Guido Klempien
15. September 2021

Schluss mit gelben Scheinen – die eAU kommt! Das sind Chancen und Herausforderungen für Unternehmen

eAU

Niemand ist gerne krank – und der Papierkram rund um die Krankschreibung für den Arbeitgeber macht es noch unangenehmer. Um dieser ganzen Bürokratie den Wind aus den Segeln zu nehmen, läuft die Krankmeldung bald nur noch über das elektronische Meldeverfahren bei Arbeitsunfähigkeit (eAU). Das Ganze bringt neben einigen Veränderungen für Mitarbeiter und die Personalabteilung auch neue Digitalisierungs-Chancen mit sich.

Was ist die eAU?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung tritt ab dem 01.07.2022 in Kraft. Mit ihr kommt ein neues Meldeverfahren, durch das Krankmeldungen künftig nur noch digital vermittelt werden sollen. Für Mitarbeiter bedeutet dies, dass sie sich nur noch telefonisch bei ihrem Arbeitgeber abmelden müssen: Die Arztpraxis schickt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in digitaler Form an die Krankenkasse des Mitarbeiters.

Der Arbeitgeber muss jetzt nur noch über ein Meldeverfahren die digitale Krankmeldung bei der Krankenkasse einfordern. Er erhält dann die ganze Historie des Mitarbeiters: seinen Namen, den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit und die Information, ob es sich dabei um eine Erst- oder Folgemeldung handelt.

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Viele Chancen – aber auch viel Umstrukturierung

Die größten Vorteile der eAUs sind, dass der gesamte Prozess beschleunigt wird. Durch weniger Papier ist das Verfahren zudem nachhaltiger als der gelbe Schein und auch der Arbeitgeber spart so Zeit und Kosten. Mitarbeiter profitieren ebenfalls davon, denn sie müssen sich beim Arbeitgeber nur noch telefonisch abmelden und können sich die Bürokratie sparen.

In der Praxis begegnen insbesondere dem Arbeitgeber aber auch einige Herausforderungen. Durch die Corona-Pandemie ist Unternehmen klar geworden, wie wichtig es ist, ihre Firmen jetzt im digitalen Bereich auf Vordermann bringen – und die Änderungen, die mit der Einführung der eAU dazukommen, reihen sich hier ein.

Die Einführung der eAU verändert die Arbeitsprozesse in der Personalabteilung: Die Personaler müssen das Verfahren erst kennenlernen und der Arbeitgeber eine passende technische Lösung für das Verfahren finden. Zudem muss die Verwaltung der eAU transparent und sicher ablaufen, da es sich um sensible Mitarbeiterdaten handelt. Das alles bedeutet also insbesondere für die Personalabteilung erstmal eines: Umstrukturierungen.

eAU und andere personalbezogene Dokumente zusammenführen

Herausforderungen bergen jedoch bekanntermaßen auch Chancen – auch in diesem Fall. Die eAU ist ein sensibles digitales Dokument über Ihren Mitarbeiter, das Sie sicher verwahren müssen. Die Einführung der eAU können Sie als Gelegenheit ansehen, auch Ihre restlichen personalbezogenen Dokumente zu digitalisieren – wenn nicht schon geschehen – und diese zentral an einem Ablageort ablegen, der über hohe Sicherheitsstandards verfügt. Dies funktioniert beispielsweise mit der digitalen Personalakte.

Digitale Personalakte als zentraler Ablageort

Personaler müssen mit Hilfe der digitalen Personalakte nicht mehr in dicken Ordnern oder Archiven nach Informationen zu ihren Mitarbeitern suchen: Hier sind sämtliche Daten in elektronischer Form in einer Personalakte an einem zentralen Ablageort gebündelt. Die digitale Personalakte enthält alle persönlichen Daten des Mitarbeiters: Bewerbungsunterlagen, Stammdaten, Vertragsunterlagen, Lohnsteuerkarte, Krankheits- und Urlaubstage usw. Zu diesen Informationen kommt nun auch die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hinzu.

Aufwand-Nutzen abwägen

Ich möchte es gar nicht kleinreden: Dokumente in eine digitale Form zu bringen, dauert seine Zeit und ist mit Arbeit verbunden. Ist die aber einmal erledigt, erleichtert das die weitere Arbeit der Personalabteilung: Dokumente können auf diese Weise niemals verloren gehen und immer zugeordnet werden. Zudem ist die digitale Personalakte direkt und überall abrufbar. Es muss nicht zuerst im Aktenschrank nach dem passenden Ordner gesucht werden. Das vereinfacht und beschleunigt viele Ihrer Prozesse, sodass auch Arbeitnehmer und Arbeitgeber von den verkürzten Abwicklungszeiten profitieren.

Ihr Weg in eine zettelfreie Personalverwaltung

Durch die Corona-Pandemie ist noch einmal deutlicher geworden, dass digitale Prozesse und Verfahren in der Gegenwart essenziell sind. Auch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und das Meldeverfahren auf Arbeitgeberseite sind hiervon nicht ausgenommen. Die technischen und organisatorischen Veränderungen, die eine Einführung der eAU mit sich bringt, können Sie jedoch zum Anlass nehmen, auch Ihre anderen personenbezogenen Dokumente zu digitalisieren – und in einer digitalen Personalakte zusammenzuführen.

Haben Sie noch offene Fragen zur eAU oder einer digitalen Personalakte? Kommen Sie gerne auf mich zu oder hinterlassen Sie einfach einen Kommentar. Ich freue mich auf den Austausch.

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Guido Klempien

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Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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