Kurzarbeit: Übersichtsanwendung mit SAP Fiori
Die deutsche Wirtschaft erlebt deutliche Einbußen aufgrund der Corona-Krise. Mehr als jedes zweite Unternehmen gibt an, negative Auswirkungen zu spüren. Die Balance zu halten zwischen Hysterie und Sorgfaltspflicht wird auch angesichts komplett gegensätzlicher Expertenmeinungen immer schwieriger. Die Kurzarbeit ist dabei für ein Unternehmen das Mittel der Wahl, wenn Mitarbeiter aufgrund der wirtschaftlichen Situation unterbeschäftigt sind, aber nicht entlassen werden sollen. Dieser Spagat zwischen Zuversicht verbreiten und schnellem Handeln stellt Personaler derzeit vor besondere Fragestellungen.
- Welche Mitarbeiter sind bereits in Kurzarbeit?
- Wie viele und welche Mitarbeiter sollen noch in Kurzarbeit geschickt werden?
- Welche Mitarbeiter können von zu Hause aus arbeiten?
Hier muss die IT ein einfaches und funktionales Tool liefern, um die Aussagekraft der Personalabteilung zur Kurzarbeit im eigenen Unternehmen unkompliziert und zeitsparend zu gewährleisten. Auch, damit Zeit für die vielen anderen wichtigen Aufgaben übrig bleibt. Aus diesem Umstand ergeben sich drei unterschiedliche Szenarien, auf die ein Personaler reagieren muss.
Szenarien im Überblick:
- Ihr Unternehmen wird auf Kurzarbeitergeld umgestellt. Um die rechtlichen Grundlagen für Kurzarbeit zu gewähren, müssen Sie als Personaler eine Liste von Mitarbeitern liefern, welche Mitarbeiter vertraglich überhaupt in KUG geschickt werden dürfen und welche nicht.
- Für die Beantragung des Kurzarbeitergeldes bei der Agentur für Arbeit müssen Sie eine aussagekräftige Liste inkl. Begründungsdarlegung liefern.
- Die Bundesregierung verlängert die Lockdown-Maßnahmen. Um die Arbeitsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter sicherzustellen, müssen Sie Aussagen treffen: Welche Mitarbeiter können potentiell noch Remote von zu Hause arbeiten? Welche Mitarbeiter arbeiten bereits im Home Office? Und welche Mitarbeiter gehören zur Risikogruppe?
Im nachfolgenden stelle ich Ihnen einmal unsere Fiori Kurzarbeit-Übersichtsanwendung vor und wie Sie mit Hilfe unserer Anwendung Ihre Herausforderungen problemlos meistern!
Szenario 1: Rechtliche Grundlagen für Kurzarbeit im Unternehmen schaffen
Das Unternehmen darf nicht einfach einseitig Kurzarbeit anordnen, sondern muss dies entweder mit dem Betriebsrat oder jeweils mit allen Arbeitnehmern vereinbaren. Diese Vereinbarung müssen Sie beim Antrag auf KUG der AfA vorlegen. Sofern in den Arbeitsverträgen nicht ohnehin schon eine „Kurzarbeiterklausel“ enthalten ist, sollte dies jetzt schnellstmöglich durch entsprechende Vereinbarungen erfolgen. Um nun zu ermitteln, welche Mitarbeiter bereits eine rechtliche Kurzarbeiterregelung in ihrem Arbeitsvertrag enthalten haben, rufen Sie den Abschnitt „Übersicht: Kurzarbeitergelt“ auf und wählen das Selektionskriterium „Kurzarbeiterregelung im Arbeitsvertrag“ aus.
Kurzarbeitsantrag als Self Service
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Selektionskriterien auswählen
Anhand der angekreuzten Checkbox „Kurzarbeiterregelung im Arbeitsvertrag“ zeigt ihnen die Liste nun sämtliche Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen an, die eine vertragliche Regelung der Kurzarbeit in ihrem Arbeitsvertrag enthalten. Alle Mitarbeiter ohne eine angekreuzte Checkbox haben entsprechend keine Regelung im Arbeitsvertrag.
Übersicht: Kurzarbeit
Auch eine Bearbeitung des Status „Kurzarbeiterregelung im Arbeitsvertrag“können Sie direkt aus der Anwendung heraus tätigen. Somit können Sie als Personaler schnell und zügig neu getroffene Vereinbarungen mit Ihren Mitarbeitern ebenfalls aus der Anwendung heraus dokumentieren.
Szenario 2: Aussagekräftige Liste inkl. Begründungsdarlegung für die Beantragung des Kurzarbeitergeldes bei der AfA
KUG wird erst ab dem Monat gewährt, in dem der Arbeitsausfall bei der AfA schriftlich angezeigt wurde. Diese Anzeige sollte daher bereits frühzeitig vorgenommen werden. In der Anzeige muss der Arbeitgeber zunächst die Ursachen für den Arbeitsausfall begründen. Daraufhin erlässt die AfA in der Regel sehr kurzfristig einen Anerkennungsbescheid, mit dem KUG bei Vorliegen der Voraussetzungen anerkannt wird. Als Personaler bedeutet das für Sie: je schneller Sie eine aussagekräftige Liste inkl. Begründungsdarlegung für die Beantragung des Kurzarbeitergeldes bei der AfA vorlegen können, umso besser.
