Künstliche Intelligenz im HR: Ein Vergleich von SAP SuccessFactors, Workday und Personio
Immer mehr Softwarehersteller integrieren KI-Funktionen in ihren HR-Systemen, um Unternehmen entlang der gesamten Employee Journey zu entlasten und zu stärken. Im Fokus dieses Beitrags stehen dabei die Lösungen SAP SuccessFactors, Workday und Personio, die KI gezielt einsetzen, um Prozesse zu optimieren, Transparenz zu schaffen und den administrativen Aufwand zu reduzieren. Im Folgenden werden die KI-Funktionen dieser Systeme genauer betrachtet und die Anbieter miteinander verglichen.
Datenschutz und KI-Einsatz in HR-Systemen
Der Einsatz von KI im Personalwesen erfordert einen verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten. SAP SuccessFactors, Workday und Personio erfüllen die Anforderungen der DSGVO, des BDSG und des EU AI Acts. Diese stellen bei automatisierten Entscheidungen Transparenz, Nachvollziehbarkeit und menschliche Kontrolle sicher.
Die folgenden Beispiele zeigen, wie SAP SuccessFactors, Workday und Personio diese Anforderungen praktisch umsetzen.
- SAP SuccessFactors: nutzt zertifizierte europäische Rechenzentren, Verschlüsselung und präzise Zugriffsrechte.
- Workday: verfolgt einen „Privacy by Design“-Ansatz und führt regelmäßige Audits sowie internationale Sicherheitszertifizierungen durch.
- Personio: speichert alle Daten innerhalb der EU und legt besonderen Wert auf Datensouveränität für mittelständische Unternehmen.
Wenn Sie mehr über den Datenschutz und die rechtlichen Rahmenbedingungen beim Einsatz von KI im Personalwesen erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag KI in HR datenschutzkonform nutzen: Worauf Sie jetzt achten müssen.
KI in SAP SuccessFactors: Intelligente Unterstützung entlang des gesamten Employee Lifecycles
SAP SuccessFactors setzt KI entlang des gesamten Employee Lifecycles ein – vom Recruiting über das Performance-Management bis hin zur Weiterbildung. KI analysiert HR-Daten, erkennt Muster und unterstützt bei Entscheidungen. Mithilfe generativer KI können Texte wie Stellenanzeigen, Feedbacks oder Entwicklungsziele automatisch erstellt werden. Der KI-Assistent SAP Joule ergänzt diese Funktionen durch Sprachsteuerung und Self-Service-Prozesse für Routineaufgaben.
Im Folgenden stelle ich Ihnen die wichtigsten KI-Funktionen vor, die den Arbeitsalltag im HR-Bereich noch effizienter machen:
Intelligentes Recruiting und Onboarding
- Automatisierte Kandidatenanalyse und Matching: Deep-Learning-Algorithmen bewerten Bewerbungsunterlagen, gleichen Qualifikationen mit Stellenanforderungen ab und identifizieren passende Kandidaten automatisch.
- Generative KI-Texterstellung im Recruiting: Ob Stellenanzeigen, Interviewfragen oder Feedbacktexte – Generative KI unterstützt HR-Teams bei der schnellen und konsistenten Erstellung hochwertiger Recruiting-Inhalte.
- KI-gestützter Assistant SAP „Joule“: Der digitale HR-Assistent ermöglicht eine natürliche Sprachbedienung und unterstützt Self-Service-Prozesse, etwa bei Routineaufgaben im Recruiting oder Talentmanagement.
- Proaktive Talentgewinnung und -bindung: Dynamische Talentpools und automatisierte Jobpostings in relevanten Netzwerken helfen, Kandidaten gezielt anzusprechen und langfristig in Beziehung zu bleiben.
- Intelligente Empfehlungen & Analysefunktionen: KI liefert Karriereempfehlungen für Mitarbeitende, analysiert Recruiting-Kanäle und optimiert die Candidate Experience durch datenbasierte Einblicke.
