Self-Services im Kontext der H4S4-Migration: Darauf kommt es an
Die Digitalisierung der Personalwirtschaft entlastet die HR-Abteilung in vielerlei Hinsicht. Ein zentrales Thema dabei ist die Personalverwaltung. Mit Employee- und Manager-Self-Services (ESS/MSS) können Mitarbeiter und Führungskräfte administrative Aufgaben selbstständig und benutzerfreundlich erledigen und personalbezogene Daten eigenständig verwalten. Der Einsatz von ESS/MSS führt so zu mehr Effizienz, niedrigeren Kosten, höherer Transparenz und der besagten Entlastung der Personalabteilung –gleichzeitig steigt die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Führungskräften.
Mit dem bevorstehenden Wartungsende für SAP HCM im Jahr 2027 (mit „Extended Maintenance“ im Jahr 2030) und der Option einer Migration auf SAP HCM for S/4HANA (H4S4) ergeben sich für viele Unternehmen Fragen bezüglich ESS/MSS und der Zukunft der Self-Services in ihrer HR-IT-Landschaft:
Unternehmen, die noch keine Self-Services einsetzen, fragen sich, ob sie die Migration auf H4S4 oder die Einführung von ESS/MSS priorisieren sollen. Unternehmen, die Self-Services bereits nutzen, fragen sich wiederum, welche Applikationen mit dem Wechsel auf H4S4 ersetzt werden, welche weiterhin funktionieren und welche nach der Migration zusätzliche Aufmerksamkeit benötigen. In diesem Beitrag gehen wir diesen Fragen nach.
Self-Services und H4S4-Migration: Was zu tun ist
Je nachdem, ob Sie bereits Self-Services nutzen oder noch nicht damit gestartet sind, stehen Sie im Rahmen der H4S4-Migration vor unterschiedlichen Aufgaben. In dem folgenden Sezernieren erfahren Sie, worauf Sie besonders achten sollten.
Szenario 1: Sie haben bereits Self-Services eingeführt und möchten nun zeitnah auf H4S4 migrieren
In diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass Ihre bestehenden Self-Services auch nach der Migration weiterhin funktionsfähig sind und den Anforderungen der neuen H4S4-Systemumgebung entsprechen. Bestehende Self-Services, die auf Basis von SAP HCM und älteren Technologien wie Web Dynpro (WD4A und WD4J) entwickelt wurden, müssen teilweise durch Fiori-Anwendungen ersetzt oder angepasst werden. Um bestehende Self-Services erfolgreich zu ersetzten, ist ein strukturiertes Vorgehen erforderlich.
Zunächst sollten Sie analysieren, welche Anwendungen im Einsatz sind, auf welcher Technologie sie basieren und welche Nutzergruppen sie verwenden. Anschließend muss geprüft werden, ob es passende Fiori-Standardanwendungen als Ersatz gibt oder ob individuelle Entwicklungen notwendig sind. Im nächsten Schritt erfolgt die eigentliche Migration: Die neuen Apps werden eingerichtet, getestet und bereitgestellt. Parallel dazu sollten die Anwender geschult und die alten Anwendungen abgeschaltet oder außer Betrieb genommen werden.
Szenario 2: Sie haben noch keine Self-Services eingeführt und die Migration auf H4S4 steht bevor
Für Unternehmen, auf die dieses Szenario zutrifft, stellt sich die Frage, welche Abfolge sinnvoller ist: Zunächst die Migration auf H4S4 abzuschließen und anschließend die Self-Services einzuführen oder umgekehrt.
Die Entscheidung hängt von der jeweiligen Situation ab. In vielen Fällen empfiehlt es sich jedoch, mit der Migration auf H4S4 zu beginnen. Damit schaffen Unternehmen eine moderne, stabile Systemarchitektur – die ideale Ausgangsbasis, um ESS/MSS später effizient aufzubauen. Bereits in der Vorstudie lassen sich Self-Service-Bedarfe identifizieren und passende Fiori-Apps evaluieren. Das spart Ressourcen, verhindert Doppelentwicklungen und ermöglicht eine gezielte Anpassung an die neue Systemlandschaft. So gelingt der Einstieg in moderne, mobilfähige Self-Services auf einer zukunftsfähigen technischen Grundlage.
