HR-Software einführen: Den richtigen Implementierungspartner finden
Die Implementierung einer neuen HR-Software ist eine strategische Entscheidung, die nicht nur die Effizienz Ihrer HR-Prozesse steigert, sondern auch maßgeblich die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen verändern kann. Doch nicht nur die Auswahl des richtigen Systems ist von entscheidender Bedeutung: Auch die Auswahl des richtigen Implementierungspartners muss gut durchdacht sein. Diese Aufgabe stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. In diesem Beitrag erfahren Sie, auf was Sie bei der Auswahl achten müssen und wie Sie den passenden Partner für die Einführung Ihrer HR-Software finden.
Die Herausforderungen
In der Regel ist es die IT-Abteilung, die am Ende die Entscheidung für eine Software trifft. Die große Hürde dabei ist: Während die IT-Mitarbeitenden häufig die Struktur und die Funktionalität eines Systems noch nicht vollends durchdrungen haben, müssen sie trotzdem in der Lage sein, die Kompetenz der potenziellen Dienstleister zu bewerten. Die Bewertung ist essenziell und kann demnach nicht von einzelnen IT-Mitarbeitenden vorgenommen werden. Die Entscheidung sollte gemeinsam im Team bestehend aus den Stakeholdern getroffen werden.
Folgende Kriterien sollte der Dienstleister erfüllen:
- Der potenzielle Implementierungspartner sollte in der Lage sein, die Lösung verständlich zu erklären und mögliche Herausforderungen in der Integration zu identifizieren.
- Ein kompetenter Dienstleister sollte Verbesserungsvorschläge zur bestehenden IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens einbringen.
- Der Implementierungspartner sollte in der Lage sein, Aufwände und Ressourcen realistisch einzuschätzen: Insbesondere Personalkapazitäten, Kosten und Stolperfallen bei der Projektdurchführung müssen berücksichtigt werden.
Eine Klärung dieser Punkte im Vorfeld des gemeinsamen Projekts verhindert Überraschungen im Projektverlauf.
Die Bedeutung von Bewertungsmatrizen
Meiner Erfahrung nach lässt sich die beste Entscheidung mithilfe von Bewertungsmatrizen treffen. Dazu gibt es einmal die Dienstleistungsmatrix und die Angebotsmatrix. Die Bewertung der Dienstleister nach Prüfung der Kriterien anhand dieser Matrizen sollte die Grundlage für die Entscheidung bilden.
Dienstleistungsmatrix
Diese Matrix zur Auswahl eines Implementierungspartners sollte verschiedene Kriterien wie Kompetenz, Erfahrung, Flexibilität, Zusammenarbeit und Preis-Leistungs-Verhältnis beinhalten. So können Sie sicherstellen, dass Sie den für Ihr Unternehmen geeignetsten Partner finden. Eine beispielhafte Matrix finden Sie hier:
Angebotsbewertungsmatrix
Um anschließend verschiedene Angebote vergleichen zu können, ist auch dafür eine Bewertungsmatrix von Vorteil. Diese fragt eben nicht nur den Aufbau und die Softskills des Anbieters ab, sondern bezieht sich auch vor allem auf die Qualitäten und Referenzen.
Koordination zwischen den Dienstleistern
Häufig ist nicht nur der Implementierungspartner, sondern auch ein weiterer Dienstleister am Projekt beteiligt, der unterstützend agiert oder bereits andere Softwarelösungen im Unternehmen eingeführt hat. Die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Anbietern muss reibungslos funktionieren. Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass der Implementierungspartner über Erfahrung in der Koordination solcher Projekte verfügt und in der Lage ist, nahtlose Übergänge zwischen den verschiedenen Dienstleistern zu gewährleisten. Außerdem ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden der Dienstleister alle ähnliche Unternehmenswerte vertreten, damit ein gutes Teamgefüge entstehen kann.
