Strategische Personalplanung: Diese fünf Schritte sind essenziell
Welches Unternehmen kennt es nicht? Projekte scheitern, weil Fachkräfte fehlen und Wachstumschancen werden verpasst, weil das richtige Know-how nicht rechtzeitig zur Verfügung steht. Teams sind überlastet, die Stimmung kippt, und wertvolle Talente wandern ab. Die Lösung? Eine strategische Personalplanung, die agil und effektiv die Ressource personal plant. Doch wie gelingt es, den eigenen Personalbedarf nicht nur zu erkennen, sondern ihn auch aktiv zu steuern und dabei flexibel auf Veränderungen zu reagieren? Wir zeigen Ihnen sieben essenzielle Schritte, mit denen Sie Ihre Personalplanung zukunftssicher aufstellen.
Was ist die strategische Personalplanung?
Strategische Personalplanung bedeutet, den Personalbedarf systematisch zu ermitteln und Maßnahmen zu ergreifen, damit jederzeit passend qualifizierte Mitarbeiter in ausreichender Zahl beschäftigt sind, um die Unternehmensziele zu erreichen. Aufgabe ist dabei einerseits die Erfassung des aktuellen Personalbestands, andererseits die Prognose des zukünftigen Personalbestands und -bedarfs.
Die Prognosen können zum Beispiel anhand von Renteneintritten und Krankheitsquoten erstellt werden. Mithilfe ihrer Hilfe lassen sich Personallücken oder -überschüsse antizipieren. Unternehmen können daraufhin Maßnahmen ableiten, um den Bestand zu steuern, zum Beispiel über gezielte Qualifizierung bestehender Mitarbeiter, Recruiting oder sozialverträglichen Stellenabbau.
Fünf Schritte zur effektiven strategischen Personalplanung
Ohne eine fundierte Personalplanung riskieren Unternehmen ineffiziente Abläufe und erhöhte Kosten. Eine vorausschauende Planung anhand der folgenden fünf Schritte, ermöglicht es, frühzeitig auf Veränderungen im Markt oder im Unternehmen zu reagieren. Die Schritte sind nicht nur einmalig durchzuführen, sondern sind als kontinuierlichen Prozess zu verstehen. Je nach Unternehmenssituation, setzen Sie in in regelmäßigen Abständen neue Maßnahmen um.
- Analyse des aktuellen Personalbestands
Erfassen Sie die Qualifikationen, Erfahrungen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Ein detaillierter Stellenplan mit der passenden Stellenbesetzung kann dabei hilfreich sein. - Ermittlung des zukünftigen Personalbedarfs
Basierend auf den Unternehmenszielen und -strategien prognostizieren Sie den zukünftigen Bedarf an Mitarbeitern in Bezug auf Anzahl und Qualifikation. Nutzen Sie verschiedene Kennzahlen wie Krankheitsquoten und Renteneintritte. - Identifizierung von Lücken
Vergleichen Sie den aktuellen Bestand mit dem zukünftigen Bedarf, um mögliche Defizite oder Überschüsse zu erkennen. Verwenden Sie hierzu die Daten aus den vorherigen Schritten. - Entwicklung von Maßnahmen
Aus der Analyse der Bedarfe müssen Sie Maßnahmen ableiten, um identifizierte Lücken zu schließen, beispielsweise über Rekrutierung, Weiterbildung oder interne Versetzungen. - Implementierung und Monitoring
Setzen Sie die festgelegten Maßnahmen um und überwachen Sie diese, um Erfolge und Misserfolge zu messen. Bei Bedarf nehmen Sie Anpassungen vor.
Digital-optimierte Personalplanung
Sowohl eine passende HR-Software, sowie integrierte Analytics-Funktionen sind essenziell und die Basis. Die Daten werden in den Analyse-Tools effektiv gesammelt und über Schnittstellen an das Human Capital Management System eines Unternehmens weitergegeben. Das macht es für Personalabteilung leicht auf die Daten zurückzugreifen. Häufig bieten Software-Lösungen wie SAP Analytics Cloud (SAC) die Integration verschiedener Datenquellen und erweiterte Visualisierungsmöglichkeiten, was es für Anwender einfach macht die Daten auszuwerten. Diese Vorteile ermöglichen der Personalabteilung die folgenden zwei Punkte.
Automatisierung von Routineaufgaben
Die HR-Abteilung übernimmt mittlerweile nicht nur administrative Aufgaben, sondern agiert im Unternehmen auch als strategischer Partner. Die Zeit für strategische Aufgaben wie die Personalplanung müssen sich HR-Abteilungen aber erst einmal schaffen. Die Automatisierung von Routineaufgaben ist eine gute Möglichkeit dafür. Nutzen Sie HR-Software, die umfassende Funktionen mitbringt, damit Sie Zeit für weitere strategische Themen wie Talentmanagement, Mitarbeiterbindung und Organisationsentwicklung gewinnen.
Datenbasierte Entscheidungsfindung
HR-Lösungen schaffen nicht nur mehr Zeit für strategische Personalplanung, sondern unterstützen auch bessere Entscheidungen zu treffen. Ein datengetriebenes Unternehmen bezeichnet Unternehmen, die nicht nur Prozesse automatisieren, sondern Entscheidungen auch datenbasiert treffen. Das bedeutet, dass Zahlen, Daten und Fakten aus der Personalabteilung gesammelt und in KPIs ausgewertet werden. Dadurch trifft ein Unternehmen Entscheidung nicht nur auf Basis von Vermutungen, sondern mithilfe von datengestützten Auswertungen. Für die Umsetzung einer datengestützten Personalabteilung sind die richtigen Tools essenziell.
Data-driven-HR unterstützt die strategische Personalplanung
Eine strategische Personalplanung ist unerlässlich, um den langfristigen Erfolg eines Unternehmens zu sichern. Sie verknüpft Personalstrategien mit den Unternehmenszielen, damit qualifizierte Mitarbeiter jederzeit in angemessener Zahl verfügbar sind. Moderne HR Analytics Tools reduzieren den Aufwand für die Planung deutlich und ermöglichen es Unternehmen vorausschauender zu agieren – was wertvolle Wettbewerbsvorteile bedeutet. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung, um Fachkräftemangel vorzubeugen und den Herausforderungen der Zukunft erfolgreich zu begegnen.
Brauchen Sie dabei Unterstützung? Kommen Sie gerne auf uns zu.
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