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Einführung Processes and Forms

Guido Klempien Fachbereichsleiter ActivateHR
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Guido Klempien
Fachbereichsleiter

SAP Processes and Forms: Formulare und anschließende Bearbeitungsprozesse im HCM Bereich effizient im SAP abbilden und nutzen

In vielen Personalabteilungen sieht es so aus: Die Mitarbeiter bekommen am Montag einen Haufen mit Dokumenten, Anträgen und Unterlagen, die zu bearbeiten sind und bis zum Ende der Woche wird dieser Stapel auch gefühlt nicht weniger. Unterschiedlichste Sonderfälle führen in diesem Papierchaos immer wieder zu Fehlern und so wird das Abarbeiten der Anträge durch die Beschwerden erboster Mitarbeiter unterbrochen, die sich in ihrem Ansprüchen betrogen fühlen. Erkennen Sie sich wieder?
Dabei bleibt häufig das Wichtigste auf der Strecke: Die strategische Ausrichtung der HR Abteilung! Wie soll die Personalleitung Konzepte für die Zukunft entwickeln, wie den Fachkräftemangel im Unternehmen eindämmen, wenn ihre ganzen Ressourcen unter administrativen Aufgaben begraben sind?

Eine mögliche Lösung: Processes and Forms

Mit Processes and Forms bietet die SAP eine Möglichkeit, die eine wenig aufwändige papierfreie Abbildung von Prozesses im HR Umfeld schafft. Die Verbuchung geschieht hierbei direkt im SAP System, somit ist es sehr schnell möglich, ihre Prozesse zu überführen und zu digitaliseren. Da Processes and Forms eher eine Vorlage, als ein starres Modul ist, können wir ihren Prozess abbilden, so besonders er auch ist!

So kann es auch in Ihrem Unternehmen aussehen

So kann es auch in Ihrem Unternehmen aussehen

Welche Prozesse sind bei Ihnen noch papiergebunden?

Mit Processes and Forms ist eigentlich alles abbildbar, sind es nun Eintrittsmaßnahmen von externen Mitarbeitern, die jeder stellen kann, oder ein Umzugsworkflow. So bekommen wir ihr gesamtes Unternehmen weg vom Papier. Bequem kann dann jeder Manager in einer Inbox die Anträge genehmigen, sodass auch die Effizienz der Prozesse gesteigert werden kann.
Des Weiteren gehört das mühsame Abheften von Anlagen der Vergangenheit an: Das Hochladen von Anhängen ist bei Processes and Forms eine Standardfunktion. Entlasten sie ihre Personalabteilung von derlei Themen und machen Sie Platz für die strategische Ausrichtung von dieser!
Des Weiteren können die Dokumente und Anträge archiviert und in der digitale Personalakte genutzt werden, sodass Sie ihr gesamtes Personalbüro digitalisieren können.

Beispiel für ein Formular für einen Umzug

Beispiel für ein Formular für einen Umzug

Wie viel Zeit brauche ich?

Einmal eingerichtet ist es für uns einfach, schlichte Prozesse schnell abzubilden. So  kann bereits innerhalb weniger Tage ein Papierprozess abgelöst werden. Sie sollten allerdings bedenken je mehr ähnliche Prozesse sie abbilden, desto günstiger wird es, da durch die Flexibilität des Frameworks oft Programmierung wiederverwertet werden kann. Hierbei stehen wir Ihnen mit unserem strukturierten Vorgehen zur Verfügung:
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Wie flexibel ist Processes and Forms?

Auch was erweiterte Funktionalitäten angeht, lässt uns die SAP bei Processes and Forms nicht im Stich:
Sie brauchen spezielle Felder für Ihre Prozesse, die nicht im Standard HCM sind, z. B. ist es nötig den Vertreter des Nuters aus einer kundeneigenen Tabelle auszulesen? Kein Problem, wir können eigene Felder einbauen und von allen Möglichkeiten, die SAP bietet, befüllen lassen. Auch wenn diese gar nicht HR spezifisch oder nicht als Standardwert vorhanden sind, bekommen wir die Daten, die sie brauchen, in Ihr Formular.
Es gibt Anforderungen an die dahinter liegenden Bearbeitungsschritte, die es sonst in keinem anderen Unternehmen gibt? Als Beispiel ist eine Bearbeiterzuordnung nach Nachnamen denkbar. Durch die Anbindung an eigens programmierbare Workflows können wir hier frei nach Ihrem Use-Case modellieren.
Die Daten auf dem Formular müssen im Gegensatz zu den tatsächlich vorhandenen Daten noch verändert werden, bevor der User sie sieht? Sie möchten z. B. das bestimmte Daten je nach Aufrufenden zensiert werden? Auch diese Anforderung können wir gut umsetzen, da wir auch direkt auf die ausgelesen Daten zugreifen können.
Processes and Forms bietet sich als hervorragende Schnittstellen an, um Ihren Wünschen gerecht zu werden. Wir haben bereits die unterschiedlichsten Kundenanforderungen umgesetzt und freuen uns auf Ihre neuen Ideen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Schnelle Ausarbeitung ihrer Formulare
  • Anbindung an Workflows, sodass wir die Unternehmensprozesse unkompliziert abbilden können
  • Effiziente Abarbeitung durch Ihre Mitarbeiter im Personal
  • Hohe Nutzerakzeptanz durch einfache Handhabung
  • Hohes Potential zur Einsparung von Papierkosten
  • Weniger Verwaltungsaufwand
  • Individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten
Wir digitalisieren ihre Prozesse!

Wir digitalisieren ihre Prozesse!

Alle Infos auf einen Blick – Downloaden Sie hier unsere Übersicht

Wie starte ich?

Vielleicht haben Sie jetzt schon ein konkretes Projekt vor Augen: Prozesse, die schon jahrelang papiergebunden sind und viel Zeit bei Ihnen beanspruchen. Oder vielleicht haben Sie sehr viele Prozesse und wissen gar nicht, wo sie anfangen sollen. Wir raten zunächst zu einem Workshop, um uns gemeinsam einen Überblick über Ihr Unternehmen zu verschaffen, sodass wir einen Mehrwert für Sie garantieren können. Als Startpunkt kann ich hier unser kostenloses 30 minütiges Erstgespräch anbieten:

Jakob Poggemann
Sie sind interessiert an der Einführung von Processes and Forms?
Falls Sie mehr Informationen haben wollen, nutzen Sie gerne mein kostenloses Angebot an Sie für eine halbstündige Erstberatung
Kontaktieren Sie mich via Telefon 0211.94628572-46 oder per E-Mail info@activate-hr.de
Ich freue mich auf unser Gespräch.
– Jakob Poggemann

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