentrale Stelle? Definieren Sie, wer die Daten kontrolliert und wie Korrekturen und Nachträge zu handhaben sind.
7) Übergangsfristen und Ausnahmen beachten: Prüfen Sie, ob für Ihr Unternehmen Übergangsfristen oder Ausnahmen gelten und terminieren Sie die Umsetzung entsprechend.
8) Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten einhalten: Erfassen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit am jeweiligen Arbeitstag und bewahren Sie die Daten entsprechend der Aufbewahrungspflichtzeit auf.
Vorteile digitaler Zeiterfassung
Mit der Einführung einer digitalen Zeiterfassung optimieren Unternehmen nicht nur ihre Abläufe, sondern schaffen auch mehr Transparenz und Rechtssicherheit für sich selbst. Unternehmen, die auf digitale Lösungen setzen, stärken ihre Effizienz und verschaffen sich einen entscheidenden Vorsprung im Wettbewerb.
- Reduzierter Verwaltungsaufwand und Effizienzsteigerung
- Transparenz und Fairness
- Flexibilität und Mobilität
- Fehlerreduktion und Präzision
- Bessere Ressourcen- und Personaleinsatzplanung
- Mitarbeitermotivation und Work-Life-Balance
- Integration mit anderen Unternehmensanwendungen
- Automatisierung von Arbeitszeit-, Pausen- und Abwesenheitsdaten
Welche Kosten kommen mit der digitalen Zeiterfassungspflicht 2025 auf Unternehmen zu?
Die kosten für Unternehmen bei einer geltenden digitalen Zeiterfassungspflicht hängen von mehreren Faktoren ab: Dazu zählen die Organisationsgröße, das gewählte System, der Funktionsumfang und der Implementierungsaufwand.
Unternehmen müssen mit Einmalkosten in der Anschaffung und Einrichtung eines digitalen Zeiterfassungssystems rechnen. Je nach Anbieter und Funktionsumfang gibt es Kleinlösungen, die nur einige hundert Euro kosten, aber auch große Systeme, die mehrere tausend Euro kosten. Je nach Komplexität und Anbieter können zusätzlich Kosten für die Einrichtung, die Datenmigration und die Mitarbeiterschulungen anfallen.
Beachten Sie die laufenden Kosten für cloudbasierte Zeiterfassungssysteme. Die meisten Anbieter berechnen monatliche Gebühren pro Nutzer. Die Preise liegen typischerweise zwischen 2 Euro und 12 Euro pro Mitarbeitendem und Monat, abhängig vom Funktionsumfang.
Stärkung der Transparenz und Fairness mit digitaler Zeiterfassung
Auch wenn die gesetzliche Ausgestaltung der Zeiterfassungspflicht noch nicht final ist, steht fest: Die digitale Arbeitszeiterfassung wird kommen. Unternehmen sollten daher die aktuelle Übergangsphase aktiv nutzen. Wer jetzt auf eine moderne Lösung setzt, schafft Transparenz und rechtliche Sicherheit, senkt Kosten, automatisiert Prozesse und gewinnt wertvolle Effizienz im HR-Alltag.
Mit der passenden Software lässt sich dieser Wandel reibungslos gestalten. Unternehmen, die frühzeitig handeln, stärken ihre Position als moderne Arbeitgeber und sichern sich einen klaren Vorsprung im Wettbewerb um Talente und Effizienz.
FAQ
Ist die digitale Zeiterfassung ab 2025 in Deutschland gesetzlich verpflichtend?
Noch nicht, aber sie ist absehbar. Aufgrund eines Urteils des Bundesarbeitsgerichts (BAG) besteht bereits jetzt eine Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung. Der Koalitionsvertrag 2025 kündigt eine digitale Pflichtzeiterfassung für alle Arbeitgeber an, die mit Übergangsfristen und Ausnahmen einhergehen soll.
Für welche Unternehmen gilt die Zeiterfassungspflicht und welche Übergangsfristen sind vorgesehen?
Grundsätzlich gilt die Pflicht für alle Arbeitgeber. Für Kleinbetriebe (bis 50 MA) gilt eine Übergangsfrist von 5 Jahren, für mittlere Unternehmen (bis 250 MA) 2 Jahre, und für Großunternehmen 1 Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes. Kleinbetriebe mit weniger als 10 MA und bestimmte Berufsgruppen sind ausgenommen.
Welche Vorteile bietet die digitale Zeiterfassung für Unternehmen?
Eine digitale Zeiterfassung steigert die Effizienz, reduziert Fehler, schafft Transparenz und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Zudem unterstützt sie die Ressourcenplanung, automatisiert Prozesse und verbessert durch flexible Lösungen die Work-Life-Balance.