Datenbasierte und KI-gestützte Mitarbeiterentwicklung
Mithilfe von KI-Funktionen in SAP SuccessFactors wird die Mitarbeiterentwicklung datenbasierter, individueller und strategischer. Die folgenden Beispiele zeigen, wie Künstliche Intelligenz das Personalwesen und Führungskräfte im gesamten Performance- und Talentmanagement unterstützt:
- Automatisierte Erstellung von Entwicklungs- und Leistungszielen: Generative KI formuliert verständliche Mitarbeiterziele, Leistungsbeurteilungen und Entwicklungspläne – konsistent und zeiteffizient.
- Talent Intelligence Hub: Durch die Vernetzung und Auswertung von Talentdaten werden bessere Karrierepfade, Nachfolgeplanungen und individuelle Entwicklungsmaßnahmen ermöglicht, was die strategische Personalplanung deutlich verbessert.
- Individuelle Handlungsempfehlungen für Führungskräfte: Basierend auf Unternehmens- und Mitarbeiterdaten liefert die KI personalisierte Empfehlungen für Weiterentwicklung, Zielanpassung und Nachfolgeplanung.
- Fundierte und planbare HR-Entscheidungen: Durch die Verbindung von Datenanalyse und Kontextwissen werden Entscheidungen im Talent- und Performance-Management präziser, nachvollziehbarer und strategisch belastbarer.
KI in Workday: Effizientes und personalisiertes HR-Management
Auch die KI-Technologien von Workday ermöglichen die Automatisierung von Routineaufgaben, datengestützte Entscheidungen und die gezielte Förderung von Mitarbeitenden. Sie unterstützen nicht nur in den Bereichen Talentgewinnung und Mitarbeiterentwicklung, sondern verbessern auch die Gesamterfahrung der Mitarbeitenden durch intelligente, individuelle Angebote:
Talentgewinnung und Recruiting
- Automatisiertes Screening und Matching: KI analysiert Bewerberprofile und gleicht sie mit offenen Stellen und Kompetenzanforderungen ab – das beschleunigt Auswahlprozesse und verbessert die Einstellungsqualität.
- Effizienzsteigerung durch Automatisierung: Repetitive, manuelle Aufgaben im Recruiting werden automatisiert, sodass sich HR-Teams stärker auf strategische und zwischenmenschliche Aspekte konzentrieren können.
- Personalisierte Karriere- und Entwicklungsempfehlungen: Auf Basis von Kompetenzanalysen liefert die KI gezielte Lern- und Karrieretipps, fördert interne Mobilität und stärkt die individuelle Weiterentwicklung der Mitarbeitenden.
- Diversität und Fairness im Recruiting: KI-gestützte, unvoreingenommene Empfehlungen fördern den Aufbau vielfältiger Talentpools und unterstützen eine objektive Kandidatenauswahl.
Entwicklung der Mitarbeitenden und Performance
KI unterstützt bei der Erstellung von Leistungsbeurteilungen, Entwicklungsplänen und Lernempfehlungen. Die Identifikation von Skill-Gaps und Potenzialen innerhalb von Teams sowie datengestützte Analysen von Führungskräften sind für die Mitarbeiterentwicklung in Workday essenziell.
Administrative Aufgaben
Routineaufgaben wie Urlaubsanträge, Abwesenheitsgenehmigungen oder Dokumentenprüfungen werden durch KI automatisiert. Mitarbeitende können über sprach- oder chatgestützte Assistenten Aufgaben direkt erledigen oder Informationen abrufen, was die tägliche Arbeit erleichtert und Zeit für wertschöpfendere Tätigkeiten freisetzt.
Strategische HR-Entscheidungen
KI in Workday liefert fundierte Einblicke in Vergütungen, Teamstrukturen und Mitarbeiterpotenziale. Die Künstliche Intelligenz unterstützt bei Nachfolgeplanungen und der Identifikation von Talenten für Schlüsselpositionen, wodurch strategische HR-Entscheidungen auf einer verlässlichen Datenbasis getroffen werden können.