Kundenbeispiel: H4S4-Migration mit bestehenden Self-Services
Ein Finanzdienstleister aus dem öffentlichen Dienst mit rund 8.000 Beschäftigten stand vor der Aufgabe, seine bestehende HR-IT-Landschaft auf SAP HCM for S/4HANA umzustellen. Die Einführung von Self-Services war zu diesem Zeitpunkt bereits abgeschlossen, jedoch erforderte die Migration auf H4S4 eine umfassende Neustrukturierung der Systeme und Prozesse.
Ausgangssituation des Kunden
Der Kunde setzte in der Vergangenheit SAP HCM mit einer veralteten IT-Architektur ein. Viele seiner Self-Services wurden durch eigene Add-ons und individuell entwickelte Applikationen ergänzt, was die Wartung erschwerte und die Integration der Self-Services in die Systemlandschaft verkomplizierte. Darüber hinaus setzte der Kunde Web Dynpro Java (WD4J) für einige ESS-/MSS-Anwendungen ein, welche nach der H4S4-Migration nicht länger unterstützt wurden. Dies führte zu Unsicherheiten hinsichtlich der Kosten, des Zeitrahmens und der Machbarkeit der Migration auf SAP HCM for S/4HANA.
Herausforderungen des Projektes und Lösungen
Die Migration auf H4S4 brachte die folgenden technischen und organisatorischen Herausforderungen in Bezug auf die Self-Services mit sich, die wie folgt gelöst werden konnten:
Herausforderung: Wartungsende von SAP HCM rückt näher
Das bevorstehende Wartungsende von SAP HCM erhöhte den Druck beim Kunden, rechtzeitig auf H4S4 zu wechseln. Um Ausfallzeiten zu minimieren und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen, war es wichtig, alle relevanten Daten und Prozesse innerhalb eines klaren Zeitrahmens zu migrieren.
Lösung: Technologische Neuausrichtung innerhalb eines detaillierten Zeitplans
Die IT-Architektur wurde überprüft und die Entscheidung getroffen, auf Fiori-basierte Self-Services umzusteigen. Die Migration erfolgte schrittweise und begann mit einer Analyse der bestehenden Prozesse sowie der Erstellung eines detaillierten Zeitplans. Die Einführung der neuen Plattform wurde so gestaltet, dass der Geschäftsbetrieb möglichst wenig beeinträchtigt wurde. Zur schnellen Akzeptanz der Fiori-Self-Services wurden Schulungen angeboten. Dies ermöglichte eine zukunftssichere, mobile und benutzerfreundliche Lösung, die den modernen Anforderungen gerecht wird.
Herausforderung: Veraltete Anwendungen
Die Web-Dynpro-Java-Anwendungen mussten auf Web Dynpro ABAP (WD4A) und Fiori umgestellt werden, da sie unter H4S4 technisch nicht mehr lauffähig waren und von SAP nicht weiterentwickelt werden.
Lösung: Ersatz von Web Dynpro Java (WD4J) durch Fiori-Apps
Die WD4J-Anwendungen wurden durch moderne Fiori-Apps ersetzt, darunter die App „My Timesheet“ zur Zeiterfassung. Die Einführung der Fiori-Apps erfolgte schrittweise und wurde durch eine Strategie zur Förderung der Benutzerakzeptanz sowie besagte Schulungen begleitet, um die Mitarbeitenden schnell an die neuen, mobilen Anwendungen zu gewöhnen.
Herausforderung: Komplexe Add-ons
Viele der implementierten Add-ons waren auf die spezifischen HR-Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt – etwa zur Abbildung besonderer Genehmigungsverfahren, zur Integration externer Tools oder zur Erweiterung von ESS/MSS-Funktionalitäten. Die Herausforderung lag nicht nur in der Vielzahl der Erweiterungen, sondern vor allem darin, dass sie eng mit bestehenden Workflows verzahnt waren. Im Zuge der Migration auf H4S4 mussten sie einzeln auf Kompatibilität geprüft, funktional erhalten und technisch angepasst werden.
Lösung: Schrittweise Implementierung
Die Implementierung der neuen HR-IT-Landschaft erfolgte in mehreren Phasen. Zunächst wurde die Systemlandschaft auf SAP HCM for S/4HANA umgestellt. Anschließend wurden Self-Services und komplexe Add-ons auf ihre Kompatibilität mit H4S4 geprüft und bei Bedarf durch Fiori-Apps ersetzt oder mit maßgeschneiderten Erweiterungen angepasst. Ein anschließender detaillierter Testprozess sorgte schließlich dafür, dass alle Funktionen reibungslos liefen. Die schrittweise Umsetzung gewährleistete zudem einen stabilen Übergang.