Die zwei Steps zur Auswahl eines Implementierungspartners
Kommen wir nun zum Eingemachten: Wie genau können Sie sich nun entscheiden? Die Auswahl eines Implementierungspartners kann erfahrungsgemäß bis zu drei Monate dauern und erfordert eine strukturierte Vorgehensweise. Dabei empfehle ich Ihnen, folgende zwei Schritte zu befolgen:
Vorbereitung
Im ersten Schritt geht es darum, klare Anforderungen an die Software und den Dienstleister zu formulieren. Erstellen Sie eine detaillierte Ausschreibung, die alle relevanten Informationen zu den Anforderungen, Use Cases und dem geplanten Zeitrahmen enthält. Dazu können auch Anforderungen an Soft Skills kommen: Wie ist die Unternehmenskultur bei den potenziellen Partnern? Wie läuft die Zusammenarbeit mit einem externen Projektteam? Diese Informationen geben den potenziellen Partnern eine klare Vorstellung davon, was erwartet wird. Außerdem sollten Sie in dieser Phase die Qualität der Dienstleister abfragen – etwa durch Referenzen und vergangene Projekte.
Ausschreibungsprozess
Sichten Sie alle eingegangenen Angebote und bewerten Sie diese anhand der zuvor angesprochenen Bewertungsmatrix. Das hilft dabei, die verschiedenen Angebote objektiv zu vergleichen. Achten Sie dabei nicht nur auf den Preis, sondern auch auf die Qualität und die Expertise des Partners, aber auch auf Ihre ganz individuellen Anforderungen. Ein guter Implementierungspartner zeichnet sich auch durch einen klaren, transparenten Projektplan aus, der zu den Anforderungen und der Kultur Ihres Unternehmens passt.
Eine individuelle Entscheidung benötigt individuelle Kriterien
Die Auswahl des richtigen Implementierungspartners für Ihre HR-Software ist eine wichtige Entscheidung, die nicht nur den Projekterfolg, sondern auch die langfristige Effizienz Ihrer HR-Prozesse beeinflusst. Gehen Sie den Auswahlprozess strukturiert und methodisch an – vom ersten Schritt der Ausschreibung bis zum finalen Onboarding. So stellen Sie sicher, dass die Einführung der HR-Software reibungslos verläuft und Sie von einem Partner profitieren, der Ihre Anforderungen versteht und aktiv mit Ihnen zusammenarbeitet.
Ausschreibungsbegleitung für HR-Software-Auswahl
Wir unterstützen Sie beim Ausschreibungsprozess für die Suche nach einer passenden HR-Software für Ihr Unternehmen.
FAQ
Warum ist die Wahl des Implementierungspartners so entscheidend?
Der Implementierungspartner beeinflusst nicht nur den Projekterfolg, sondern auch die langfristige Effizienz Ihrer HR-Prozesse. Ein kompetenter Partner versteht Ihre Anforderungen, erkennt Herausforderungen und bringt Verbesserungsmöglichkeiten ein.
Was sind wichtige Kriterien für die Auswahl eines Dienstleisters?
- Erklärkompetenz: Kann die Lösung verständlich dargestellt werden?
- Erfahrung: Hat der Anbieter relevante Referenzen?
- Ressourcenplanung: Werden Kosten und Personalkapazitäten realistisch eingeschätzt?
- Zusammenarbeit: Wie wird die Koordination mit weiteren Dienstleistern gehandhabt?
Wie helfen Bewertungsmatrizen bei der Auswahl?
- Dienstleistungsmatrix: Bewertet Anbieter nach Kriterien wie Kompetenz, Erfahrung und Preis-Leistungs-Verhältnis.
- Angebotsbewertungsmatrix: Vergleicht eingegangene Angebote hinsichtlich Qualität, Referenzen und Kosten.
Was ist bei der Zusammenarbeit mit mehreren Dienstleistern zu beachten?
Ein reibungsloser Übergang zwischen Dienstleistern ist essenziell. Der Implementierungspartner sollte über Erfahrung in der Projektkoordination verfügen und ähnliche Werte wie andere Anbieter teilen, um eine harmonische Zusammenarbeit zu gewährleisten.
