Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen – Was müssen Sie tun?
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten. Seitdem müssen Unternehmen ab 250 Beschäftigte über interne Hinweisgebersysteme den Schutz von Hinweisgebenden (auch bekannt als Whistleblower) sicherstellen. Was genau bedeutet das Gesetz für Ihr Unternehmen, was müssen Sie wissen und wie können Sie das Gesetz umsetzen?
Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (kurz: HinSchG oder auch: Whistleblower-Schutzgesetz) schützt Personen, die Missstände oder rechtswidriges Verhalten in Unternehmen bzw. öffentlichen Einrichtungen melden.
Ziel dieses Gesetztes ist es, Korruption, Betrug, Missmanagement und andere illegale oder unethische Aktivitäten in Organisationen aufzudecken. Personen werden ermutigt, Informationen über solche Vorfälle ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen offen zu legen. Darüber hinaus werden auch diejenigen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie andere Personen, die von einer solchen Meldung oder Offenlegung betroffen sind.
Grundsätzlich haben hinweisgebende Personen die Wahl, ob sie sich an eine interne Meldestelle des Unternehmens oder eine externe Meldestelle der Behörden wenden. Für die Unternehmen gilt nun: Die Offenlegung von Fehlverhalten muss durch sichere Hinweisgebersysteme (z. B. per Melde-App oder auch persönlich) ermöglicht werden. Unternehmen sollten klare und verständliche Richtlinien und Verfahren für die Meldung von Fehlverhalten oder illegalen Aktivitäten entwickeln. Diese Richtlinien sollten den Hinweisgebenden erklären, wie sie Vorfälle melden können, welche Arten von Fehlverhalten gemeldet werden sollten und wie die Vertraulichkeit der Meldungen gewährleistet wird.
Wer muss das Hinweisgeberschutzgesetz umsetzen?
Das neue Gesetz greift nicht für alle Unternehmen bzw. Behörden gleich: Unternehmen, die mind. 250 Mitarbeitende haben, sind seit dem 2. Juli 2023 dazu verpflichtet, ein sicheres Hinweisgebersystem einzuführen. Firmen im öffentlichen Sektor sowie Städte und auch Kommunen mit einer Einwohnerzahl ab 10.000 müssen auch ab diesem Datum ein Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen.
Unternehmen, die 50-249 Mitarbeitende beschäftigen, haben noch bis zum 17. Dezember 2023 Zeit für die Umsetzung. Firmen mit einer Belegschaftsanzahl unter 50 sind aktuell nicht dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle für das Hinweisgeberschutzgesetz einzurichten.
Bei Nichteinrichtung einer internen Meldestelle trotz entsprechender Verpflichtung stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar und Unternehmen müssen ab dem 1. Dezember 2023 mit einer Geldbuße rechnen.
Einrichtung interner und externer Meldestelle
Das Gesetz beinhaltet zwei unterschiedliche Meldestellen: eine interne und eine externe. Die externe Meldestelle betreibt die Bundes- bzw. Landesregierung und ist grundsätzlich für alle Hinweisgebenden zugänglich. Auf Bundesebene hat das Bundesamt für Justiz eine solche externe Meldestelle eingerichtet, die bereits seit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes funktioniert.
Die interne Meldestelle ist eine vom Unternehmen selbst eingerichtete Stelle, an die sich Mitarbeitende wenden können, wenn sie einen Verstoß melden wollen. Dabei stellt das Gesetz den Unternehmen frei, ob sie eigene Mitarbeitende oder Dritte (bspw. eine Anwaltskanzlei) mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauen.
Neben der Kontaktaufnahme mit einer internen bzw. externen Meldestelle sieht das HinSchG auch die „Offenlegung von Informationen“ vor. Dies bedeutet, dass Hinweisgebende Informationen bspw. durch die Presse öffentlich machen können. Diese Offenlegung ist jedoch in nur wenigen Ausnahmefällen möglich. U. a., wenn nach einer externen Meldung keine angemessenen Maßnahmen ergriffen wurden oder wenn es ausreichende Gründe gibt, zu befürchten, dass sonst irreversible Schäden entstehen könnten.
Anforderungen an die interne Meldestelle
Die Meldungsabgabe innerhalb eines Unternehmens muss auf verschiedene Arten möglich sein. Insgesamt muss eine interne Meldestelle folgende Anforderungen erfüllen:
- Die Identität der hinweisgebenden Person muss geschützt sein und die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen eingehalten werden.
- Die interne Meldestelle muss Hinweisgebenden spätestens sieben Tage nach Eingang der Meldung diese bestätigen.
- Zudem muss die Meldestelle innerhalb von drei Monaten nach der Meldung die hinweisgebende Person darüber benachrichtigen, welche weiteren Schritte bzw. Maßnahmen unternommen wurden. Hierunter fallen u. a. die Einleitung interner Untersuchungen oder die Weitergabe der Meldung an zuständige Behörden.
- Die Meldungen müssen umfassend dokumentiert sein.
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Ablauf bei interner Meldung
Eine interne Meldung läuft wie folgt ab:
- Ein/eine Mitarbeiter/in meldet einen Verstoß.
- Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung der Meldung.
- Es wird überprüft, ob der Hinweis unter die sachlichen Anwendungsbereiche des § 2 HinSchG fällt.
- Der Kontakt zur hinweisgebenden Person bleibt aufrechterhalten, um bei Bedarf weitere Informationen zu erfragen.
- Der eingegangene Hinweis wird einer gründlichen Überprüfung auf seine Stichhaltigkeit unterzogen.
- Es werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um auf den gemeldeten Verstoß zu reagieren.
- Innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung der Meldung wird die hinweisgebende Person kontaktiert, um sie über geplante und bereits ergriffene Maßnahmen zu informieren. Es werden auch Gründe mitgeteilt, sofern dadurch interne Untersuchungen bzw. Ermittlungen nicht beeinträchtigt werden und die Rechte der in der Meldung genannten Person gewahrt bleiben.
- Die erhaltenen Hinweise werden gemäß dem Gebot der Vertraulichkeit dokumentiert. Diese Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern es nicht notwendig oder angemessen ist, sie länger aufzubewahren.
Sicheres Hinweisgebersystem einführen: Sie müssen jetzt handeln
Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz gilt eine neue Rechtslage, mit der sich Unternehmen (die mind. 50 Mitarbeitende beschäftigen) auseinandersetzen müssen. Sofern noch nicht umgesetzt, müssen Sie jetzt handeln und eine interne Meldestelle einrichten. Das Gesetz ist für Unternehmen eine Chance, von Verdachtsfällen und Verstößen frühzeitig Kenntnis zu erhalten und diese eigenständig aufzuklären. Sie können damit das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und Stakeholder nachhaltig stärken und interne Prozesse verbessern.
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