Lohn- und Gehaltsabrechnung 2025: Neue Rechtsanforderungen und Tech-Trends
Das Jahr 2025 bringt entscheidende Veränderungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Angesichts neuer gesetzlicher Vorgaben, digitaler Tools und steigender Transparenzanforderungen sollten Unternehmen ihre Payroll-Prozesse prüfen und gegebenenfalls modernisieren. Nicht nur um Compliance sicherzustellen, sondern auch um die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden zu erhöhen. Die wichtigsten Entwicklungen im Überblick mit Handlungsempfehlungen.
Gesetzliche und regulatorische Änderungen
Im Jahr 2025 treten einige gesetzliche und regulatorische Änderungen im Bereich der Payroll in Kraft.
ELM 5 Einführung
Das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM) dient der Standardisierung und Vereinfachung von Lohnabrechnungen und Meldepflichten in Unternehmen. Die bisherige Version 4.0 wird nun durch die aktualisierte Version 5.0 ersetzt. So sollen Unternehmen den gestiegenen Anforderungen an Datenqualität, Automatisierung und rechtliche Konformität leichter gerecht werden können.
Insbesondere im Bereich der Quellensteuerabrechnung wurden mit ELM 5.0 wichtige Anpassungen vorgenommen. Übermittlungen mit ELM 4.0 genügen den rechtlichen Anforderungen nicht mehr, weshalb ein Wechsel auf die neue Version erforderlich ist.
Übergangsfristen und Abschaltung von ELM 4.0
- 31. Dezember 2025: Letzte mögliche Übermittlung der Quellensteuerabrechnungen mit ELM 4.0.
- 30. Juni 2026: Letzte mögliche Übermittlung aller anderen Meldungen (z. B. AHV, UVG, FAK) mit ELM 4.0
Es ist wichtig, frühzeitig mit der Umstellung auf ELM 5.0 zu beginnen, da die Durchlaufzeit von der Planung über die technische Umsetzung bis zur produktiven Nutzung variieren kann.
Neue Anforderungen und Vorteile von ELM 5.0
- Automatisierte Datenverarbeitung: Verbesserte Unterstützung für die automatisierte Verarbeitung von Lohnmeldungen, insbesondere bei der Quellensteuer.
- Erweiterte Meldedomänen: Einführung neuer Meldedomänen wie der Grenzgängermeldung und monatliche Meldungen an das Bundesamt für Statistik.
- Erhöhte Datenqualität: Strengere Validierungsregeln und erweiterte Datenfelder zur Sicherstellung der Datenqualität.
- Minor-Releases: Einführung von Minor-Releases (z. B. Version 5.3), um schneller auf gesetzliche Änderungen reagieren zu können
Änderungen bei Arbeitszeit- und Lohnregelungen
2025 treten eine Reihe von Änderungen in Kraft, die die Arbeitszeit und Bezahlung von Mitarbeitenden betreffen.
Arbeitszeiterfassung
Die Bundesregierung plant 2025 ein Gesetz, dass Unternehmen verpflichten soll, die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter elektronisch zu erfassen. Das Gesetz würde dann ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 konkretisieren, dass bereits eine Pflicht zur Zeiterfassung vorsieht. Das neue Gesetz soll eine bessere Kontrolle von Arbeitszeiten und Pausen ermöglichen. Für kleinere Unternehmen sind Übergangsregelungen vorgesehen, die den Umstieg auf digitale Systeme erleichtern sollen.
Mindestlohn
Der gesetzliche Mindestlohn wurde zum 1. Januar 2025 auf 12,82 Euro brutto pro Stunde erhöht. Diese Anpassung wurde von der Mindestlohnkommission beschlossen und soll die Kaufkraft der Arbeitnehmer stärken.
Überstundenvergütung
Im Koalitionsvertrag der Bundesregierung ist vorgesehen, dass Zuschläge für Überstunden, die über die tariflich vereinbarte oder an Tarifverträge orientierte Vollzeit hinausgehen, steuerfrei gestellt werden. Diese Maßnahme soll die Attraktivität von Mehrarbeit erhöhen und dem Fachkräftemangel entgegenwirken.
Echtzeit-Berichtserstattung
Ab April 2026 besteht in Deutschland die Verpflichtung zur Echtzeit-Berichterstattung über geldwerte Vorteile. Mit dieser Maßnahme soll die Transparenz und Genauigkeit bei der Besteuerung solcher Vorteile erhöht werden.
Die Einführung dieser Verpflichtung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das verschiedene steuerliche Änderungen vorsieht. Diese betreffen insbesondere die Bewertung und Besteuerung von geldwerten Vorteilen wie der privaten Nutzung von Firmenwagen. Für ausschließlich elektrisch betriebene Firmenwagen wird die Bemessungsgrundlage für den steuerpflichtigen geldwerten Vorteil auf ein Viertel (25 %) des Bruttolistenpreises reduziert. Gleichzeitig wurde die Preisgrenze von 60.000 € auf 70.000 € angehoben.
Die Verpflichtung zur Echtzeitmeldung bedeutet, dass Arbeitgeber künftig geldwerte Vorteile zeitnah und elektronisch an die Finanzbehörden übermitteln müssen. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den neuen Regelungen vertraut machen und ihre internen Prozesse sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme entsprechend anpassen, um Compliance-Risiken zu vermeiden.
