Personalbedarfsplanung: Definition, Aufgaben und Tools
Inhaltsverzeichnis
Was versteht man unter Personalbedarfsplanung?
Personalbedarfsplanung ist der strukturierte Prozess, mit dem Unternehmen ermitteln, wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen zu welchem Zeitpunkt benötigt werden, um alle Aufgaben effizient zu erfüllen und die Unternehmensziele erfolgreich umzusetzen.
Mit einer Personalbedarfsplanung können Sie Ihren künftigen Personalbedarf besser abschätzen. In die Planung fließen sowohl der aktuelle als auch der zukünftige Bedarf ein, so dass Sie kurz-, mittel- und langfristig planen können.
Die Personalbedarfsplanung ist von der Personaleinsatzplanung zu trennen, die ebenfalls zur Personalplanung gehört und mit der Sie u. a. Schichtpläne erstellen.
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Quantitative und qualitative Personalplanung
Um eine optimale Personalbedarfsplanung zu schaffen, müssen Sie auf sowohl die quantitative als auch qualitative Personalplanung achten.
Quantitative Personalplanung
Hier stellt sich das Unternehmen die Frage: „Wie viel Personal werden wir zukünftig benötigen, um die geplanten Ziele zu erreichen?“. Um diese Frage zu beantworten, wird zunächst der gesamte Arbeitsaufwand berechnet – etwa durch die Multiplikation der erwarteten Produktions- oder Dienstleistungsmenge mit den durchschnittlich benötigten Arbeitsstunden pro Einheit. Anschließend wird dieser Wert durch die verfügbaren Arbeitsstunden eines Mitarbeitenden in der jeweiligen Planungsperiode geteilt. Die ermittelte Zahl kann positiv oder negativ ausfallen. Bei einem positiven Wert fehlt Ihnen für die kommende Planungsphase Personal, bei einem negativen Wert beschäftigen Sie zu viel Personal.
Personalmangel lässt sich über Neueinstellungen oder die Automatisierung von Prozessen zumindest teilweise kompensieren. Außerdem können interne Versetzungen (auch „Crossboarding“ genannt) oder die Beschäftigung von Leiharbeitenden temporäre Engpässe auffangen.
Wenn die Zahl der Beschäftigten den aktuellen Personalbedarf übersteigt, sind Kündigungen nicht die einzige Lösung: Beispielsweise können Sie versuchen, Teilzeitverträge zu forcieren oder Kurzarbeit einzuführen. Auch frühzeitige Pensionierungen oder die Förderung von Sabbaticals entlasten ein Unternehmen.
Brutto- vs. Nettopersonalbedarf
Bei der Personalbedarfsplanung wird zwischen Brutto- und Nettopersonalbedarf unterschieden. Der Bruttopersonalbedarf gibt an, wie viele Mitarbeitende insgesamt benötigt werden, um die geplanten Unternehmensziele zu erreichen. Der Nettopersonalbedarf ergibt sich, indem vom Bruttopersonalbedarf der aktuelle Personalbestand abgezogen wird; er gibt also an, wie viele Mitarbeitende zusätzlich eingestellt oder entlassen werden müssen, um den optimalen Personalbestand zu erreichen.
Qualitative Personalplanung
Bei der qualitativen Personalplanung stehen die Qualifikationen der Arbeitnehmenden im Mittelpunkt. Definieren Sie mit Blick auf Ihre Unternehmensziele, welche Kompetenzen und Fähigkeiten Ihre Mitarbeitenden in Zukunft benötigen. Anschließend gleichen Sie diese Qualifikationsprofile mit dem Status quo ab und entscheiden über den Weiterbildungs- und Personalbedarf.
Welche Mitarbeitende wären geeignete Kandidaten für eine Weiterbildung? Gibt es Personen im Unternehmen, die bereits über das Know-how verfügen, das Sie in Zukunft verstärkt benötigen? Dann können diese Personen ihr Wissen kosteneffizient intern teilen. Fehlen Qualifikationen in bestimmten Abteilungen ganz, sollten Sie bei der Auswahl neuer Mitarbeitenden besonders darauf achten, diese Lücken zu schließen.
Stellenbündel
Ein Stellenbündel bezeichnet die Zusammenfassung von Einzelstellen mit ähnlichen Aufgaben, Qualifikationsanforderungen oder Verantwortungsbereichen. Diese Bündelung ermöglicht eine systematische Kategorisierung von Stellen mit vergleichbaren Anforderungen.
