SAP Fiori Self Services: Unsere Kundenfavoriten
Self-Services erleichtern nicht nur die tägliche Arbeit Ihrer Personalabteilung, sondern bieten auch Ihren Mitarbeitenden und Führungskräften mehr Flexibilität und Eigenverantwortung. Entscheidend für eine hohe Anwenderakzeptanz und den Erfolg von SAP Fiori ESS/MSS sind benutzerfreundliche und intuitive Anwendungen. Die beliebtesten Applikationen unserer Kunden, z. B. im Bereich Abwesenheitsanträge, Zeitbuchungen oder Personaldaten, stellen wir Ihnen in diesem Beitrag im Detail vor.
„Mein Profil“-Applikation
Mit diesem Self-Service haben Mitarbeitende die Möglichkeit, sich auf eine einfache Weise einen Überblick über alle ihre persönlichen Daten zu verschaffen und diese auch selbstständig anzupassen.
Die Herausforderung für die Kunden vor der Verwendung dieses Self-Services bestand darin, dass bspw. die Mitarbeiterdaten erst bei der HR-Abteilung angefragt werden mussten. Jegliche Änderungswünsche mussten über Umwege, z. B. den E-Mail-Kontakt, kommuniziert werden. Zudem bestand ein erhöhtes Fehlerrisiko durch die manuelle Eingabe. All diese Herausforderungen sind zeitaufwendig und ineffizient.
Mit der Einführung der „Mein Profil“-App werden diese Prozesse vereinfacht. Durch die selbstständige Einsicht und Pflege der Daten wird die Personalabteilung deutlich entlastet und fehlerhafte Daten im System werden minimiert. Voraussetzung für die Einführung ist, dass die Systemlandschaft in Ihrem Unternehmen für SAP Fiori freigeschaltet ist.
„Meine Formulare“-Applikation
Mit diesem Self-Service können Sie sich verschiedene personalbezogene Formulartypen anzeigen lassen, die für Sie und Ihr Beschäftigungsland bzw. Ihre Beschäftigungsregion relevant sind. Dazu gehören Formulare wie zum Beispiel ein Zeitnachweis oder auch die Lohnsteuerbescheinigung.
Die Herausforderungen der Kunden vor der Einführung dieser Anwendung waren unter anderem, dass es je nach Bundesland unterschiedliche Pflichtformulare gab und diese zusätzlich manuell generiert werden mussten. Schwierigkeiten gab es auch beim Druck der Formulare sowie beim Versand. Viele ausgedruckte Dokumente gingen leicht verloren und ein Gesamtüberblick erschien kompliziert. Beides verursachte hohe Kosten. Generell war der manuelle Erfassungsaufwand zu hoch und auch die Nachvollziehbarkeit vergangener Dokumente war nicht gegeben. Einzelne Dokumente waren nur auf Anfrage verfügbar.
Durch die Integration der Anwendung „Meine Formulare“ konnten diese Schwierigkeiten behoben werden. Die Mitarbeitenden haben nun die Option, ihre Zeit- und Entgeltnachweise sowie weitere Bescheinigungen selbstständig und ohne vorherige Anfrage einzusehen und herunterzuladen. Sie vermeiden unnötigen Papierkram und haben alles digital zur Hand. Über eine praktische Suchfunktion können finden Sie schnell das gewünschte Formular und müssen nicht mehr lange im Ordner suchen. Außerdem können Sie die Formulare individuell sortieren oder gruppieren, um immer den bestmöglichen Überblick zu behalten.
SAP Fiori Processes und Forms
Diese Anwendung ist ein umfassendes Framework zur Digitalisierung aller dokumentenbasierten Prozesse, die ein oder mehrere Formulare enthalten. Diese Formulare können sich zum Beispiel auf Elternzeit, Sabbaticals oder die Erstellung von Arbeitsverträgen beziehen. Prozesse, die bisher auf Papier festgehalten wurden, können mit dieser Anwendung praktisch digitalisiert werden.
Kunden, die die Anwendung Fiori Processes and Forms nicht nutzen, haben oft wenig Transparenz über ihre Dokumente. Sie werden nicht sofort darüber informiert, wie weit der Genehmigungsprozess fortgeschritten ist, was im Krankheitsfall passiert, bei welchem Sachbearbeiter sich das Formular befindet, etc. Hinzu kommt ein aufwändiger Datentransfer in das SAP-HCM-System durch die HR-Abteilung.
