Hürden der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
In den letzten Jahren gab es eine Vielzahl an Diskussionen über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Nun ist die bisherige papierbasierte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch die elektronische Variante ersetzt, die seit Jahresbeginn 2023 sogar verpflichtend für Unternehmen ist. Diese wird vom Arbeitgeber online bei den Krankenkassen abgerufen und soll vieles erleichtern – doch das neue System sorgt derweil noch für einige Herausforderungen. Um die eAU erfolgreich zu implementieren, gibt es ein paar wichtige Punkte, die Sie beachten müssen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die eAU trotz aller Hürden reibungslos einführen können!
Welche Herausforderungen gibt es bei der eAU-Implementierung?
Die Implementierung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist seit Januar 2023 Pflicht. Jedoch gehen viele Unternehmen der Verpflichtung noch nicht nach, da sie vor folgenden Hürden stehen:
- Fehlende technische Infrastruktur
- Probleme, den Datenschutz-Anforderungen zu entsprechen bzw. Unklarheit, was hier zu beachten ist
- Mitarbeitende müssen für den Umgang mit der eAU geschult werden
- Entstehung zusätzlicher Kosten
- Einhaltung rechtlicher Anforderungen
Fehlende technische Infrastruktur
Die technischen Herausforderungen der eAU fordern eine sichere und zuverlässige digitale Infrastruktur bei der elektronischen Übermittlung.
Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen sicherstellen muss, dass Ihre IT-Systeme und Prozesse mit den Anforderungen der eAU kompatibel sind. Manche Unternehmen haben Bedenken, dass es zu technischen Problemen innerhalb des Systems kommen könnte, die die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen beeinträchtigen. Außerdem wird häufig die lange Übertragungszeit der Daten kritisiert – diese behindert einen effizienten Arbeitsprozess.
Probleme, den Datenschutz-Anforderungen zu entsprechen
Eine weitere Herausforderung bei der Einführung der eAU ist der Datenschutz. Als Arbeitgeber haben Sie Zugriff auf die eAU Ihrer Mitarbeitenden und müssen sicherstellen, dass ihre sensiblen Daten streng vertraulich behandelt werden. Dafür müssen Sie geeignete Schutzmaßnahmen ergreifen, die den Zugriff von Unbefugten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens verhindern.
Es ist unumgänglich, dass Ihr Unternehmen strenge Datenschutzrichtlinien und -verfahren implementiert, um die Datensicherheit zu wahren und die Vertraulichkeit der Daten Ihrer Mitarbeitenden zu gewährleisten.
Viele Arbeitnehmende vertrauen der elektronischen Übermittlung jedoch noch nicht und fühlen sich damit unsicher. Daher müssen sie im Voraus über das neue Verfahren aufgeklärt werden, was eine weitere Hürde für einige Unternehmen darstellt.
Mitarbeitende müssen geschult werden
Ihr Unternehmen muss die Mitarbeitenden über die Vorteile als auch die Risiken der eAU informieren, sodass Sie einen sicheren Umgang damit gewährleisten können. Sie müssen alle Mitarbeitenden rechtzeitig mit dem neuen Verfahren vertraut machen, sodass keine Fragen mehr offenbleiben. Auch die Ängste und Sorgen, die bezüglich der Datensicherheit auftreten, sollten Sie ernst nehmen und bestmöglich aufklären.
Zusätzlich müssen Ihre Mitarbeitenden auch lernen, die elektronischen Bescheinigungen in ihr Lohnabrechnungssystem zu integrieren. Dies ist essenziell, da ein falscher Vorgang zu Ungenauigkeiten führen kann.
Entstehung zusätzlicher Kosten
Eines steht fest: Mit der Implementierung neuer Systeme geht meist auch ein höherer Kostenfaktor einher, so auch bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Die meisten Unternehmen müssen zusätzliche IT-Systeme implementieren und neue Prozesse schaffen, um die eAU nutzen zu können. Auch die Einarbeitungszeit sowie die bereits erwähnten Schulungen Ihrer Mitarbeitenden spielen hier eine Rolle.
Einhaltung rechtlicher Anforderungen
Die Einführung der eAU erfordert die Einhaltung rechtlicher Anforderungen. Ihr Unternehmen muss gewährleisten, dass Sie die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz, zur Datensicherheit und zur elektronischen Signatur einhalten. Bisher berichten rund 44 Prozent der Unternehmen, dass die elektronische Signatur gut funktioniert. In den anderen Fällen gibt es dabei jedoch häufig noch Probleme.
Außerdem sollten Sie die eAU regelkonform archivieren, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Die Nichteinhaltung dieser Anforderungen kann zu Bußgeldern und weiteren rechtlichen Konsequenzen führen.
Die optimale Vorbereitung zur Implementierung der eAU
Seien Sie unbesorgt. Sie können damit rechnen, dass Sie einige Herausforderungen – insbesondere die technischen Hürden – im Laufe der Zeit besser bewältigen und kontinuierlich optimieren können. Hierzu zählt zum Beispiel die Signaturfunktion oder die Geschwindigkeit der Datenübertragung.
Aber Sie können auch jetzt schon einiges tun, um die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung optimal nutzen zu können. Die richtige Vorbereitung ist essenziell für den Erfolg der Implementierung der eAU!
Informieren Sie sich über die gesetzlichen Anforderungen und Voraussetzungen, die Sie für die Nutzung der eAU erfüllen müssen. Beachten Sie bitte, dass sich diese je nach Bundesland unterscheiden.
Stellen Sie zudem sicher, dass Sie die technischen Voraussetzungen erfüllen, um die eAU zu empfangen und zu verarbeiten. Dazu gehören beispielsweise eine sichere Datenübertragung und eine geeignete Softwarelösung sowie ein guter technischer Support bei auftretenden Problemen. Informieren Sie sich auch umfänglich über die geltenden Anforderungen bezüglich des Datenschutzes und der Datensicherheit.
Neben den technischen und gesetzlichen Aspekten sollten Sie auch Ihre Mitarbeitenden miteinbeziehen. Klären Sie diese über die Einführung auf und bieten Sie Schulungen an, um sicherzustellen, dass sie mit dem neuen Prozess vertraut sind.
Im Allgemeinen ist es wichtig, zu überprüfen, wie Sie die eAU am besten in Ihre bestehenden Prozesse integrieren können. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass Sie Ihre HR-Software anpassen oder einen neuen Workflow für die Verarbeitung der eAU entwickeln müssen. Achten Sie dabei darauf, welche Lösung am besten zu Ihnen und Ihrer Unternehmensstruktur passt.
Fazit: Implementieren Sie die eAU zeitnah
Für einige Unternehmen gibt es gewisse Hürden zu überwinden, bis sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei sich einführen können. Für diese Unternehmen mag es zunächst schwierig erscheinen, die eAU optimal in ihre bestehenden Prozesse zu implementieren. Ohne Zweifel bringt die Einführung der eAU neue Herausforderungen und Probleme mit sich: Technische Herausforderungen, Datenschutzbestimmungen, Schulungen der Mitarbeitenden, zusätzliche Kosten und rechtliche Anforderungen sind einige der Faktoren, die ein Unternehmen beachten und bewältigen muss. Es ist aber wichtig, dass sich die Unternehmen diesen stellen und die nötigen Schritte einleiten, damit die Einführung der eAU zeitnah reibungslos und effektiv verläuft. Trotz der Hürden ist eine erfolgreiche Implementierung dank einer guten Vorbereitung problemlos möglich und bietet auf lange Sicht viele Vorteile.
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