Onboarding für Remote-Mitarbeiter während des Corona-„Mega-Lockdowns“
Da die überwiegende Mehrheit der Berufstätigen derzeit und auf unbestimmte Zeit von zu Hause aus arbeitet, erleben wir alle die dramatischen Auswirkungen, die COVID-19 auf unsere Gesellschaft hat. Während einige Branchen wie das Reise- und Gastgewerbe komplett zum Stillstand kommen, erleben andere wie FMCG, medizinische Geräte, Pharmazeutika und Logistik eine extreme Nachfrage. Die Einstellung von Mitarbeitern für wichtige Positionen kann aufgrund der neuen Remote-Arbeitsverhältnisse auf der ganzen Welt einfach nicht aufhören. Dies erfordert, dass Unternehmen bei ihren Rekrutierungs- und Onboarding-Prozessen kreativ werden.
Virtuelle Interviews
Führen Sie Bewerbungsgespräche mit einer der vielen Videokonferenzanwendungen wie Skype, Zoom oder WebEx. Diese sind oft einfacher und effizienter als persönliche Vorstellungsgespräche, da Sie das gleiche oder ein ähnliches Format wie bei einem persönlichen Gespräch verwenden können, mit dem zusätzlichen Vorteil, dass Sie Zeit sparen.
Verkürzen Sie den Rekrutierungsprozess, einschließlich der Interviewphasen
Versuchen Sie, die Schritte im Rekrutierungsprozess auf ein Minimum zu beschränken und die Entscheidungsfindung schnell zu gestalten – Top-Talente mit essentiellen Fähigkeiten in Schlüsselarbeitsbranchen sind sehr gefragt; wenn Sie lange Rekrutierungsprozesse haben, werden Sie den Kandidaten höchstwahrscheinlich an ein anderes Unternehmen verlieren.
HR-Papierkram digital machen
Gehen Sie weg vom Ausdrucken und Versenden unterschriebener Verträge, was zeitaufwändig und in einer entfernten Arbeitsumgebung oft unmöglich sein kann. Verwenden Sie ein e-Signatur-Tool wie DocuSign oder HelloSign, damit Mitarbeiter digital unterschreiben und Verträge schnell mit Ihnen in einer sicheren Umgebung teilen können.
Helfen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter beim Einstieg mit der richtigen Technik
Sorgen Sie dafür, dass vor dem geplanten Starttermin Hardware geliefert oder Software per Fernzugriff über Ihre IT-Abteilung auf den Geräten installiert wird. Lassen Sie sich von der IT-Abteilung und dem Vorgesetzten bei der Einrichtung der benötigten Software helfen, z. B. arbeitsbezogene Software, von der IT-Abteilung benötigte Tools (Antivirus, Passwortmanager usw.), Plattformen für die Zusammenarbeit im Team (Chat, Dateifreigabe usw.). Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Webcam, Ihr Mikrofon und Ihre Soundkarte für Videokonferenzen funktionieren.
Helfen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter, einfach und effektiv zu kommunizieren
Beschreiben Sie die besten Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit Teammitgliedern und wie Sie Kommunikationstechnologien wie Firmen-E-Mail, Gruppennachrichten-Tool, Videokonferenz-Tool, Web-Telefonanwendung usw. nutzen können. Unterschiedliche Teammitglieder mögen es vielleicht, auf unterschiedliche Weise zu kommunizieren. Es würde sich auch lohnen, ein Gespräch darüber zu führen, welche Inhalte angemessen und nicht angemessen sind, um sie über die verschiedenen Medien zu teilen.
Setzen Sie spezifische Ziele und Erwartungen
Remote-Mitarbeiter sollten nicht warten, bis ihr Manager online ist, um zu erfahren, was ihre nächsten Aufgaben sind. Stellen Sie sicher, dass Personalverantwortliche einen Aufgabenkalender entwickeln und mit ihren Teams teilen; definieren Sie kurz- und langfristige Ziele und Erwartungen; planen Sie wöchentliche Einzelgespräche, um Projekte zu besprechen oder wie Sie helfen können, mögliche Probleme zu lösen.
Ein Tool, das Ihren Onboarding-Prozess optimiert
Wir haben mit unseren Kunden für Sie ein Tool entwickelt, welches individuell auf Ihre Anforderungen an das Onboarding zugeschnitten ist. Das Tool ermöglicht Ihnen, Ihre Onboarding-Maßnahmen digital strukturiert und effizient durchzuführen und Ihren neuen Mitarbeiter so von sich zu überzeugen.
Take away – was sollten Sie sich aus diesem Beitrag mitnehmen?
Neu eingestellte Mitarbeiter sind in der Regel verunsichert, was ihre Rolle und ihre Aufgaben angeht. Dies gilt umso mehr für Mitarbeiter im Außendienst, die den zusätzlichen Nachteil haben, dass sie viele Abläufe und Best Practices selbst herausfinden müssen. Beim Onboarding von Remote-Mitarbeitern sollten Sie versuchen, sie zu beruhigen, indem Sie Fragen beantworten, die viele neue Mitarbeiter nicht zu stellen wagen (z. B. zu Urlaubsregelungen, Boni, Rückerstattungsverfahren usw.). Lassen Sie gegen Ende Ihres Onboarding-Programms etwas Zeit, um Feedback von Ihren Remote-Mitarbeitern einzuholen, und lassen Sie die Teamleiter eine Frage-Antwort-Runde mit ihnen durchführen.
Das Coronavirus hat zweifellos Auswirkungen auf die Art und Weise, wie wir im Moment unsere Arbeit verrichten. Während wir uns mit den Veränderungen auseinandersetzen und Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, können der Einsatz von Technologie, schnelle Entscheidungen und ein effektives Onboarding Ihnen helfen, einige Ihrer Best Practices beizubehalten und die bereits gestreckten Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Falls Sie erst einmal weiterlesen möchten und sich tiefer mit dem Thema „Onboarding während COVID-19“ beschäftigen möchten, kann ich Ihnen den Beitrag „Befreien Sie sich aus dem kalten Griff der Corona-Krise“ ans Herz legen.
