Effizientes Zeitmanagement & eine erfolgreiche Arbeitsweise

Sie kennen das sicherlich: am Ende des Tages fühlt man sich, als hätte man einen Berg versetzt und wenn man dann auf die Ergebnisse blickt, ist gerade mal das Geröll weggeräumt.

Sie verbrauchen viel Zeit und sind mit den Ergebnissen nicht zu frieden? In der Tat verpufft im Arbeitsalltag viel Zeit, weil Ziele fehlen, keine Planung vorhanden ist und Prioritäten nicht gesetzt werden. Bedenken Sie, dass man an vielen Fronten Kriege führen kann, aber sie nicht alle gewinnen kann.

Die Lösung: effizientes Zeitmanagement!

Erfolgreiches Zeitmanagement bedeutet aber nicht, mehr Aufgaben in weniger Zeit zu erledigen, sondern sich selbst auf die richtigen Aufgaben zu konzentrieren und diese strukturiert zu erledigen und somit mehr Produktivität zu erzielen sowie einen entspannten Arbeitsalltag zu erleben. Zeitmanagement bedeutet sich selber lernen zu führen!

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Was ist die Erfolgsformel für eine effiziente Arbeitsweise?

Das Pareto Prinzip

Oft geht viel Zeit verloren, indem man sich um relativ nebensächliche Probleme und Aufgaben kümmert, statt sich auf wenige, dafür aber richtig wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Zwischen Aufwand und Ergebnissen existiert aber kein proportionales Verhältnis; oft kann man mit 20% strategisch richtig eingesetzter Zeit bereits 80% Ergebnisse erzielen.

Wer Erfolg haben möchte, muss sich disziplinieren, immer mit den wichtigsten und schwierigsten Aufgaben, die vor einem liegen, zu beginnen. Suchen Sie sowohl im Beruf als auch privat die 20%:80%-Erfolgsverursacher und hinterfragen Sie, welche der obersten 20% der Aufgaben können 80% Erfolg und Ergebnisse produzieren. Erledigen Sie konsequent erst diese Aufgaben bevor Sie sich den Aufgaben widmen, die 80% ihrer Zeit in Anspruch nehmen.

Das Pareto Prinzip für effiziente Arbeitsweise

Jetzt stellen Sie sich berechtigt die Frage, wie Sie die Aufgaben finden, für die Sie nur 20% der Zeit aufwenden und damit 80% an Ergebnissen erzielen können. Dieses Erkennungsvermögen können Sie sich mit einer einfachen Regel langsam antrainieren. Hinterfragen Sie bei jeder Aufgabe, welchen Effekt Sie verursachen wird. Nur die Aufgaben mit dem größten Effekt werden zuerst erledigt. Des Weiteren verwende ich noch eine weitere hilfreiche Regel: nur die lebenswichtigen Aufgaben, die nur ich erledigen kann, werden zuerst erledigt. Alle anderen werden delegiert oder verschoben.

Disziplin

Zuerst einmal sei zu sagen: nehmen Sie sich Zeit für effizientes Zeitmanagement! Es gibt keine Ausrede, warum Sie es nicht machen sollten; schließlich setzten Sie hiermit Ihre Zeit richtig ein. Denken Sie an das Pareto-Prinzip. Wenn Sie nicht anfangen, können Sie nicht gewinnen. Des Weiteren halten Sie den konkreten Zeitmanagement-Plan konsequent ein. Eine richtig gute Portion Selbstdisziplin – und zwar jeden Tag! – ist dafür von Nöten. Zudem sollten Sie die goldene Regel beachten, eine neue Aufgabe nur zu beginnen, wenn die alte bereits abgeschlossen wurde.

Prioritäten und Zeitschätzungen

Setzen Sie für jede Aktivität bzw. Aufgabe eine Priorität. Beachten Sie dabei: an einem Tag kann nur eine Aufgabe die Priorität 1, 2, 3 usw. besitzen. Erledigen Sie immer erst die Aufgabe mit Priorität 1. Schätzen Sie zudem für jede Aufgabe schnell den Aufwand. Anfangs wird Ihnen dies noch schwer fallen, aber Sie werden immer besser im Schätzen. Verplanen Sie maximal 70% der Zeit des Tages und halten Sie den Rest als Puffer für Unvorhergesehenes frei.

