eAU umsetzen im SAP – mit ESS zur vollständigen Digitalisierung
Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im SAP ermöglicht Ihnen den Krankmeldeprozess vollständig zu digitalisieren, Kosten einzusparen und Fehler zu vermeiden. Aktuell stellen jedoch noch nicht alle Ärzte, Krankenhäuser und Kurkliniken die Belege tatsächlich digital aus. Auch in Gesprächen mit unseren Kunden wird deutlich, dass einige aus den verschiedensten Gründen die eAU bei sich noch nicht einführen konnten.
In diesem Beitrag zeige ich Ihnen u. A. was es rund um die eAU zu beachten gibt und gebe Ihnen anhand von Kundenbeispielen und Best Practices Tipps an die Hand, wie Sie mit Hilfe des Employee Self-Services (ESS) das volle Potenzial der eAU ausschöpfen können und so auch die weiteren Digitalisierungspotenziale nutzen, die sich Ihnen bieten.
Keyfacts rund um die eAU
Das Verfahren der eAU ist offiziell seit dem 01.01.2023 Pflicht und kann seit April letzten Jahres im SAP HCM genutzt werden. Aufgrund technischer Herausforderungen stellen laut der AOK jedoch etwa 23% der Ärzte weiterhin die gelben Scheine in Papierform aus (Umfrage der AOK – Stand 16.12.2022). Bei den Krankenkassen hingegen gelingt die Verarbeitung der eAU bereits zu 100%.
Wer nimmt an dem Verfahren teil?
- Ärzte mit Kassenzulassung
- Krankenhäuser im Rahmen der Aufnahme oder des Entlassungsmanagements
- Kur-/Rehakliniken, sofern die Leistung durch die Krankenkasse gezahlt wird
- Alle gesetzlich Krankenversicherten und deren Arbeitgeber
Wer nimmt an dem Verfahren nicht teil?
(Hier gilt weiterhin der Prozess des gelben Scheins)
- Privatärzte
- Ärzte im Ausland
- Physio- und Psychotherapeuten
- Kur-/Rehakliniken, sofern die Leistungen durch die Unfallversicherung oder die gesetzliche Rentenversicherung gezahlt werden
- Privatversicherte
- Kinder von gesetzlich Krankenversicherten, deren Eltern die Betreuung übernehmen („Kind krank“)
Die folgende Grafik dient der Veranschaulichung des Bereitstellungs- und Abrufprozesses der eAU:
Abb. 1: Prozess des Bereitstellens und Abrufens der eAU
Wann müssen Sachbearbeiter in den Prozess der eAU eingreifen?
In folgenden Fällen müssen Sachbearbeiter in den Prozess der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eingreifen und diese manuell überprüfen, um Fehler zu vermeiden:
- Rückmeldung: eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor
- Insbesondere bei Zwischenstatus -> Krankenkasse ermittelt innerhalb von 14 Tagen und überprüft, ob Daten vorliegen
- Meldung an Sachbearbeiter erst nach einer Frist (Customizing – Standard 7 Tage, sodass die Meldung an den Sachbearbeiter nicht zu früh erfolgt)
- Sollte es nach den 14 Tagen bzw. der Customizing-Zeit keine Rückmeldung geben: Manuell durch Sachbearbeiter zu prüfen
- Rückmeldung: Krankenkasse gibt an nicht zuständig zu sein
- Manuell durch Sachbearbeiter zu prüfen
- Rückmeldung: Nicht zuzuordnende Daten
- Wenn Versichertennummer und Personalnummer nicht passend einander zugeordnet werden können
- Manuell durch Sachbearbeiter zu prüfen
- Rückmeldung: Stornierung durch den Arbeitgeber
- Bei Änderung des Stichtages oder der Versicherungsnummer
- Nur wenn noch keine eAU bei der Krankenkasse eingeführt ist, kann es zu einem Prüffall werden
- Rückmeldung: Stornierung von Seiten der Krankenkasse
- Werden i.d.R. korrigiert
- Manuell durch Sachbearbeiter zu prüfen
Die entsprechenden Meldungen werden den Sachbearbeitern im Notification Tool angezeigt.
Erfahrungen von Kunden mit und ohne vorhandenen Employee Self-Service
In der Vergangenheit haben wir Kunden bereits häufiger dabei unterstützen dürfen, die eAU bei sich im Unternehmen einzuführen. Dabei ist uns aufgefallen, wie viele Mehrwerte sich den Unternehmen bieten, die die Digitalisierung als Gesamtprozess betrachten und so beispielsweise neben der eAU auch den Employee Self-Service einführen. Diese Erkenntnisse möchte ich im Folgenden mit Ihnen teilen.
Kundenbeispiel 1: Nutzung der eAU ohne ESS
Kunde 1 ist im Bereich Umformtechnik tätig, generiert einen Umsatz von 10,7 Mio. € und beschäftigt mehr als 250 Mitarbeiter. Hier wurde die eAU im System eingerichtet, aber der Prozess ohne Self-Services angepasst.
Dies hat zur Folge, dass die Mitarbeiter sich weiterhin per Telefon krankmelden müssen und Sachbearbeiter gezwungen sind, die Krankheitstage manuell im System einzutragen. Dadurch entstehen Herausforderungen wie Medienbrüche, Datenfehler im System und ein erhöhter Aufwand in der Personalabteilung. Es ist festzuhalten, dass das Unternehmen das von der Regierung angedachte Potenzial der eAU noch nicht erreicht hat.
