KI-Use-Cases im HR identifizieren und umsetzen
Immer mehr Softwareanbieter bringen neue HR-spezifische KI-Lösungen auf den Markt. Doch wer ohne einen klaren Plan investiert, läuft Gefahr, an den Bedürfnissen der eigenen Organisation vorbeizuplanen. Der Schlüssel zum Erfolg ist ein konkreter, strategisch durchdachter Use-Case, der echte HR-Herausforderungen löst und Ihre Ziele unterstützt. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Use-Cases identifizieren, die Ziele festlegen und in die Umsetzung einsteigen.
KI im HR
Zahlreiche Unternehmen setzten bereits heute KI-gestützte Lösungen ein, um Prozesse effizienter zu gestalten, die Entscheidungsfindung zu verbessern und eine personalisierte Mitarbeitererfahrung zu schaffen – von Chatbots für Mitarbeiteranfragen bis hin zu automatisierten Screening-Verfahren im Recruiting. Dabei zeigt sich: KI im HR-Bereich ist konkret und praxisnah umsetzbar. Wichtig ist jedoch, dass vor der Einführung entsprechender Tools ein strukturierter Use-Case definiert wird, um sicherzustellen, dass die KI-Lösung gezielt die gewünschten Ergebnisse erzielt und auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist und nicht am Bedarf vorbeigeht.
Ziele, die Personalabteilungen mit KI-Anwendungen verfolgen
Um die Vorteile von Künstlicher Intelligenz im HR-Bereich gezielt zu nutzen, ist es für Unternehmen entscheidend, einen klaren Use-Case zu identifizieren. Ein KI-Use-Case beschreibt ein konkretes Szenario, in dem durch den Einsatz von KI spürbare Mehrwerte entstehen – zum Beispiel Effizienzgewinne, Qualitätssteigerungen oder fairere Entscheidungen. Entscheidend ist: Ein Use-Case ist kein vages Ziel wie „Digitalisierung“, sondern klar umrissen. Er beantwortet die Frage: Welches konkrete HR-Problem kann durch welche KI-Funktion in welchem Prozess gelöst werden?
Abbildung 1: Typische KI-Use-Cases
Besonders in stark ausgelasteten HR-Abteilungen, in denen viele manuelle Routineaufgaben anfallen, bietet ein sauber formulierter Use-Case die Chance, gezielt Zeit und Ressourcen einzusparen. Gleichzeitig verbessert er die Qualität interner Services und stärkt die Handlungsfähigkeit des HR-Teams – etwa durch weniger Unterbrechungen, kürzere Reaktionszeiten oder eine bessere Datenlage für strategische Entscheidungen. Unternehmen, die sich frühzeitig mit Use-Cases beschäftigen, schaffen damit die Grundlage für nachhaltige Skalierbarkeit – statt isolierte Tools einzuführen, entsteht ein strategischer Fahrplan für den KI-Einsatz im Personalbereich.
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Identifizieren Sie Ihren KI-Use-Case im HR – in 6 Schritten
Ein erfolgreicher KI-Use-Case beginnt mit einem strukturierten Vorgehen: Nur wer systematisch vorgeht, kann echte Mehrwerte heben, statt sich in Technologieoptionen zu verlieren. Die folgenden sechs Schritte helfen dabei, Ihren individuellen KI-Use-Case im HR zu identifizieren:
HR-Prozesse erfassen
Verschaffen Sie sich einen Überblick: Welche Prozesse laufen heute manuell, sind zeitintensiv oder wiederholen sich regelmäßig?
Schmerzpunkte und Engpässe identifizieren
Wo entstehen die größten Aufwände oder Fehler? An welchen Stellen binden Routineaufgaben wertvolle HR-Kapazitäten?
KI-Fähigkeiten abgleichen
Prüfen Sie, welche der typischen KI-Funktionen (z. B. Natural Language Processing, Matching, Automatisierung) zu Ihren Herausforderungen passen.
Potenzielle Use-Cases formulieren
Formulieren Sie konkret: Welches Problem soll durch welche KI-Funktion in welchem Prozess gelöst werden?
Nutzen und Machbarkeit bewerten
Bewerten Sie mögliche Use-Cases mit einer Wirkungs-/Machbarkeitsmatrix: Was bringt den größten Nutzen und lässt sich technisch sowie organisatorisch realisieren?
Priorisierung und Entscheidung
Wählen Sie für den Einstieg realistische und wirksame Use-Cases – z. B. Anfragenmanagement, Onboarding oder Bewerbervorauswahl. Starten Sie idealerweise mit einem MVP (Minimal Viable Product), um schnell erste Erfolge sichtbar zu machen.