Für die Personalbedarfsplanung sind Stellenbündel besonders relevant, da sie in größeren Unternehmen helfen, den Überblick über den Personalbedarf und die benötigten Qualifikationen zu behalten. Sie erleichtern die Planung, indem sie es ermöglichen, den Bedarf nicht für jede einzelne Stelle, sondern für Gruppen ähnlicher Stellen zu ermitteln. So können Personalmaßnahmen wie Weiterbildung, Neueinstellungen oder Umstrukturierungen gezielt, effizient und kostengünstig gesteuert werden.
Wie Sie eine fundierte Personalbedarfsplanung machen
Je nach Größe und Komplexität der Unternehmensstrukturen ist eine Personalbedarfsplanung einfacher oder anspruchsvoller zu entwickeln. Immer können Sie sich jedoch bei Ihrer Planung an folgenden acht Schritten orientieren:
- Unternehmensziele und strategische Ausrichtung analysieren: Prüfen Sie, welche Unternehmensziele und strategischen Prioritäten – beispielsweise in den kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Planungshorizonten – verfolgt werden, um den zukünftigen Personalbedarf optimal auszurichten.
- Aktuellen Personalbestand und Altersstruktur erfassen: Ermitteln Sie den Ist-Zustand Ihres Personalbestands unter Berücksichtigung der Altersstruktur, um potenzielle demografische Herausforderungen und Entwicklungspotenziale frühzeitig zu erkennen.
- Quantitativen Personalbedarf ermitteln: Berechnen Sie anhand von Kennzahlen und Arbeitsvolumen, wie viele Mitarbeitende in den verschiedenen Planungshorizonten benötigt werden, um die angestrebten Unternehmensziele zu erreichen.
- Qualitative Anforderungen und Kompetenzen definieren: Bestimmen Sie die fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen, die Ihre Mitarbeitenden in den unterschiedlichen Planungshorizonten besitzen müssen, um zukünftige Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
- Analyse von Abgängen und Zugängen durchführen: Berücksichtigen Sie geplante Abgänge (z. B. Pensionierungen, Kündigungen) sowie notwendige Zugänge durch Neueinstellungen oder interne Wechsel, um den dynamischen Personalbestand realistisch abzubilden.
- Gap-Analyse und Anpassung der Altersstruktur: Vergleichen Sie den aktuellen Personalbestand mit dem ermittelten Bedarf unter besonderer Berücksichtigung von Altersstruktur und Entwicklungspotenzialen, um Lücken oder Überschüsse zu identifizieren.
- Maßnahmen zur Personalentwicklung und -gewinnung planen: Entwickeln Sie Strategien, wie beispielsweise Weiterbildungen, interne Talentförderung und gezieltes Recruiting, um die identifizierten Lücken – sowohl in den kurzfristigen als auch in den mittelfristigen und langfristigen Planungshorizonten – zu schließen.
- Implementierungsplan und kontinuierliches Monitoring etablieren: Erstellen Sie einen Zeitplan mit Verantwortlichkeiten für die Umsetzung der Maßnahmen, überwachen Sie regelmäßig den Fortschritt und passen Sie Ihre Personalplanung an Veränderungen im Personalbestand, in der Altersstruktur sowie in den Ab- und Zugängen an.
Software für eine effiziente, vorausschauende Personalbedarfsplanung
Mit einer Excel-Tabelle können Sie sich einen ersten Überblick verschaffen und zudem den Brutto- und Nettopersonalbedarf als auch den fortgeschriebenen Personalbestand erfassen und berechnen. Darüber hinaus lassen sich auch Pausen, Überstunden und Krankheit mit dem Programm abbilden. Viele Unternehmen greifen noch auf diese Lösung zurück.
Wenn es jedoch um die Erfassung weiterer Faktoren wie Kompetenzen, Weiterbildung oder Unternehmensziele geht, stößt diese Darstellungsart an ihre Grenzen. Hier kommen spezielle Programme zum Einsatz. Das Investment amortisiert sich in kurzer Zeit, unter anderem weil Sie Kosten für eventuelle Personalausfälle oder -überdeckungen minimieren und bei Veränderungen schneller reagieren können. Darüber hinaus profitieren Sie von einer schnellen Reaktionsfähigkeit, da Sie kurzfristig auf Veränderungen wie Ausfälle oder Auftragsspitzen reagieren können. Zudem ermöglicht die Software eine höhere Transparenz, sodass Sie jederzeit den aktuellen Personalstatus im Blick haben und fundierte Entscheidungen treffen können. Bereiche und Tätigkeiten lassen sich tagesaktuell auswerten und miteinander vergleichen.