KI-gestützte HR-Optimierung mit Personio
Personio nutzt künstliche Intelligenz, um zentrale HR-Prozesse zu automatisieren, Daten zu vernetzen und Mitarbeitende sowie Führungskräfte bei administrativen und strategischen Aufgaben zu unterstützen. Die Plattform richtet sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen, die eine All-in-one-Lösung für ihr Personalmanagement suchen. Im Folgenden werden die wichtigsten KI-gestützten Funktionen von Personio vorgestellt.
Recruiting und Bewerbermanagement
Mit KI-basierten Prozessen sorgt Personio für effiziente Abläufe im Recruiting – von der Stellenausschreibung über das Screening bis hin zum Onboarding neuer Mitarbeitender. Die KI unterstützt HR-Teams dabei, Bewerbungsprozesse zu beschleunigen, die Erfahrung der Bewerber zu verbessern und den administrativen Aufwand zu minimieren. Besonders relevant sind hierbei:
- Automatisierte Veröffentlichung von Stellenanzeigen: Veröffentlichung von Ausschreibungen auf zahlreichen Jobportalen, optimiert durch eine KI-gestützte Auswahl relevanter Kanäle.
- Bewerbermanagement mit intelligentem Matching: Die KI analysiert Lebensläufe, gleicht Qualifikationen mit den Jobanforderungen ab und priorisiert passende Kandidaten.
- Digitale Onboarding-Prozesse: Automatische Erstellung von Aufgabenplänen, Erinnerungen und Vertragsunterlagen, um neue Mitarbeitende strukturiert einzuführen.
- Employer Branding: Ein integrierter Webseiten-Baukasten ermöglicht einen konsistenten Markenauftritt und die Erstellung individueller Karriereseiten.
Mitarbeiterverwaltung und Entwicklung
Auch in den Bereichen Personalverwaltung und Mitarbeiterentwicklung setzt Personio auf Automatisierung und datenbasierte Unterstützung. Dadurch werden HR-Teams von Routineaufgaben entlastet und Führungskräfte erhalten transparente Einblicke in die Leistung und Entwicklung ihrer Mitarbeiter. Im Fokus stehen dabei Funktionen wie:
- Zentrale digitale Personalakte: KI hilft beim automatischen Kategorisieren und Aktualisieren von Mitarbeiterdaten und Dokumenten.
- Performance- und Feedbackmanagement: Automatisierte Erinnerungen und Auswertungen unterstützen regelmäßige Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen.
- Entwicklungsplanung und Schulungsmanagement: Personio bietet Tools, um individuelle Lernpfade zu steuern und Weiterbildungsmaßnahmen datenbasiert zu planen.
- Self-Service-Funktionen: Mitarbeitende können eigenständig Daten pflegen oder Anträge stellen – KI erkennt dabei Unstimmigkeiten und sorgt für Datenqualität.
Administrative Prozesse
Personio vereinfacht administrative HR-Aufgaben mithilfe KI-gestützter Workflows. Die KI erkennt Muster in Zeiterfassungs- und Abwesenheitsdaten, prüft Einträge auf Plausibilität und automatisiert Genehmigungen. Über die DATEV-Schnittstelle wird die vorbereitende Lohnabrechnung beschleunigt und fehlerfrei abgewickelt. Im Dokumentenmanagement erstellt die KI automatisch Vorlagen und Verträge, die elektronisch signiert werden können. Rollenbasierte Zugriffsrechte, Audit-Trails und eine DSGVO-konforme Speicherung gewährleisten dabei Datensicherheit.
Strategische Analysen und Automatisierung
Personio unterstützt neben den operativen HR-Prozessen auch strategische Entscheidungen mit KI-gestützten Analysen und Reporting-Funktionen. Das System liefert datenbasierte Einblicke und ermöglicht so ein vorausschauendes Personalmanagement. Folgende Anwendungen zeigen, wie Personio KI gezielt einsetzt:
- Dashboards und Echtzeitberichte: KI wertet Kennzahlen wie Fluktuation, Abwesenheiten oder Gehaltsentwicklung aus und visualisiert Trends.
- Workforce Analytics: Führungskräfte können fundierte Entscheidungen treffen, etwa zur Personalplanung oder zur Optimierung von HR-Maßnahmen.