Ergebnis des Projektes
Durch die gezielte Planung und Umsetzung konnte der Kunde seine HR-IT-Landschaft erfolgreich auf H4S4 umstellen und dabei die bestehenden Funktionalitäten seiner Self-Services weitgehend beibehalten. Die Entscheidung, die Implementierung schrittweise durchzuführen, hat es dem Kunden ermöglicht, Risiken zu minimieren und seine Kapazitäten effizient einzusetzen. Die Einführung der Fiori-Apps führte zu einer signifikanten Verbesserung der Benutzererfahrung, während gleichzeitig eine Grundlage für die zukünftige Integration von SuccessFactors geschaffen wurde.
Fazit
Unternehmen, die noch keine Self-Services eingeführt haben, sollten zunächst mit der Migration auf H4S4 beginnen, da diese eine solide Grundlage für die Einführung von Self-Services schafft. Durch die Migration auf die H4S4-Plattform können Unternehmen sicherstellen, dass die ESS/MSS-Anwendungen optimal an die neuen Systemanforderungen angepasst werden. Zudem ermöglicht diese Reihenfolge eine effizientere Integration der Self-Services in das neue System und sorgt dafür, dass die Benutzeroberflächen besser auf die H4S4-Plattform abgestimmt werden können.
Für Unternehmen, die bereits Self-Services nutzen, empfehlen wir eine gründliche Analyse der bestehenden Self-Services und deren Kompatibilität mit H4S4. Anwendungen, die auf veralteten Technologien basieren (wie Web Dynpro Java), sollten durch moderne Fiori-Apps ersetzt werden. Gleichzeitig sollte sichergestellt werden, dass Self-Services, die mit H4S4 weiterhin funktionieren, in das neue System integriert und bei Bedarf angepasst werden, um die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz weiterhin zu gewährleisten.
Eine gut durchdachte Planung, eine schrittweise Migration auf H4S4 und die effiziente Einführung von ESS/MSS oder gezielte Anpassung bestehender Self-Services führt zu mehr Effizienz, niedrigeren Kosten, höherer Transparenz und einer zukunftsfähigen HR-IT-Landschaft für Ihr Unternehmen.
Haben Sie noch Fragen oder möchten sich über Ihre Ausgangssituation und Möglichkeiten austauschen? Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
FAQ
Was sind Employee- und Manager-Self-Services (ESS/MSS) und welchen Nutzen bieten sie?
ESS/MSS ermöglichen es Mitarbeitenden und Führungskräften, personalbezogene Aufgaben eigenständig zu erledigen – z. B. Abwesenheiten beantragen oder Arbeitszeiten erfassen. Sie entlasten dadurch die Personalabteilung, steigern die Effizienz, senken Kosten und fördern die Zufriedenheit durch benutzerfreundliche Prozesse.
Welche Auswirkungen hat die H4S4-Migration auf bestehende Self-Services?
Self-Services, die auf alten Technologien wie Web Dynpro Java (WD4J) basieren, sind nach der Migration auf H4S4 oft nicht mehr lauffähig. Diese müssen analysiert und ggf. durch moderne Fiori-Anwendungen ersetzt werden. Funktionierende Anwendungen müssen technisch überprüft und ggf. angepasst werden.
Sollten Unternehmen zuerst auf H4S4 migrieren oder zuerst Self-Services einführen?
In der Regel empfiehlt es sich, zuerst auf H4S4 zu migrieren. So schaffen Unternehmen eine stabile, moderne Systembasis. Darauf aufbauend lassen sich Self-Services effizienter implementieren und besser in die neue Systemlandschaft integrieren.
Wie gelingt die erfolgreiche Umstellung auf Fiori-basierte Self-Services?
Zunächst sollten bestehende Anwendungen analysiert und passende Fiori-Apps identifiziert werden. Anschließend erfolgt die Implementierung, inklusive Tests, Schulungen und der schrittweisen Abschaltung veralteter Anwendungen. So wird die Nutzerakzeptanz gefördert und ein stabiler Übergang gewährleistet.
Welche Herausforderungen bringt die Migration mit sich – und wie können sie gemeistert werden?
Zu den häufigsten Herausforderungen zählen veraltete Technologien, komplexe Add-ons und enge Zeitpläne durch das Wartungsende von SAP HCM. Diese lassen sich durch strukturierte Projektplanung, technologische Neuausrichtung und schrittweise Implementierung erfolgreich bewältigen.