Kundenbeispiel 2: Nutzung der eAU mit ESS
Kunde 2, der in der In-vitro-Diagnostik tätig ist, einen Umsatz von mehr als 287 Mio. € erwirtschaftet und ca. 1400 Mitarbeiter beschäftigt, hat sich hingegen neben der Implementierung der eAU auch für die Einführung von ESS entschieden und damit das volle Potenzial der Digitalisierung und Automatisierung für diesen Prozess erreicht.
So können sich Mitarbeiter nun über die SAP Fiori-Applikation „An- und Abwesenheitsantrag“ selbstständig krankmelden und die eAU wird automatisch vom HCM-System bei den Krankenkassen angefragt. Auch die Vorgesetzten und Sachbearbeiter der krankgemeldeten Mitarbeiter erhalten automatische Benachrichtigungen. Dadurch können Kosten innerhalb der Personalabteilung eingespart werden und die Mitarbeiter profitieren zusätzlich von weiteren ESS-Applikationen der Zeitwirtschaft.
Was ist zu tun, um die eAU und ESS problemlos einzuführen?
Natürlich bringt die Umsetzung der eAU auch einige Hürden für Unternehmen mit sich. Um Ihnen die Umsetzung der eAU und von ESS zu erleichtern, habe ich eine To-do-Liste für Sie erstellt, an der Sie sich vorbereitend orientieren können:
- Pflege von SV-Informationen aller Mitarbeiter
- Einrichtung der Krankenkassenschnittstelle
- Definition von Ausschlussgründen
- Mittels Ausschlussgrund kann eine Abfrage verhindert werden
- Customizing der relevanten Abwesenheitsarten
- Customizing von Attestpflichten
- Die Meldung wird am ersten Tag nach Beginn der Attestpflicht erstellt
- Einplanung der Jobs für Abarbeitung der Meldung
- Eventuell Anpassung der Zeitwirtschaft
- Digitalisierung als Gesamtprozess betrachten
Außerdem ist eine strukturelle Auswertung der Datenqualität ratsam. Dafür müssen Sie sicherstellen, dass alle Daten Ihrer Mitarbeitergruppen korrekt im System erfasst sind. Gegebenenfalls müssen Sie diese Informationen von Ihren Mitarbeitern noch einholen, damit sie vollständig erfasst werden können.
Bisherige Erfahrungen aus der Umsetzung
Durch die Projekte bei unseren Kunden konnten wir bereits viele Erfahrungen sammeln, welche Probleme bei der Einführung der eAU auftreten können und wie Sie diesen am besten begegnen. Im Folgenden möchte ich diese gerne mit Ihnen teilen, sodass Sie sich entsprechend vorbereiten können, sollte die eAU-Einführung noch auf Sie zukommen:
Ein häufiges Problem bei unseren Kunden ist die mangelnde Datenqualität bei der Erfassung oder fehlende Daten für bestimmte Mitarbeitergruppen (Infotyp 0013 – „Sozialvers. D“). Außerdem sind oft im Vorhinein prozessuale Anpassungen erforderlich, weil in vielen Unternehmen erst der gelbe Schein als Trigger zur Erfassung der Daten im System dient.
Es sollte auch schon vorher geprüft werden, welche Abwesenheitsarten überhaupt verwendet werden sollen, damit die Konfigurationen zeitnah umgesetzt werden kann, ohne dass es noch vieler Absprachen bedarf. Auch der Umgang mit halbtägigen- und Folgeerkrankungen sollte im Idealfall schon vor der Einführung der eAU geklärt werden.
An dieser Stelle möchte ich Ihnen auch nochmal nahelegen, vorab bereits über die Nutzung von Self-Services zur Abbildung eines voll-digitalen Prozesses nachzudenken. Ich hoffe, dass ich Ihnen die Vorteile der Nutzung anhand unserer Erfahrung bei Kunden nahebringen konnte. Wenn Sie sich dafür entscheiden sollten, müssen natürlich auch die internen Prozesse entsprechend überarbeitet werden, inklusive der Einweisung der Mitarbeitenden in ESS & MSS.
Abschließend möchte ich noch festhalten, dass wir die Erfahrung gemacht haben, dass die eAU-Datenqualität auf Seiten der Krankenkassen bereits ausreichend ist, dahingehend müssen Sie sich also keine Gedanken machen.
Daraus lassen sich folgende Best Practices für Sie ableiten:
- ESS-Anwendungen erlauben Ihnen das volle Potenzial der eAU auszuschöpfen, sodass Papierprozesse abgelöst werden können.
- Ein weiterer Vorteil, der durch ESS erreicht werden kann, sind zusätzliche Digitalisierungspotenziale. Dies betrifft insbesondere Applikationen der Zeitwirtschaft, wie z. B. „My Leave Request“, „My Time Events“, „My Timesheet“ oder „My Time Statements”
Abb. 2: ESS-Applikationen der Zeitwirtschaft
Digitalisieren Sie den Prozess der eAU noch heute
Wie anfangs erwähnt, ist die landesweite Einführung der eAU noch nicht beendet. Falls Sie Unterstützung beim Abrufen und Umsetzen der eAU benötigen, empfehlen wir Ihnen den Gesamtprozess zu digitalisieren und somit auch die Vorteile von ESS zu nutzen, damit auch der letzte Papierprozess bei Ihnen abgelöst werden kann.
Sollten Sie noch Fragen oder ein konkretes Anliegen haben, schreiben Sie uns gerne eine Nachricht. Wir unterstützen Sie bei der eAU-Umsetzung im SAP und können Sie auch hinsichtlich einer externen Betreuung Ihres HR-Systems beraten. Sie profitieren dabei von unserer langjährigen Erfahrung in der HR-Strategie und IT-Beratung. Schauen Sie sich gerne unser Angebot zur Einführung der eAu an.
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