- People Workflow Automation: Intelligente Automatisierungen verknüpfen verschiedene HR-Prozesse nahtlos miteinander – von Recruiting bis Payroll.
- Systemintegration: Über 200 Schnittstellen zu Tools wie Slack, Google oder Microsoft sorgen für ein reibungsloses Zusammenspiel der Systeme.
Personio bündelt alle HR-Prozesse – von der Bewerberauswahl bis zur Lohnabrechnung – in einer intuitiven, cloudbasierten Plattform. Durch den gezielten Einsatz von KI werden administrative Aufgaben reduziert, Prozesse beschleunigt und datenbasierte Entscheidungen erleichtert. Damit schafft Personio die Grundlage für eine moderne und effiziente Personalarbeit, die insbesondere auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen ausgerichtet ist.
KI im HR – Die Potenzialanalyse für Ihre Personalabteilung
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KI als Treiber moderner HR-Systeme
Der Vergleich zeigt, dass SAP SuccessFactors, Workday und Personio Künstliche Intelligenz nutzen, um zentrale HR-Prozesse wie Recruiting, Mitarbeiterentwicklung und Administration zu automatisieren und datenbasiert zu gestalten. Alle drei Systeme helfen HR-Fachkräften dabei, effizienter zu arbeiten, bessere Entscheidungen zu treffen und die Erfahrung der Mitarbeitenden zu verbessern.
In Bezug auf den Datenschutz erfüllen sie die Anforderungen der DSGVO, des BDSG sowie des EU AI Acts. Sie gewährleisten Transparenz, Nachvollziehbarkeit und den Schutz personenbezogener Daten als festen Bestandteil ihrer Systemarchitektur.
Dabei gibt es nicht das „beste“ HR-System, sondern nur das zu den individuellen Anforderungen eines Unternehmens passende System. Ausschlaggebend ist, wie gezielt und verantwortungsvoll KI eingesetzt wird, um Effizienz, Transparenz und Mitarbeiterorientierung nachhaltig zu steigern.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie die besten KI-gestützten HR-Lösungen für Ihr Unternehmen auswählen? Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und finden Sie heraus, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
FAQ
Wie wird Künstliche Intelligenz (KI) im Personalwesen eingesetzt?
KI unterstützt HR-Abteilungen, indem sie Routineaufgaben automatisiert, Daten analysiert und fundierte Entscheidungen ermöglicht – etwa im Recruiting, in der Personalentwicklung und im Performance-Management.
Welche KI-Funktionen bieten SAP SuccessFactors, Workday und Personio?
Alle drei Systeme integrieren KI, um HR-Prozesse effizienter zu gestalten.
- SAP SuccessFactors nutzt KI für automatisiertes Recruiting, Textgenerierung und datenbasierte Entwicklungsempfehlungen.
- Workday fokussiert sich auf Analyse, Automatisierung und Talentmanagement.
- Personio bietet vorausschauende Analysen, Workflow-Automatisierungen und einen KI-Assistenten für HR-Daten.
Welche Vorteile bietet der Einsatz von KI in HR-Systemen?
KI reduziert manuelle Aufgaben, verbessert die Datenqualität und unterstützt eine objektive Entscheidungsfindung. Dadurch gewinnen HR-Teams mehr Zeit für strategische Themen und die Förderung ihrer Mitarbeitenden.
Wie stellen SAP SuccessFactors, Workday und Personio den Datenschutz sicher?
Alle Anbieter erfüllen die Vorgaben der DSGVO, des BDSG und des EU AI Acts. Sie setzen auf sichere Rechenzentren, Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Audits, um sensible Mitarbeiterdaten zu schützen.
Welches HR-System ist das passende für mein Unternehmen?
Es gibt kein allgemeingültig „bestes“ HR-System. Entscheidend sind Unternehmensgröße, Anforderungen und bestehende IT-Strukturen. Jedes der Systeme bietet unterschiedliche Stärken – von umfassender Prozessintegration bis hin zu einfacher Skalierbarkeit für den Mittelstand.