Kundenbeispiel: Anfragenmanagement mit dem „Tim-Bot“ automatisieren
Wie ein KI-Use-Case im HR konkret aussehen kann, zeigt das Projekt „Tim-Bot“. Für ein mittelständisches Unternehmen aus der Solarbranche wurde ein modularer, KI-gestützter HR-Chatbot entwickelt, der innerhalb von zwölf Wochen produktiv eingeführt wurde. Der Tim-Bot vereint verschiedene Lösungen in einem Bot, die innerhalb des Tim-Bots verschiedene Aufgaben bei Verarbeitung der Anfragen erfüllen (Siehe Abbildung 2). Ziel war es, das stark belastete HR-Team zu unterstützen – insbesondere bei repetitiven Anfragen zu Themen wie Krankmeldungen, Urlaub oder Schichtplanung. Ein Großteil der eingesetzten Module stammt aus dem Open-Source-Bereich, sodass diese unter Einhaltung der Lizenzbedingungen kostenfrei nutzbar sind. So fallen für das Unternehmen keine zusätzlichen Lizenzkosten an.
Im Zentrum steht die Chatbot-Komponente, über die Mitarbeitende ihre Anfragen direkt im Slack-Chat stellen – etwa zu Urlaub, Krankheit oder Bescheinigungen. Slack fungiert an dieser Stelle als Messaging-App, die die Chat-Oberfläche bereitstellt. Mithilfe von Natural Language Processing (NLP) erkennt der Bot das Anliegen präzise, versteht freie Texteingaben und ordnet sie den richtigen Prozessen zu. So wird aus „Ich bin ab Montag krank“ automatisch ein Krankmeldungsvorgang. Der Bot erzeugt ergänzend automatisch relevante Dokumente für strukturierte Abläufe wie das Onboarding etwa personalisierte Willkommensbriefe, Checklisten oder Schulungspläne. Diese basieren auf standardisierten Vorlagen und vordefinierten Parametern.
Hier sehen Sie eine Übersicht über die verschiedenen Module, aus denen der Tim-Bot besteht:
Abbildung 2: Übersicht Tim-Bot-Komponenten
Das Besondere: Der Bot antwortet nicht nur automatisiert, sondern lernt auch stetig dazu. Bei Unsicherheiten greift er gezielt auf menschliche Unterstützung zurück. So bleibt die Kontrolle beim HR-Team, während das tägliche Anfragevolumen reduziert wird.
Ergebnisse nach 2 Monaten Live-Betrieb:
- Ø 400 beantwortete Mitarbeiteranfragen pro Monat
- 85 % Self-Service-Quote
- Antwortzeit: Ø 3 Sekunden
- Nutzerzufriedenheit: 4,5 von 5 Punkten
Der Tim-Bot zeigt exemplarisch, wie ein klar definierter Use-Case – in diesem Fall: Anfragenmanagement automatisieren – zu einer spürbaren Entlastung im HR-Alltag führen kann. Mit überschaubarem Aufwand, geringen Lizenzkosten und echtem Mehrwert für das gesamte Unternehmen.
Fazit
Damit KI nicht zum Selbstzweck wird, ist vor allem eines entscheidend: ein klares Verständnis. Es geht darum, die Ziele des Unternehmens zu definieren, die bestehenden Herausforderungen zu erkennen und zu wissen, wie KI konkret zur Lösung eines Unternehmens beitragen kann.
Der Schlüssel dazu ist ein durchdachter Use-Case. Er verbindet technologische Möglichkeiten mit tatsächlichen Bedarfen im Unternehmen – wie z. B. der Entlastung im Anfragenmanagement, strukturierterem Onboarding oder fairerer Personalgewinnung. Wer die eigenen HR-Prozesse analysiert, Pain Points erkennt und die passenden KI-Funktionen gezielt auswählt, schafft die Grundlage für echte Wirkung.
Haben Sie Fragen rund um KI-Use-Cases oder wünschen Sie sich Unterstützung bei Ihren KI-Herausforderungen? Kontaktieren Sie uns – unsere Experten beraten Sie gerne.
FAQ
1. Warum sollte ich KI im HR-Bereich einsetzen?
KI kann HR-Prozesse effizienter gestalten, Entscheidungen verbessern und eine personalisierte Mitarbeitererfahrung ermöglichen. Besonders repetitive, zeitaufwändige Aufgaben lassen sich automatisieren – etwa durch Chatbots oder automatisiertes Bewerber-Screening.
2. Was ist ein KI-Use-Case im HR genau?
Ein KI-Use-Case beschreibt ein konkretes HR-Szenario, bei dem durch den gezielten Einsatz von KI ein messbarer Mehrwert entsteht – z. B. Zeitersparnis, Qualitätsverbesserung oder höhere Fairness. Wichtig: Der Use-Case ist klar umrissen und auf reale Herausforderungen zugeschnitten.
3. Wie finde ich den richtigen KI-Use-Case für mein Unternehmen?
Folgen Sie einem strukturierten 6-Schritte-Vorgehen:
- HR-Prozesse erfassen
- Schmerzpunkte identifizieren
- KI-Fähigkeiten abgleichen
- Konkrete Use-Cases formulieren
- Nutzen und Machbarkeit bewerten
- Use-Cases priorisieren und Entscheidung treffen
