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Dokumentenmanagement Profi SAP: Papierloses Büro mit SuccessFactors
Was sind Ihre ersten Gedanken bei einem papierlosen Büro im HR-Bereich? Höchstwahrscheinlich die Pflichten, Unterlagen zu archivieren, Personalakten, Ausdrucke von Entgeltnachweisen, Zeitnachweisen, Meldebescheinigungen, DEÜV... Dokumentenmanagement eben. Es scheint schier unmöglich, alles ausschließlich digital vorzuhalten (Stichwort eIDAS-Konformität) – oder? Was mit SuccessFactors möglich ist und wo die Talentmanagement-Suite bei papierlosen Vorgängen an ihre Grenzen stößt, lesen Sie in diesem Beitrag.
Der Mythos vom papierlosen Büro
Schon alleine im Recruiting bei Bewerbungsgesprächen, beim Notizen machen in der Nachbesprechung – ganz zu schweigen vom Versand des Arbeitsvertrages und dem Unterschreiben erst! Unmöglich, all dies zu digitalisieren. Gerade in Deutschland; eSignature und Digitale Unterschriften im Allgemeinen haben ja keine Gültigkeit – oder?
Funfact
Auch in Deutschland können Unterschriften mittlerweile gültig digital abgegeben werden – eIDAS-Konformität vorausgesetzt! (siehe Details BSI).
Vieles am papierlosen Büro ist Kopfsache und benötigt auch kein ausgefeiltes Dokumentenmanagementsystem. Ich persönlich schreibe sämtliche Notizen digital am Convertable oder Tablet, ebenso meine Kollegen. Kaum einer ohne Surface oder Ipad. Ein paar meiner Mitstreiter schummeln ein wenig und verwenden einen Digitizerstift. Gleicher Papierverbrauch, aber immerhin digital abgespeichert.
Bedeutet aber auch, dass selbst Bewerbungsgespräche entweder „on-the-fly“ oder im Nachgang digital dokumentiert werden können. Es ist eine reine Gewohnheit, die Teamarbeit und die Analyse vergangener Entscheidungen überhaupt erst so richtig möglich macht.
SuccessFactors Beitrag zur Papierlosigkeit
Abseits der persönlichen Notizen haben Sie aber natürlich auch Prozesse, Genehmigungen und allerlei Formulare. In SuccessFactors wird immerhin schon die ein oder andere Unterschriftenmappe obsolet, indem digitale Workflows und klare Genehmigungsstrukturen eingesetzt werden. Sei es bei der Gehaltserhöhung als Self-Service (Manager FÜR Mitarbeiter) oder der Erstellung einer neuen Stellenausschreibung.
Wenn dann noch ein Payroll- und ein Zeitwirtschaftssystem hinzukommen, können Sie alle Mitarbeiterrelevanten Dokumente digital bereitstellen. Dabei ist es nicht mehr zwingend notwendig, dass Sie die Dokumente ausdrucken.Gleiches gilt für Bewerbungsgespräche, Mitarbeiterbeurteilungen oder auch Talentbesprechungen in großer HR-Runde. Sie können Mitarbeiterprofile einfach aufrufen und Anhänge ebenso einfach verteilen.
Medienbruch bei der Personalakte
Ein Problem bilden allerdings alle Prozesse und Dokumente, die Sie in einer Personalakte bündeln müssen oder die echte Unterschriften voraussetzen. Hier kommt SuccessFactors klar an seine Grenzen und wir erleben mangels Dokumentenmanagement-System einen Medienbruch. Es wird wieder gedruckt, unterschrieben, eingescannt und im schlimmsten Fall in einem DMS ohne SuccessFactors Anbindung abgelegt. Bedeutet: der HRler muss in mindestens zwei unterschiedlichen Systemen Informationen zusammentragen.
Dokumentenmanagement mit SuccessFactors
SuccessFactors selbst bietet kein eigenes Dokumentenmanagement-System (DMS) an. Damit haben wir einen immensen Blindspot auf Seiten der SAP zu dem Thema – zumindest vermeintlich.
SAP gestaltet SuccessFactors als Plattform für eigene Entwicklungen und mit den stärksten Partnern am Markt. Das bedeutet, dass die Partner, die immer wieder in verschiedenen Bereichen auftauchen und genannt werden, einen essentiellen Teil der SuccessFactors-Strategie bilden. Jede SuccessFactors-Partnerschaft kann als integrativer Teil der SuccessFactors HXM Suite verstanden werden. Das prominenteste Beispiel ist hier wohl KRONOS.
Und genau darum bietet SuccessFactors ein natives Dokumentenmanagement-System inklusive eIDAS-gültigen Unterschriften – nur eben nicht von SAP als Hersteller.
Starke, nativ integrierte Partner
openText und DocuSign: Zwei Partner der SAP, die untereinander und mit SAP seit Jahren eine Einheit bilden, teilweise noch aus der On-Premises-Welt heraus. Zwei Partner, mit denen der Mythos des papierlosen Büros Realität wird. Beweis dafür sind die Unternehmen selbst, indem sie schlicht keine Drucker und Scanner mehr besitzen.
Mit DocuSign können Offer Letter im Recruiting – also die Verträge – rechtskräftig vom Kandidaten bestätigt werden. Pflichten des Betriebsrates, Unterschriften zur Budgetfreigabe, Kündigungen, Gehaltsänderungen. Alles möglich mit den in SuccessFactors integrierten DocuSign-Funktionen. Alles eben auch eIDAS-konform zertifiziert.
Mit openText kann das ganze dann auch noch in einer Personalakte gebündelt abgelegt und gespeichert werden. In zwei Varianten – HR only (etwas günstiger) und die volle DMS Cloud, welche als zentrale Dokumentenplattform mit unterschiedlichsten Funktionen verwendet werden kann.
SuccessFactors kann:
- DMS
- eSignature
- HR in Gänze digitalisieren (ausgenommen natürlich menschliche Kontakte – Gott sei Dank!)
SuccessFactors-Berater
Unsere zertifizierten SuccessFactors-Berater und Entwickler unterstützen Sie mit ihrer Expertise in Personalmanagement und IT-Beratung.
Ihre Optionen ohne additives Dokumentenmanagementsystem
Wenn Sie noch kein SuccessFactors haben, denken Sie ruhig schon bei den ersten Brainstormingsessions darüber nach, welche SAP-Partner für Sie mit in die Lösung sollen. Informationen zu sinnvollen Ergänzungen der SuccessFactors HXM Suite finden Sie jederzeit bei SAP und bei uns. Ob eSignature(eIDAS), Dokumentenmanagement oder Betriebsratslösungen.
Haben Sie bereits SuccessFactors im Einsatz? Auch dann sollten Sie eine dedizierte Session alleine mit dem Fokus auf die über 70 nativen Partner für SuccessFactors machen. Was kann Ihre HR-Prozesse signifikant verbessern? Die Qualität der Mitarbeiterbetreuung erhöhen? Wie können Sie den HRlern mehr Zeit geben, sich auf die Arbeit mit und für die Mitarbeiter zu fokussieren?
Mit openText und DocuSign verringern Sie schon einmal Offline-Arbeit und verkürzen Durchlaufzeiten. Mit KRONOS und EPC evtl. die allmonatlichen Abrechnungsprozesse.
Haben Sie noch Fragen zu der papierlosen Umsetzung Ihrer HR-Prozesse mit SuccessFactors? Schreiben Sie mir gerne!