Technologische (KI-)Entwicklungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Eines steht fest: KI ist gekommen, um zu bleiben. Auch in der Gehaltsabrechnung. In vielen HR-Plattformen wie SuccessFactors sind längst passende KI-Features ergänzt – und ihre Vorteile überzeugen. Doch auch darüber hinaus geht die technologische Entwicklung weiter.
Datenerfassung
Mithilfe von KI können Sie für die Lohnbuchhaltung relevante Daten automatisch aus Dokumenten wie Arbeitszeiterfassungen oder Stammdatenblättern extrahieren. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Lohnabrechnung
Einmal konfiguriert, kann KI automatisiert Löhne und Abgaben berechnen. Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit hat. Alle Berechnungen sind jederzeit korrekt und die Compliance-Anforderungen erfüllt.
Analyse & Prognose
KI kommt in immer mehr HR-Analytics-Lösungen zum Einsatz. Die Algorithmen erkennen verdeckte Muster und Trends in Lohndaten, sodass Sie Entwicklungen besser verstehen und fundierter steuern können. Mithilfe von KI-Prognosen können Sie Konsequenzen ihrer Entscheidungen simulieren und Risiken minimieren.
Self-Service-Portale
Mitarbeiterportale gewinnen weiter an Bedeutung. Indem Angestellte viele Daten über die Plattformen selbst abrufen und bearbeiten können, steigt die ihre Zufriedenheit. Gleichzeitig profitiert die Datenqualität im Unternehmen – eine wichtige Voraussetzung für weiterführende KI-Einsatz. Zudem werden HR-Mitarbeitende von administrativen Tätigkeiten entlastet, nicht zuletzt, weil sich dank der Portale viele Standardprozesse wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen automatisieren lassen.
Cloud-Lösungen
Der Wechsel in die Cloud geht ungebrochen weiter. Er reduziert Kosten und macht Unternehmen flexibler und IT skalierbarer. Ein massiver Vorteil, gerade in Zeiten, in denen neue KI-Funktionen zügig in Prozesse integriert werden sollen. Ein weiteres Plus: Cloud-Lösungen werden in der Regel häufig und automatisiert geupdatet und lassen sich leicht mit Drittanwendungen verbinden. Damit verbessern Unternehmen sowohl ihre Compliance als auch ihre Innovationsstärke.
Cloud-basierte Lösungen
Cloud-Technologien schaffen Flexibilität und erhöhen die Skalierbarkeit in Unternehmen. Sie ermöglichen Echtzeit-Analysen, die eine proaktive Entscheidungsfindung ermöglichen und die Transparenz erhöhen. Vorteilhaft sind auch die automatischen Aktualisierungen, die insbesondere in sich schnell ändernden regulatorischen Umgebungen von Nutzen sind.
Digitale Zeiterfassung und automatisierte Gehaltsabrechnung
Obwohl einige Unternehmen zur Präsenzpflicht zurückkehren, sind hybride Arbeitsmodelle 2025 eher Norm als Ausnahme. Auch angesichts von dezentralen Unternehmensstrukturen und Remote Work funktionieren traditionelle Arbeitszeiterfassungsmodelle nicht mehr.
Um den unterschiedlichen Arbeitszeiten und -orten gerecht zu werden, müssen Payroll-Systeme flexibler gestaltet werden. Mit den richtigen digitalen Zeiterfassungssystemen und automatisierter Gehaltsabrechnung bringen Unternehmen ihr Bedürfnis nach Kontrolle mit dem Wunsch der Mitarbeitenden nach Flexibilität in Einklang.
Integration von HR- und Payroll-Systemen
2025 ist für viele Unternehmen das Jahr, indem sie HR- und Payroll-Systeme integrieren. Durch die Zusammenführung beider Bereiche lassen sich Prozesse effizienter gestalten, manuelle Fehler reduzieren und der administrative Aufwand deutlich senken. Gleichzeitig profitieren Mitarbeitende von zentralen Self-Service-Portalen, über die sie ihre Daten, Abrechnungen und Abwesenheiten eigenständig verwalten können. Das steigert die Transparenz und Zufriedenheit. Besonders in hybriden Arbeitsmodellen sorgt eine nahtlose Systemvernetzung für konsistente Daten in Echtzeit und eine bessere Entscheidungsgrundlage.
Für eine gelungene Integration ist eine sorgfältige Planung, die Auswahl kompatibler Software und gezieltes Change-Management entscheidend. Unternehmen, die hier frühzeitig investieren, schaffen eine zukunftsfähige HR-Infrastruktur.
Effizienz und Innovation durch KI-gestützte Payroll
Künstliche Intelligenz hat ihren Platz bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung gefunden. Die Zukunft der Payroll wird demnach zunehmend automatisiert. Für Unternehmen bedeutet das: Gesteigerte Effizienz und höhere Genauigkeit. KI unterstützt Sie dabei, komplexe Abläufe zu vereinfachen und wertvolle Datenanalysen zu ermöglichen.
Die Implementierung dieser Technologien erfolgt schrittweise. Dabei ist es wichtig, bestehende Systeme genau zu überprüfen und Mitarbeitende entsprechend zu qualifizieren. Dabei müssen Datenschutz und IT-Sicherheit höchste Priorität haben.
Die Weiterentwicklung der Payroll bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile: Sie können ihre Arbeitsprozesse optimieren und auch Kosten reduzieren. Unternehmen, die frühzeitig auf diese Innovationen setzen, sichern sich langfristig einen Wettbewerbsvorteil. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um die Potenziale einer automatisierten und KI-basierten Lohnabrechnung zu nutzen.