Vor allem durch die Integration von Machine Learning und KI haben Personalplanungstools nochmal an Stärke gewonnen: Die Implementierung einer Personalplanungssoftware ermöglicht die Simulation unterschiedlicher Szenarien, sodass Sie Ihre Entscheidungen im Vorfeld absichern können. Eine Lösung, die wir für die Personalbedarfsplanung empfehlen, ist ATOSS Workforce Management. Damit sind Sie in der Lage, alle denkbaren Szenarien für die Zeiterfassung, Zutrittskontrolle sowie Schicht- und Kostenplanung abzubilden.
Fazit: Die Bedeutung der Personalbedarfsplanung steigt,
ihre Werkzeuge verändern sich
In den Zeiten von Fachkräftemangel und ständiger Kosteneinsparungen ist eine detaillierte und strukturierte Personalbedarfsplanung unerlässlich. Sie dient Unternehmen als Frühwarnsystem und zeigt rechtzeitig an, wann Handlungsbedarf besteht.
Besonders bei mehrjähriger Perspektive profitieren Unternehmen: Denn so bleibt genug Zeit, um Mitarbeitende in zukünftig relevanten Feldern weiterzubilden und akute Engpässe bzw. kostenintensive Neueinstellungen zu vermeiden. Eine durchdachte und weitsichtige Personalbedarfsplanung ist immer auch eine effektive Maßnahme zur Kostensenkung, die sich direkt in Umsatz und Wachstum niederschlägt.
Um die Vorteile der Personalbedarfsplanung voll auszuschöpfen, lohnt sich der Einsatz spezialisierter Software: Sie kann verschiedene Einflussfaktoren, wie Überstunden oder Krankheit berücksichtigen, vorausschauende Analysen und Berichte ermöglichen, dabei helfen unnötige Personalausfälle oder Überbesetzungen zu vermeiden und auf Veränderungen im Personalbedarf schneller reagieren.
Dank der fortschreitenden Technologie werden in der Personalbedarfsplanung künftig noch präzisere Prognosen durch KI-gestützte Algorithmen möglich sein. Diese könnten automatisch Personalbedarfe auf Grundlage von Echtzeitdaten, Markttrends und saisonalen Schwankungen berechnen. Zudem wird die Integration von Chatbots und Automatisierung von Rekrutierungsprozessen eine noch schnellere und effizientere Anpassung an Veränderungen im Personalbedarf ermöglichen.
Unternehmen, die derzeit noch nicht planen zukünftig umzusteigen, handeln sich Wettbewerbsnachteile ein.
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FAQ
Was ist Personalbedarfsplanung?
Die Personalbedarfsplanung ermittelt, wie viele Arbeitskräfte wann und wo insgesamt benötigt werden und welche Qualifikationen sie aufweisen müssen. Die qualitative und quantitative Ermittlung des Personalbedarfs sind dabei zu unterscheiden.
Was ist das Ziel der Personalbedarfsplanung?
Ziel jedes Unternehmens ist es, jederzeit über das ausreichend Personal mit der richtigen Qualifikation zu verfügen, um die eigene Unternehmensstrategie zu realisieren. Die vorhandenen Ressourcen sollen kosteneffizient eingesetzt werden, damit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigt und Entscheider finanziellen Handlungsspielraum gewinnen.
Welche Vorteile bringt die Personalbedarfsplanung?
- Sicherstellung von Handlungsfähigkeit und Unternehmenserfolg
- Transparenz über den Personaleinsatz
- Vermeidung von Über- und Unterkapazitäten
- Kostensenkung durch frühzeitige Personaleinsatzplanung und -rekrutierung
- Strategisches Personalmarketing
- Gezieltere Nutzung im Unternehmen bereits vorhandener Potentiale
Welche Schritte sind bei der Personalbedarfsplanung zu berücksichtigen?
- Unternehmensziele und strategische Ausrichtung analysieren
- Aktuellen Personalbestand und Altersstruktur erfassen
- Quantitativen Personalbedarf ermitteln
- Qualitative Anforderungen und Kompetenzen definieren
- Analyse von Abgängen und Zugängen durchführen
- Gap-Analyse und Anpassung der Altersstruktur
- Maßnahmen zur Personalentwicklung und -gewinnung planen
- Implementierungsplan und kontinuierliches Monitoring etablieren