Planen Sie zudem nur einmal täglich morgens 10 Minuten. Wenn Sie innerhalb eines Tages immer wieder Umplanen, wird unnötige Zeit verbraucht und Sie gelangen auch nicht zum Ziel.

Delegieren

Aufgaben, die dringend, aber unwichtig sind und für Sie mit einer niedrigen Priorität versehen werden, delegieren Sie und setzen dafür Kontrollinstrumente ein. Immer den Grundsatz beachten: nur die wichtigen Dinge tun, den Rest delegieren oder gar nicht machen. Genau das bedeutet effizientes Zeitmanagement!

Kontrollierte Müllabfuhr

Haben Sie eine Aufgabe ggf. zu hoch priorisiert und diese schon zum zweiten oder dritten Mal geschoben, dann kann Sie nicht so wichtig und dringend sein. Überlegen Sie, ob die Aufgabe nicht eher überflüssig ist. Generell sollten Sie Folgendes beachten: nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben gehören in den Papierkorb und werden von Ihnen niemals erledigt!

Hilfsmittel benutzen

Benutzen Sie zum Aufgabenvermerk, zur Prioritätenvergabe, Aufwandsschätzung, Arbeitszeiteinplanung usw. Hilfsmittel. Mein bestes Hilfsmittel ist hierfür Microsofts One Note und Outlook mit einer entsprechenden Vorlage.

Work-Life-Balance

Gerade bei Managern kommt die Work-Life-Balance oft zu kurz. Sie können nicht abschalten, haben andauernd offene Punkte, welche noch erledigt werden müssen und tragen diese Gedanken mit in das Privatleben. Somit kommen diese belasteten Menschen nicht zur Ruhe, können nicht abschalten und erleben daher auch keine Erholung. Wer diese Gedanken auch am Wochenende oder im Urlaub in sich trägt, muss sich zur Work-Life-Balance zwingen. Man muss sich damit abfinden, dass es immer Stakeholder gibt, die irgendwo schreien und noch etwas wollen. Ein Manager muss sich im Grunde darum kümmern, dass alle Stakeholder nur ein bisschen und gleichzeitig schreien. Mein Tipp: managen Sie Ihre Zeit auch im Privatleben; das Privatleben mit Terminen mit Freunden planen, Events vornehmen und Termine mit Pseudo-Personen versehen um Zeit für sich selbst zu haben. Somit drückt Ihnen niemand freitags um 17 Uhr noch ein Meeting in den Kalender, wenn dort ein Termin mit irgendeinem Herrn Müller vereinbart ist.

Die Regeln in der Übersicht

1. Zeit für effizientes Zeitmanagement nehmen.
2. Jeden Tag neu planen: man kann jeden Tag neu beginnen.
3. Prioritäten vergeben: es kann nur eine Aufgabe Priorität 1 haben.
4. Aufwand der Aufgabe schätzen und an den geschätzten Zeiten für die Aufgaben halten.
5. Nur 60 – 70 % der Arbeitszeit verplanen, restliche Zeit für Unvorhergesehenes einplanen.
6. Eine Aufgabe beenden bevor eine neue begonnen wird.
7. Delegieren, Termine und Zielsetzung festlegen. Verschieben, Verspäten oder Überziehen der Frist von delegierten Aufgaben ist Tabu.
8. Finden der 20%:80%-Erfolgsfaktoren.
9. Sich keiner Unterbrechungen hingeben, nicht ablenken lassen.
10. Hilfsmittel benutzen.
11. Zur Work-Life-Balance zwingen.
12. Disziplin, Disziplin, Disziplin!

Ein Hilfsmittel zur richtigen Planung, die Zeitmanagement-Matrix:

Aufgaben Matrix für effizientes Zeitmanagement.

Buchtipps

• „Das 1×1 des Zeitmanagements“ von Lothar Seiwert
• „Steh auf!“ von Boris Grundl

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Alexander Graf

Als Bereichsleiter „IT für HR“ unterstütze ich Sie gerne in der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Dabei habe ich mich auf die strategische Anwendungs- und Prozessberatung im Personalmanagement mit Fokus auf HR/HCM und Cloud-Lösungen wie SuccessFactors spezialisiert.

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