Wie unterstützt das Fiori Framework Processes und Forms? Es sorgt für einen optimierten Workflow durch die Digitalisierung aller HR-Prozesse. Alles, was bisher auf Papier dokumentiert wurde, kann digitalisiert werden, was auch den administrativen Aufwand reduziert. Die Anwendung richtet sich sowohl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch an Führungskräfte und ist auch mobil einsetzbar. Insgesamt ist das Risiko von Übertragungsfehlern geringer. Das Framework ist anwendbar auf Stammdaten, Zeitwirtschaft sowie Personal- und Entwicklungstypen.
Ein großer Vorteil ist dabei das Customizing. Man hat z.B. verschiedene Sektionsgruppen und kann dort verschiedene Felder hinterlegen sowie einen Workflow, wie z. B. eine mehrstufige Genehmigung.
Applikationen der Zeitwirtschaft
Bei den Self-Services der Zeitwirtschaft bietet SAP im Standard zwei Applikationen an:
- Meine Zeitbuchungen
Hier können Mitarbeitende den Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeit erfassen. Zusätzlich können auch Home-Office-Zeiten erfasst werden. Es ist auch möglich, Zeiten und Ereignisse nachträglich zu korrigieren.
- Meine Abwesenheitsanträge
Mit dieser Anwendung können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen, wie viel Urlaub ihnen noch zusteht, welchen Status die Anträge haben und von wem sie eingereicht wurden. Auch Krankmeldungen oder Gleitzeitanträge können hier erfasst werden.
Unternehmen ohne Zeiterfassungsapplikationen haben oft Probleme mit der Papierabhängigkeit und dem administrativen Aufwand. Die Erfassung und Genehmigung von z. B. Urlaubsanträgen ist umständlich und zeitintensiv. Es fehlt der Überblick über aktuelle Anträge und Kontingente.
mindsquare Zeiterfassung
mindsquare hat auch eigene Lösungen entwicklet, die die Digitalisierung in Ihrem HR-Bereich vorantreiben. Mit dem Self-Service Zeiterfassung haben Sie die Möglichkeit, alle Infotypen der Zeitwirtschaft für sich selbst oder für zugeordnete Mitarbeitende bequem in einer Maske zu pflegen. Dabei können auch verschiedene Zeitarten wie Kommen, Gehen, Bereitschaftsdienst und einige mehr erfasst werden.
Eine besondere Herausforderung für Kunden mit SAP-Standard ist, dass jede Zeitart eine eigene Anwendung benötigt und einzeln angelegt und eingereicht werden muss. Man kann z. B. nicht 2 verschiedene Urlaubsanträge auf einmal erstellen, sondern muss erst einen erstellen und einreichen, bevor man den nächsten erstellen kann. Dies bedeutet einen hohen manuellen Mehraufwand für die Personalabteilung.
Die mindsquare Zeiterfassung löst dieses Problem, indem sie den Mitarbeitenden eine gebündelte Zeiterfassung an einem Ort bietet. So haben Sie einen optimalen Überblick und können sogar das bisherige Customizing übernehmen.
mindsquare-Stempeluhr-Plugin
Das Stempeluhr-Plugin von mindsquare ermöglicht durch eine direkte Anbindung an das Fiori Launchpad ein einfacheres und schnelleres Ein- und Ausstempeln während der Arbeitszeit.
In der normalen SAP-Anwendung müssen Sie sich erst in die Anwendung einloggen und von dort aus die Zeit erfassen, was einige Zeit in Anspruch nimmt.
Mit dem Stempeluhr-Plugin kann die Zeiterfassung überall im Launchpad mit nur einem Klick durchgeführt werden. Zusätzlich erleichtert das Customizing diesen Prozess, indem die Zeitarten vordefiniert werden können. Ein weiteres Plus ist die sofortige Anzeige von Fehlern bei der Zeitauswertung. Zeitkorrekturen sind auch hier nachträglich möglich.
mindsquare Personaleinsatzplanung
Die Nachfrage unserer Kunden nach einer Personaleinsatzplanung, die vollständig in SAP integriert ist, war groß. Dies wurde mit der Eigenentwicklung von mindsquare realisiert und ist zu einem der beliebtesten Self-Services unserer Kunden geworden. Mehr über die Anwendung erfahren Sie hier.
SAP Fiori Self-Services für Ihre Unternehmensdigitalisierung
In diesem Beitrag haben Sie die beliebtesten Self-Services unserer Kunden kennengelernt. Wie Sie gesehen haben, gibt es auch Alternativen zu den SAP-eigenen Anwendungen, wie z. B. unsere Lösungen für Zeiterfassung, Stempeluhr und Personaleinsatzplanung.
Haben Sie Fragen zu SAP Fiori Self-Services oder interessieren Sie sich für eine unserer Lösungen? Dann kontaktieren Sie uns! Unsere Expertinnen und Experten beraten Sie gerne.
