Reisemanagement als Employee Self Service 1
Mit der Einführung von SAP ERP 6.0 Enhancement Package 2 ist es möglich geworden, Reisedienste als Employee Self Services verfügbar zu machen. Diese lösen Sie die TRIP - Transaktion im Backend ab.
Die Services ermöglichen es, papierlose Prozesse für die Beantragung von Reisen, der Planung von Reisen, sowie der Abrechnung von bereits getätigten Reisen zu etablieren. Leicht können so erhebliche Kosten gespart werden. Dies ist nicht zuletzt der effektiveren Kommunikation, sowie den verbesserten Möglichkeiten zur Analyse und Kontrolle geschuldet.
Letztere ermöglichen eine konsequente Einhaltung der Reiserichtlinien eines Unternehmens.
Wie wird Reisemanagement in SAP umgesetzt?
SAP liefert drei Basis-Anwendungen, mit denen der gesamte Prozess aus der Sicht eines Mitarbeiters abgebildet werden kann. Die erste dieser drei Anwendungen ist der Reiseantrag, der es dem Mitarbeiter ermöglicht zukünftige Dienstreisen zu beantragen. In der zweiten Anwendung, der Reiseplanung können, soweit externe Reservierungssysteme angeschlossen sind, Reisedienstleistungen, das heißt Flüge, Mietwagen, Hotels und Bahnfahrten gebucht werden. Nach getätigten Reisen können in der letzten Anwendung, der Spesenabrechnung die Reisekosten erfasst und anschließend eingereicht werden.
Abb. 1: Reiseantrag anlegen
In der gesamten Prozesskette spielen SAP Business Workflows natürlich eine große Rolle, um es Vorgesetzten zu ermöglichen, in Genehmigungsprozessen Kontrolle über Reisen, Buchungen und Abrechnungen ihrer Mitarbeiter zu erlangen.
Muss die gesamte Prozesskette abgebildet werden?
Im Reisemanagement kann der Prozess auch partiell abgebildet werden. Dazu bietet die SAP die Möglichkeit, die drei zuvor genannten Anwendungen beliebig zu kombinieren.
Dabei bildet die Reisekostenabrechnung die Ankerkomponente, die unabhängig von Reiseantrag und Reiseplanung genutzt werden kann. Daraus ergeben sie die Kombinationsmöglichkeiten, die in Tabelle 1 dargestellt sind.
<td;”>Reisekostenabrechnung
| Kombinationsmöglichkeit | Reiseantrag | Reiseplanung | |
| 1 | x | x | x |
| 2 | x | x | |
| 3 | x | x | |
| 4 | x |
Tab. 1: Kombinationsmöglichkeiten der Reiseanwendungen
Abb. 2: Reiseplan anlegen
Aus vergangenen Projekten haben wir die Erfahrung gewinnen können, dass es für die meisten Kunden am praktikabelsten ist, wenn sie die Reisekostenabrechnung zusammen mit dem Reiseantrag einführen und auf die Fremdsystemanbindung zur Buchung verzichten. So können sie ihren Mitarbeitern die komfortable Möglichkeit der Reisebeantragung und -abrechnung bieten, wohingegen nur noch die Buchungen von zentraler Stelle getätigt werden müssen.
SAP ESS/MSS Teamkalender Add-On
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Integration mit SAP HCM
Das Reisemanagement ist in der Komponente FI-TV angesiedelt und gehört damit definitorisch zum Finanzwesen. Allerdings ist eine umfassende Integration mit dem Personalwesen möglich. Dadurch können Unternehmen die Auszahlung der Reisespesen über die die Personalabrechnung veranlassen. Außerdem können dadurch Sachbezüge für Verpflegung sowie Pauschen mit der Personalabrechnung versteuert werden.
Abb. 3: Spesenabrechnung anlegen
Einführung und Customzing des Reisemanagements
Der Fachbereich ActivateHR bietet Expertenwissen auf dem Gebiet des Reisemanagements und SAP HCM. Lesen Sie im zweiten Teil, wie Sie das Reisemanagement in Ihrem Unternehmen selbst einführen können und wie Sie die Anwendungen grundlegend Ihren unternehmensspezifischen Richtlinien anpassen. Sie brauchen professionelle Unterstützung ihre Prozesse im Reisemanagement zu optimieren und die Services in Ihrem Unternehmen zu aktivieren? Lassen Sie sich noch heute von uns beraten!