Hierzu rufen Sie die den Abschnitt „Übersicht: Kurzarbeitergelt“ auf und schränken ggf. Ihre Auswahl per Selektion ein. In der Auswahlliste sehen Sie sämtliche Mitarbeiter, die eine Regelung für Kurzarbeit in ihrem Arbeitsvertrag (siehe Szenario 1) enthalten haben und somit für die Anmeldung berechtigt sind. Sie können jetzt als Personaler den Mitarbeiter, den Sie für die Kurzarbeit anmelden möchten, aufrufen. In der folgenden Oberfläche können Sie dann die Begründung für die Kurzarbeit angeben, sowie den Zeitraum und die Stundenanzahl.
Eintragen der Begründung für Kurzarbeit
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, diese Liste auch als Excel-Datei mit sämtlichen angezeigten Informationen herunterzuladen. Diese Liste können Sie nun weiterreichen an die Kollegen, die den Antrag des Kurzarbeitergeldes bei der AfA zuständig sind. Jedoch ist es als Personaler nicht immer ganz einfach, festzustellen, welcher Mitarbeiter in Kurzarbeit geschickt werden soll und mit welcher Begründung. Sie haben als Personaler auch die Möglichkeit, die Beantragung bzw. die Empfehlung für einen Mitarbeiter, ihn in Kurzarbeit zu schicken, über einen Genehmigungsantrags durch dessen Vorgesetzten ablaufen zu lassen.
Szenario 3: Übersichtsliste von Mitarbeitern, die einen Remote-Arbeitsplatz besitzen und das Anlegen von individuellen Listen wie bspw. Risikogruppen im Unternehmen
Neben den Herausforderungen als Personaler, schnelle Aussagen zum Kurzarbeitergeld im eigenen Unternehmen treffen zu können, ist die Fragestellung ebenso wichtig: Welche meiner Mitarbeiter können überhaupt an einen Remote-Arbeitsplatz von zu Hause arbeiten und welche nicht? Denn nur so können Sie als Personaler zielgerichtet und systematisch die Arbeitsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter im Unternehmen gewährleisten. Hierzu haben wir von ActivateHR uns ebenfalls eine Lösung ausgedacht. Im Abschnitt „Remote Work“ können Sie schnell und zügig feststellen, welche Mitarbeiter überhaupt von zu Hause arbeiten können und welche Mitarbeiter bereits im Home-Office abgestellt wurden.
Übersicht: Remote Work
Nichtsdestotrotz gibt es auch Fragestellungen, die wir nicht bedacht haben. Hierzu haben Sie die Möglichkeiten, eigenständige Listen zu erstellen, wie bspw. eine Corona-Risikogruppe für Ihr Unternehmen. Hierzu klicken Sie auf das Plus-Zeichen. In der Oberflächen können Sie nun einstellen, welche Selektionskriterien Sie verwenden möchten und welche Spalten Sie in der Auswertungsliste anzeigen möchten. Selbstverständlich können Sie Ihre erstellte Liste dauerhaft bspw. als „Corona Risikogruppe“ abspeichern und diese beim nächsten Mal erneut aufrufen. Oder per Excel-Download in Ihrem Unternehmen als Grundlage für weitere Schutzmaßnahmen der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen weiterverwenden.
Die Features im Überblick
- Übersichtsliste aller Mitarbeiter, die KUG-berechtigt sind
- Erstellen von individuellen Auswertungslisten, bspw. Corona-Risikogruppen im Unternehmen
- Übersichtsliste aller Mitarbeiter, die KUG beziehen
- Excel-Download: Sämtliche angelegten Listen können als Excel-Datei herunterladen werden, um bspw. für die Beantragung des Kurzarbeitergeldes bei der AfA zur Begründung zu nutzen
- Ausführliche technische Dokumentation: Für das Customizing und zur individuellen Erweiterbarkeit
- Übersichtsliste aller Mitarbeiter die einen Remote-Arbeitsplatz besitzen
- Benutzerhandbuch, das die Anwendung für die einzelnen Anwendergruppen erläutert
- Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter Remote zu schulen
- Vollständige und zügige (Remote-)Installation der Lösung in Ihr SAP System und Integration in Ihr ESS/MSS
Produktauslieferung während der Corona-Krise
Sie stellen sich die Frage, ob unsere Produkte auch während der Corona-Krise ausgeliefert & angepasst werden können? Auch während der Corona-Krise können wir unsere Produkte in Unternehmen implementieren. Zahlreiche Produktauslieferungen haben wir bereits vor der Corona-Krisenzeit Remote vollzogen. Unser standardisiertes Projektvorgehen ermöglicht es uns auch hier, höchsten Qualitätsanforderungen zu genügen. Wir konnten darüber hinaus auch gute Erfahrungen mit Workshops in Form von Websessions machen, um Ihre Anforderungen und Änderungswünsche an unseren Produkten aufzunehmen.
Sie sehen: Einer reinen Remote-Einführung unserer Software-Lösung steht nichts im Weg! Sollten Sie Kapazitätsprobleme mit Ihrer Remote-Infrastruktur haben, soll uns das auch nicht aufhalten: Wir bieten Ihnen an, unsere Arbeiten auf Ihren Systemen auf das Wochenende oder auf andere weniger ausgelasteten Zeiten zu verschieben.
In welchem hier geschilderten Szenario finden Sie sich wieder? Wenn Sie Fragen rund um die Kurzarbeitsthematik oder unsere Softwarelösung haben, zögern Sie nicht, mich anzuschreiben.
