SAP On-Premises Reisemanagement bis 2030 verlängert

Nun also doch! SAP verlängert die Wartung für das On-Premises Reisemanagement bis 2030. Mein Kollege hat es im August letzten Jahres bereits thematisiert und mit der gebotenen Vorsicht die These aufgestellt, dass SAP die Wartung des On-Premises Reisemanagement verlängert. Was das konkret für Sie bedeutet und wie die Verlängerung aussieht, möchte ich Ihnen im Beitrag näher bringen.

Gute Gründe für die Entscheidung von SAP

Zunächst einmal befürworte ich die Entscheidung von SAP, den Support für das SAP Reisemanagement zu verlängern, da sie sehr im Sinne der Unternehmen ist. Auch wenn fast alle Teilmodule des HCM mit in das neue H4/S4 integriert werden und von der ursprünglichen Aussage der SAP, On-Premises Reisemanagement, LSO, eRecruiting etc. abzuschalten, nicht mehr viel übrig ist. Es gibt sehr gute Gründe dafür, das Reisemanagement zu verlängern:

1. Bundes- und Landesreisegesetze sind in Cloud-Lösungen meistens nicht voll abgedeckt
2. Viele Unternehmen haben hohe Investitionen in das Reisemanagement gesteckt und wollen diese schützen
3. Cloud-Lösungen wie Concur fordern extra Lizenzen und sind für viele zu teuer
4. In den vergangenen Monaten hat SAP viel Arbeit in die Reisemanagement-Fiori-Apps investiert

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Aktueller Stand des On-Premises Reisemanagement in SAP

Unter dem SAP On-Premises Reisemanagement verstehen viele die klassische SAP GUI mit der Transaktion PR05:

SAP GUI mit der Transaktion PR05

Für die Betreuer der Reisekosten im Personal oder oft auch in der FI-Buchhaltung macht das auch Sinn: Reisen können dort weiterhin vollständig nachbearbeitet, abgerechnet oder genehmigt werden. Wie eingangs bereits erwähnt, hat SAP in den letzten Monaten jedoch auch erheblich in den Ausbau der Fiori Self-Services investiert. Inzwischen gibt es Lösungen für folgende Szenarien:

1. Reiseantrag (komplett neue App v2)
2. Spesenabrechnung
3. Genehmigungsanwendung mit Integration in die MyInbox
4. A1-Bescheinigung

Um eine intuitive und mobilfähige Anwendung zu erhalten, ist eine Cloud-Lösung nicht zwingend erforderlich. Für Unternehmen, die ebenfalls eine Reiseplanung wünschen, empfiehlt sich die Kombination mit Cytric, da SAP keine geeignete Möglichkeit einer Reiseplanung bereitstellt. Von dort gibt es fertige Schnittstellen für die Integration.

Die neue Reiseantrag-App v2 von SAP

So profitieren Sie vom On-Premises Reisemanagement

Durch die gewonnene Planungssicherheit rechnet sich das On-Premises Reisemanagement mit Fiori Self-Services wieder stärker. Besonders dann, wenn Sie die Self-Services bereits im Einsatz haben und keine zusätzlichen Lizenzen notwendig sind (sofern die größten ESS-Lizenzen bereits vorhanden sind). Ein weiterer Vorteil ergibt sich, wenn Sie im Hintergrund bereits das On-Premises Reisemanagement nutzen und nun lediglich die Dezentralisierung mittels Self-Services erreichen möchten. Dann ist der Großteil der Konfiguration bereits erledigt und es müssen nur noch die Apps bereitgestellt werden.

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Folgendes Rechenbeispiel soll einen möglichen Business-Case aufzeigen:

Ein Unternehmen steht vor der Entscheidung, ein Reisemanagement einzuführen. Zur Auswahl stehen SAP HCM, On-Premises mit Self-Services sowie eine Cloud-Lösung wie z.B. Concur. Das Unternehmen beschäftigt 2.000 Mitarbeiter und rechnet jährlich 48.000 Reisen ab (pro MA 2 Reisen im Monat). Folgende Szenarien sind denkbar:

1. Cloud-Lösung
2. On-Premises Reisemanagement ist eingeführt, aber das Unternehmen nutzt weder Reisemanagement noch Self-Services
3. Das Unternehmen hat On-Premises Reisemanagement eingeführt und Self-Services im Einsatz
4. On-Premises Reisemanagement ist eingeführt und Reisemanagement und Self-Services sind bereits im Einsatz

Es ergibt sich folgende beispielhafte Kalkulation*:

*Die Preise sind auf Grundlage von Erfahrungswerten geschätzt und vereinfacht dargestellt. Die Lizenzpreise sind auch immer stark abhängig von den Verhandlungen und die Einführungskosten von den individuellen Anpassungen.

Fazit

Mit der Verlängerung des On-Premises Reisemanagements bis 2030 lohnt sich ein Projekt zur Einführung des Reisemanagements und/oder der Self-Services wieder mehr.

Haben Sie noch Fragen zum Thema Reisemanagement? Melden Sie sich gerne über unser Kontaktformular bei uns.

Sebastian Eßling

Mein Name ist Sebastian Eßling, bei der mindsquare bin ich als HR/IT Strategie Berater tätig. Es ist mir wichtig, meine Kunden auf dem Weg zur Digitalen Transformation der HR-Prozesse, zu begleiten, umfassend zu beraten und gemeinsam Ihre HR/IT in eine nachhaltige Zukunft zu führen.

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